POSTE:  Buying Officer

EQUIPE/PROGRAMME: Operations

LOCALISATION DU POSTE: Sikasso

GRADE: A Confirmer

DUREE DU CONTRAT: National (CDI)

POLITIQUE DE SAUVEGARDE DE L’ENFANT:

Niveau 3:  le titulaire du poste aura des contacts fréquents avec les enfants et / ou jeunes (par exemple une fois par semaine ou plus) ou intensivement (par exemple quatre jours dans un mois ou plus ou du jour au lendemain) parce qu'ils travaillent dans des programmes nationaux; ou visitent des programmes de pays; ou parce qu'ils sont responsables de la mise en place du processus de vérification / contrôle de la police.

BUT DU RÔLE:

Le Buying Officer est responsable de l’ensemble des achats du bureau SCI.. Il/elle réalisera les achats Adhoc, sous contrats et contrats cadre pour le bureau de SCI au Mali.

ETENDU DU ROLE:

Reporte à : Field Supply Chain Manager

Employés reportant directement à cette position : Aucun

PRINCIPALES RESPONSABILITES :

Le Buying Officer sera responsable de la réalisation de tous les achats de l’unité d’achats du sous bureau.

 

Traiter les achats

•    Effectuer les achats en utilisant les contrats cadre mis en place par le sourcing ou le cas échéant prendre les cotations en exploitant dans la base de données fournisseurs mise en place. 

•    Centraliser et enregistrer les demandes d’achat ;

•    Collecter les offres en utilisant la base de données fournisseurs déjà en place.

•    Analyser les offres reçues en comité ou non selon l’exigence de la procédure.

•    Vérifier les bons de commande : exactitude des demandes, SOF, DEA dates de livraison souhaitée…

•    Enregistrer les Demandes d’Achat (DA) dans le « Tracker des Achats » ;

•    Traiter les DA en suivant les procédures SCI ;

•    Préparer les documents nécessaires : Bon de Commande, Contrats et les faire viser par les responsables ;

•    Acheter les articles commandés en respectant les procédures SCI ;

•    Informer les programmes demandeurs de l’avancement du traitement de leur commande ;

•    Organiser et suivre les livraisons ;

•    Tenir à jour le « Tracker des Achats » ;

•    Tenir à jour un archivage physique et numérique des dossiers d’achat sous sa responsabilité

•    Effectuer les demandes de cotations pour les procédures simplifiées et procéder aux achats suivants les procédures SCI

 

Suivre le paiement des fournisseurs :

•    S’assurer que les livraisons sont conformes

•    Vérifier les factures

•    Préparer les demandes de paiement

•    Transférer les dossiers complets aux finances pour règlement des fournisseurs

•    S’assurer que les paiements sont effectifs et informer les fournisseurs

 

Coordination inter - services

•    Il assure la communication aux demandeurs sur le niveau d’avancement de leurs achats

•    Il supervise les tâches de rapprochement entre le suivi des achats et le département des finances

•    Communique étroitement avec le Field Supply Chain Manager pour toutes questions stratégiques qui nécessitent son support.

COMPORTEMENTS (Nos Valeurs Mis en Pratique)

 

Redevabilité:

·         Est responsable de la prise de décisions, de la gestion efficace des ressources, respecte et fait respecter les valeurs de Save the Children

·         Responsabilise l’équipe et les partenaires – leur laissant la liberté d’atteindre les résultats de la meilleure façon, fournit le développement nécessaire à l’amélioration des performances et applique les conséquences appropriées lorsque les résultats ne sont pas atteints.

 

Ambition:

  • Fixe des objectifs ambitieux et stimulants pour lui-même (et son équipe), prend la responsabilité de son propre développement et encourage les autres à en faire de même.
  •  Partage largement sa vision personnelle de Save the Children, engage et motive les autres
  • Orienté vers le futur, pense stratégiquement

 

Collaboration:

  • Construit et maintient des relations efficaces avec son équipe, ses collègues, les bailleurs de fonds et les partenaires extérieurs
  •  Valorise la diversité, la considère comme une source de compétitivité
  •  A l’écoute  

 

Creativité:

  • Développe et encourage des solutions innovantes
  • Disposé (e) à prendre des risques calculés

 

Integrité:

·         Honnête, encourage l’ouverture et la transparence, démontre un haut niveau d’intégrité

QUALIFICATIONS 

• Titre d’études universitaires d’au moins  Bac +2 en  gestion, commerce, économie, logistique, transit douane.

EXPERIENCE AND COMPETENCES 

  • Au moins 2 ans d’expériences dans la gestion des achats au niveau national ou international.
  • Excellente connaissance de la chaine d’approvisionnement
  • Capacité à prioriser les tâches
  • Capacité de synthèse écrite et orale
  • Maîtrise des outils informatiques de base (Word, Excel, Powerpoint)
  • Résistance au stress
  • Excellente communication
  • Autonomie
  • Rigueur et de bonne Moralité
  • Bonne présentation
  • Capacité à travailler en dehors des heures normales de travail.
  • Excellente connaissance de l’environnement humanitaire ou du milieu des ONG internationales.
  • L'engagement et la compréhension des organisations buts, valeurs et principes

Habilité à prioriser et à travailler avec une supervision limitée (autonomie), motivation

Responsabilités Additionnelles

Les fonctions et responsabilités décrites ci-dessus ne sont pas exhaustives et le titulaire du rôle pourrait être amener à accomplir des tâches supplémentaires en fonction de son niveau de compétences et d'expérience.

Egales Opportunités

Le titulaire de rôle est tenu de s'acquitter des tâches conformément aux politiques et procédures de SCI sur l'égalité des chances et la diversité.

Sauvegarde de l’enfant:

Nous  devons assurer la sécurité des enfants à travers nos processus de sélection, lesquelles reflètent notre engagement à la protection des enfants et incluent des enquêtes de références rigoureuses.

Santé et Sécurité

Le titulaire de rôle est tenu d'exécuter les tâches conformément aux politiques et procédures de santé et de sécurité de SCI.

 

DOSSIERS A FOURNIR : Les dossiers de candidatures doivent comporter :

  • Un CV détaillé mis à jour.
  • Une lettre de motivation mentionnant le titre du poste.
  • Les copies certifiées des diplômes et attestations de travail.
  • Un casier judiciaire en cours de validité. (n’est obligatoire qu’une fois retenu au poste)
  • Les références d’au moins deux précédents employeurs (de préférence les superviseurs directs).

Les dossiers de candidature doivent être envoyés au plus tard le 05 Juin 2019 à 17h00 à l’adresse email suivante : mali.recruitment@savethechildren.org

Seuls les candidat(e)s présélectionné(e)s seront convoqué(e)s pour les  interviews. Les dossiers de candidature ne seront pas retournés.

FR: IL est porté à la connaissance des candidats que Save the Children International ne demande aucun paiement, ni frais durant tout le processus de recrutement. Toute demande allant dans ce sens doit être immédiatement signalée car contraire aux valeurs et pratiques de notre organisation.

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EN: Applicants are advised that Save the Children International does not require any payment or expense during the entire recruitment process. Any request in this direction should be immediately reported.