POSTE:  Sourcing Coordinator

EQUIPE/PROGRAMME: Operations

LOCALISATION DU POSTE: Bamako

GRADE: A Confirmer

DUREE DU CONTRAT: National (CDI)

POLITIQUE DE SAUVEGARDE DE L’ENFANT:

Niveau 3:  le titulaire du poste aura des contacts fréquents avec les enfants et / ou jeunes (par exemple une fois par semaine ou plus) ou intensivement (par exemple quatre jours dans un mois ou plus ou du jour au lendemain) parce qu'ils travaillent dans des programmes nationaux; ou visitent des programmes de pays; ou parce qu'ils sont responsables de la mise en place du processus de vérification / contrôle de la police.

BUT DU RÔLE:

Sous la responsabilité du Procurement Manager, le Sourcing Coordinator est responsable du suivi des aspects des sourcing au niveau du bureau coordination à Bamako et des bureaux terrains. Il dirigera la bonne coordination des activités en supervisant directement le sourcing assistant. Il s’assure du respect des Procédures opérationnelles standards de l’organisation en ce qui concerne le procurement.

Il/elle est en charge de l’identification des fournisseurs, du suivi de la base de données fournisseurs et de son évaluation (Performance, Qualité).

Il s’assure également le suivi des contrats en cours (suivi des dates de validité, volumes dépensés, performance et qualité, veille sur l’évolution des prix).

Il met à jour sur base régulière la database fournisseur en s’assurant de l’ajout de nouveaux acteurs sur le marché dans le respect des procédures de consultation du marché de SCI.

Il mène enfin des études de marchés spécifiques afin d’améliorer la connaissance de l’environnement économique de SCI au Mali.

Son rôle de coordination et d’appui aux équipes logistiques et opérationnelles peut amener le sourcing Coordinator à de périodiques visites terrain afin de s’assurer du respect des procédures d’achat et des bonnes pratiques.

Il travaillera sur la base des procédures et politiques SCI, et en étroite collaboration avec le Procurement Manager, fournit à l’équipe des approvisionnements les moyens nécessaires à l’efficience de la chaine d’approvisionnement au niveau national.

ETENDU DU ROLE:

Reporte à : Procurement Manager

Employés reportant directement à cette position : Sourcing Assistant.

PRINCIPALES RESPONSABILITES :

Le sourcing Coordinator  sera responsable de mettre en place et de gérer le sourcing au niveau pays.

 

Sourcing

  • Gère le processus de consultation des fournisseurs  (demande de cotation) dans le cas de cotation formelle.
  • Organise les réunions de comité de sélection des offres  pour les cas de cotation formelle, élabore le PV et le CBA qu’il soummet au procurement Manager pour approbation.
  • Contrôle et valide le tableau de sélection de fournisseur élaboré par le sourcing assistant pour le cas de cotation simple
  • Conduit le processus de selection des fournisseurs dans le cadre des appels d’offre ouverts
  • S’assure de la mise à jour de la base de données des fournisseurs par le sourcing assistant
  • S’assure de la mise à jour de la liste des prix estimatifs et réels tenue par le sourcing assistant
  • Assure le suivi des performances des fournisseurs sur la base des respects de délai, de qualité et de professionnalisme 
  • Se déplace sur le terrain afin d’appuyer les comités locaux de sélection  des bureaux dans le cas de mise en place des contrats cadre ou de gestion des appels d’offre.
  • Sous la supervision du Procurement Manager, s’assure d’une étude de marché périodique avec les outils à sa disposition (Mercuriale des prix, analyse des trackers, etc.) pour alimenter la base de données fournisseurs et la liste des prix estimatifs
  • Vérifie en premier lieu les documents de sourcing et les soumet au Procurement Manager pour seconde vérification.
  • Consolide les informations liées aux contrats sur tous les bureaux.
  • S’assure du suivi des contrats sur les enjeux suivants :
  • Performance : Emet un rapport mensuel sur la performance des fournisseurs clefs
  • Dates : suit les dates d’expiration des contrats cadre global de la mission et alerte le renouvellement des contrats.
  • Volumes : Assure un suivi des volumes dépensés sous contrat cadre et garantit le respect des procédures SCI (seuils de dépenses vs. Procédure). Alerte en cas de d’atteinte du seuil.
  • Prix : Alerte le Procurement Manager sur une évolution des prix afin de renégocier les contrats et assurer la compétitivité de SCI Mali.
  • Assure une étape de première vérification sur les contrats réalisés sur modèle et les soumet Procurement Manager pour seconde revue.
  • Supervise le suivi des performances des fournisseurs contractualisés (Dates, Volumes, Performances, Prix)

Relation avec le Buying

  • Transmet à l’équipe buying pour élaboration de BC ou contrat, les CBA signée, les DA pour les achats sous FWA.
  • Appuie le procurement Manager dans les processus administratifs d’importation en cas d’achat internationaux. 
  • Appuie l’équipe buying dans le  processus d’achats locaux au sein de l’unité d’achat sous l’orientation du procurement Manager.
  • Appuie le Procurement Manager, dans la gestion des processus d’achat des volumes élevés et des procédures d’achat complexes au niveau de la coordination et des bureaux terrain.
  • Peut-être déployé au niveau terrain pour la gestion des processus de buying. 

Reporting

  • S’assure que le procurement tracker est tenu à jour par le procurement assistant et est partagé chaque vendredi
  • Assure un reporting mensuel sur la gestion des contrats afin de permettre à l’Unité d’Achat Pays de planifier leur renouvellement

Coordination inter-services

  • Assure le feed back aux fournisseurs dans le cadre des cotations formelles et des cotations simples
  • Il communique le suivi des achats aux Budget Holders sur une base hebdomadaire.

Renforcement de Capacités

  • Assiste le Procurement Manager dans l’organisation des sessions de formation :
  • sur les fonctions d’achat
  • sur les exigences des bailleurs principaux (ECHO, USAID, etc.)
  • sur les rôles et responsabilités au sein du Comité d’achat
  • sur la politique de protection de l’enfant et la politique anti-fraude de SCI
  • Durant les visites de bureaux terrain, effectue des formations de rappel sur les bonnes pratiques

Gestion du Système de Contrôle Interne

  • En lien avec le Procurement Assistant, s’assure que tous les dossiers d’achat ont été audités en interne avant archivage.
  • Il rapporte directement au Procurement Manager concernant la gestion des non-conformités et dresse un plan d’action pour régularisation.

COMPORTEMENTS (Nos Valeurs Mis en Pratique)

 

Redevabilité:

·         Est responsable de la prise de décisions, de la gestion efficace des ressources, respecte et fait respecter les valeurs de Save the Children

·         Responsabilise l’équipe et les partenaires – leur laissant la liberté d’atteindre les résultats de la meilleure façon, fournit le développement nécessaire à l’amélioration des performances et applique les conséquences appropriées lorsque les résultats ne sont pas atteints.

 

Ambition:

  • Fixe des objectifs ambitieux et stimulants pour lui-même (et son équipe), prend la responsabilité de son propre développement et encourage les autres à en faire de même.
  •  Partage largement sa vision personnelle de Save the Children, engage et motive les autres
  • Orienté vers le futur, pense stratégiquement

 

Collaboration:

  • Construit et maintient des relations efficaces avec son équipe, ses collègues, les bailleurs de fonds et les partenaires extérieurs
  •  Valorise la diversité, la considère comme une source de compétitivité
  •  A l’écoute  

 

Creativité:

  • Développe et encourage des solutions innovantes
  • Disposé (e) à prendre des risques calculés

 

Integrité:

·         Honnête, encourage l’ouverture et la transparence, démontre un haut niveau d’intégrité

QUALIFICATIONS 

•           Titre d’études universitaires Niveau Bac +4

EXPERIENCE AND COMPETENCES 

  • 5 ans d’expériences dans la gestion des achats au niveau national ou international.
  • Expérience dans l’encadrement d’équipes
  • Excellente connaissance de la chaine d’approvisionnement
  • Capacité à prioriser les tâches
  • Capacité de synthèse écrite et orale
  • Maîtrise des outils informatiques de base (Word, Excel, Powerpoint)
  • Résistance au stress
  • Excellente communication
  • Autonomie
  • Rigueur et de bonne Moralité
  • Bonne présentation
  • Capacité à  travailler en dehors des heures normales de travail.
  • Diplôme d’études gestion, commerce, économie, logistique
  • Excellente  connaissance de l’environnement humanitaire ou du milieu des ONG internationales.

L'engagement et la compréhension des organisations buts, valeurs et principes.

Responsabilités Additionnelles

Les fonctions et responsabilités décrites ci-dessus ne sont pas exhaustives et le titulaire du rôle pourrait être amener à accomplir des tâches supplémentaires en fonction de son niveau de compétences et d'expérience.

Egales Opportunités

Le titulaire de rôle est tenu de s'acquitter des tâches conformément aux politiques et procédures de SCI sur l'égalité des chances et la diversité.

Sauvegarde de l’enfant:

Nous  devons assurer la sécurité des enfants à travers nos processus de sélection, lesquelles reflètent notre engagement à la protection des enfants et incluent des enquêtes de références rigoureuses.

Santé et Sécurité

Le titulaire de rôle est tenu d'exécuter les tâches conformément aux politiques et procédures de santé et de sécurité de SCI.

 

DOSSIERS A FOURNIR : Les dossiers de candidatures doivent comporter :

  • Un CV détaillé mis à jour.
  • Une lettre de motivation mentionnant le titre du poste.
  • Les copies certifiées des diplômes et attestations de travail.
  • Un casier judiciaire en cours de validité. (n’est obligatoire qu’une fois retenu au poste)
  • Les références d’au moins deux précédents employeurs (de préférence les superviseurs directs).

Les dossiers de candidature doivent être envoyés au plus tard le 05 Juin 2019 à 17h00 à l’adresse email suivante : mali.recruitment@savethechildren.org

Seuls les candidat(e)s présélectionné(e)s seront convoqué(e)s pour les  interviews. Les dossiers de candidature ne seront pas retournés.

FR: IL est porté à la connaissance des candidats que Save the Children International ne demande aucun paiement, ni frais durant tout le processus de recrutement. Toute demande allant dans ce sens doit être immédiatement signalée car contraire aux valeurs et pratiques de notre organisation.

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EN: Applicants are advised that Save the Children International does not require any payment or expense during the entire recruitment process. Any request in this direction should be immediately reported.