Informations préliminaires sur le poste

 

Intitulé du poste

Coordinateur/Rice terrain Kidal

Pays & base d’affectation

Mali, Kidal

Rattachement hiérarchique

Chef/fe de mission

Création / Remplacement

Remplacement

Durée de la mission

6 mois, renouvelable sous condition de financement

Salaire fixé selon la grille PUI

Selon le profil de candidat

 

 

Informations générales sur la mission

 

Contexte

Première Urgence Internationale (PUI) est une Organisation Non Gouvernementale de solidarité internationale, à but non lucratif, apolitique et laïque. L’ensemble de ses personnels se mobilise au quotidien pour couvrir les besoins fondamentaux des victimes civiles mises en péril, marginalisées ou exclues par les effets de catastrophes naturelles, de guerres et de situations d’effondrement économique. L’objectif est d’aider les populations déracinées dans l’urgence, tout en leur permettant de regagner rapidement autonomie et dignité. L’association mène environ 250 projets par an, dans les domaines de la sécurité alimentaire, la santé, la nutrition, la réhabilitation d’infrastructures, l’eau et l’assainissement et la relance économique. PUI intervient en appui à près de 3 millions de personnes dans 19 pays, en Afrique, en Asie, au Moyen-Orient, dans le Caucase et en France.
C’est en février 2013 que PUI est revenu au Mali, dans le cadre d’une mission exploratoire qui a conduit en octobre 2013 à la mise en œuvre d’un projet d’assistance médicale aux populations affectées par la crise, dans le district sanitaire de Bourem, région de Gao avec l’appui de l’Union Européenne – DG ECHO. Aujourd’hui PUI a les bases à Kidal, Ansongo, Gao, Bankass, Bandiagara et Sevare.
La stratégie de PUI au Mali s’articule autour de 2 axes : 1) valoriser une expertise en santé pour répondre aux besoins de soins de santé ; 2) développer une approche multisectorielle et étendre la capacité de réponse.
C’est dans ce cadre que PUI cherche un/e Coordinateur/trice Terrain solide et expérimenté au niveau national pour les intervention dans la région de Kidal.

 

 

 

Description du poste

 

Objectif global

 

Sous la responsabilité hiérarchique de la Cheffe de mission, le/la Coordinateur/rice terrain est responsable du bon fonctionnement de la base de Kidal et la mise en œuvre des programmes, en lien fonctionnel avec les départements support (logistique, administration) et techniques (médical).

                                                   

Responsabilités et champs d’actions

 

4   Sécurité : Il/Elle est responsable de la sécurité sur sa base.

4   Programmes : Il/Elle coordonne les équipes et s’assure de la bonne mise en œuvre des programmes sur sa base, sous la supervision de son/sa responsable hiérarchique direct/e et en lien avec les coordinateurs techniques.

4   Ressources Humaines : Il/Elle supervise l’ensemble des équipes de la base.

4   Suivi logistique, administratif et financier : Il/elle supervise les volets logistiques, administratifs et financiers sur sa base pour la mise en œuvre des programmes, et s’assure du respect des procédures y afférentes, avec l’appui fonctionnel du Coordinateur Logistique, et du Coordinateur Administratif et Financier (CAF) de la mission.

4   Représentation : Il/Elle représente l’association auprès des partenaires, autorités et différents acteurs locaux impliqués sur la zone d’intervention de sa base.

4   Coordination : Il/Elle centralise et diffuse l’information de/vers sa bases et consolide le reporting interne et externe des activités mises en œuvre dans sa zone d’intervention avant de le transmettre à son/sa responsable hiérarchique direct/e.

4   Evaluation / Stratégie : Il/Elle participe à l’élaboration de la stratégie et propose de nouvelles interventions en fonction des besoins identifiés dans sa zone d’intervention.

 

Objectifs spécifiques et activités associées

1.      ASSURER LA SECURITE DES BIENS ET DES PERSONNES SUR LES BASES

4   Il/Elle s’assure que le plan de sécurité de sa base est à jour, qu’il est connu et compris de chacun.

4   Il/Elle s’assure de la collecte des informations relatives à la sécurité sur sa zone d’intervention, execute une analyse et transmets à sa supérieure hiérarchique directe de manière régulière ou ad-hoc en cas d’urgence.

4   Il/Elle s’assure que les moyens matériels et humains sont suffisants pour assurer une sécurité optimale des équipes, des matériels et des bénéficiaires.

4   Il/Elle alerte sans délai sa supérieure hiérarchique directe en cas de mise en danger des équipes ou des bénéficiaires.

4   Il/Elle s’assure qu’en cas d’incident sécurité (réalisé ou avorté), l’information est diffusée sans délai à sa supérieure hiérarchique directe et rapportée selon le format PUI.

4   Il/Elle accompagne des équipes dans le planning et assure la validation sécuritaire via la CDM et le réferent sécurité

 

2.      ASSURER LA MISE EN ŒUVRE DES PROGRAMMES ET PROPOSER DE NOUVELLES INTERVENTIONS

4   Il/Elle s’assure de la bonne marche des programmes en cours sur sa base (atteinte des objectifs, respect des calendriers, suivi budgétaire, reporting contractuel,…) et rend compte à la CDM.

4   Il/Elle met en place un système de coordination formelle, l’anime (réunions, rapports écrits...) sur le terrain

4   Il/Elle s’assure du bon archivage de l’ensemble des documents produits dans le cadre du/des projet/s et s’assure que les sources de vérification mentionnées dans les proposals sont disponibles.

4   Il/Elle propose de nouvelles interventions ainsi que des pistes de stratégie de financement de ces interventions et les discute avec la CDM.

4   Il/Elle participe à l’identification de besoins sur la base de TOR et avec validation de la CDM.

4   Lors de la définition de nouvelles opérations, il/elle coordonne les départements techniques concernés, les équipes support administratives et logistiques afin de préparer des propositions de projet complètes et conformes aux formats des bailleurs et aux règles internes de PUI.

4   Il/Elle participe à l’élaboration de la Stratégie de la mission.

 

3.      SUPERVISER LES EQUIPES DE PERSONNEL NATIONAL ET INTERNATIONAL SUR SA BASE

4   Il/Elle supervise l’ensemble des équipes nationales et internationales sur sa base

4   Il/Elle encadre les employés sous sa responsabilité directe, fait le suivi de leurs objectifs et conduit une évaluation intermédiaire et finale.

4   Il/Elle participe au processus de recrutement ainsi qu’à toute décision de mettre fin à un contrat de travail du personnel national sur la base.

4   Il/Elle s’assure du respect du Règlement Intérieur de PUI .

4   Il/Elle s’assure de la gestion administrative du personnel national, en particulier des opérations de paie, du suivi des absences, de la constitution et mise à jour des dossiers du personnel ainsi que leur archivage, par l’administrateur/rice de la base.

4   Il/Elle veille à ce que tous les salariés aient une évaluation écrite au moins une fois par contrat et par an.

4   Il/Elle assure ou délègue l’intégration de tout nouveau salarié sur sa base, et s’assure en particulier que le contexte des programmes mis en œuvre, les règles de sécurité, les procédures logistiques, administratives, RH et financières, ainsi que les procédures d’utilisation des moyens de communication et de transport soient expliqués et compris.

4   Il/Elle complète la formation du personnel expatrié et local (appui organisationnel, méthodologique, technique éventuellement, organisation de formations…).

4   Il/Elle prépare ou délègue la rédaction des profils de poste à remplacer ou à recruter et les diffuse pour validation.

4   Il/Elle définit l’organigramme de sa base et le fait valider par la CDM et le CAF.

4   Il/Elle veille à la gestion d’éventuels conflits interpersonnels sur sa base et rapporte à la CDM

4   Il/Elle est le garant de l’image de PUI dans sa zone d’intervention et veille à ce titre à ce que l’ensemble du personnel sous sa responsabilité ait un comportement en adéquation avec les valeurs défendues par l’organisation et respectueux de la culture locale.

 

4.      ASSURER LE SUIVI LOGISTIQUE, ADMINISTRATIF ET FINANCIER DE SA BASE

4   Il/Elle s’assure de l’approvisionnement de sa base (support et programme) et adresse les besoins au/à la CAF et CoLog chaque mois en veillant à ce que les procédures internes et bailleurs soient respectées et que les engagements soient conformes aux budgets disponibles.

4   Il/Elle veille à ce que sa base (bureau et logement) dispose des équipements minimum convenables au travail et à l’hébergement des équipes, dans des conditions de sécurité optimales.

4   Il/Elle supervise le parc de véhicules et plus globalement suit le fonctionnement et assure l’entretien des équipements rattachés à sa base.

4   Il/Elle veille au stockage adéquat des biens et équipements.

4   Il/Elle assure la livraison des marchandises programmes sur les sites d’intervention.

4   Il/Elle prépare et met à jour les inventaires de stocks et équipements de sa base et les diffuse au/à la CoLog.

4   Il/Elle est responsable de l’optimisation des coûts, il/elle utilise les suivis budgétaires à cette fin et s’assure du bon approvisionnement financier de sa base.

4   Il/Elle participe à l’analyse collective (techniques, administration et logistique) des suivis budgétaires, détecte les écarts et propose des ajustements à son/sa supérieur/e hiérarchique direct/e et au/à la CAF.

4   Il/Elle s’assure que la comptabilité est saisie selon les règles internes et communiquée au/à la CAF selon le calendrier établi et vérifie les pièces comptables avant envoi à la coordination.

4   Avec le/la CAF et l’admin base, il/elle suit la trésorerie de sa bases et supervise les paiements.

4   Avec le/la CAF, il/elle s’assure qu’un système de contrôle interne est en place sur sa base. Il/elle s’assure du respect de la procédure d’engagement des dépenses et participe à la validation des dossiers d’achat.

4   Il/Elle est le garant de la tenue des comptes et veille à ce titre à ce que les soldes de caisses et de comptes bancaires soient en permanence absolument justifiés par les pièces comptables appropriées.

 

5.      ASSURER LA REPRESENTATION DE PUI DANS LA ZONE COUVERTE PAR SA BASE

4   Il/Elle représente l’association auprès des acteurs locaux, qu’ils soient officiels ou non, et s’assure que de bonnes relations soient entretenues avec chacun d’entre eux dans le respect des principes de neutralité et d’indépendance de PUI.

4   Il/Elle participe aux principales réunions de coordination lorsqu’elles existent et en est un membre actif.

4   En cas de visite Bailleur, il/elle participe à l’organisation et à la mise en œuvre de la visite.

 

6.      ASSURER LE REPORTING ET LA CIRCULATION DE L’INFORMATION

4   Il/Elle est responsable de la rédaction des rapports bailleurs des programmes mis en œuvre sur sa base, rapports dont il/elle rédige tout ou parties (consolidation des parties techniques rédigées par le/s responsable/s et/ou référent/s technique/s sur sa base)

4   Il/Elle envoie les rapports internes et externes à son/sa supérieur/e hiérarchique direct/e en respectant les délais de validation interne (sitrep, rapport d’incident) et échéances contractuelles externes (rapports de projets).

4   Il/Elle organise la circulation de l’information de la base vers la coordination terrain et de la coordination terrain vers la base (Sitrep périodique et ad-hoc).

4   Il/Elle participe aux réunions de coordination interne dont il/elle est un membre actif.

 

Zoom sur les activités prioritaires relatives au contexte de la mission

 

4   Participation active aux instances de coordination

4   Assure la qualité des interventions de PUI dans la région de Kidal et la bonne réputation d’ONG

4   Analyse et veille sur le contexte politico-sécuritaire, développement du réseau local de contacts

4   Assure une excellente communication avec toute la coordination

4   Consolidation de la stratégie et des processus de sécurité appliqués sur la base

4   Contribution active au développement de nouveaux projets et à leur mise en oeuvre

 

Encadrement d’équipe

Nombre de personnes à encadrer :

4   Encadrement direct : 1 Responsable Technique Santé, 1 administrateur/logisticien

4   Encadrement indirect : 16 personnes

 

 

Profil recherché

 

 

Savoirs et Savoir Faire recherchés

 

 

 

Indispensable

Apprécié

 

Formation

4  Sciences sociales, développement local, management

 

Niveau maîtrise

4  Formation en Santé publique / Agro / Watsan / Autres secteurs techniques

4  Formation Action Humanitaire

 

 

Expérience professionnelle

4  Humanitaire

 

Min. 5 ans

 

 

Connaissances & Aptitudes

 

 

 

4 Connaissances en gestion de projets

4 Capacités manageriales

4 Gestion de la sécurité dans un environnement complexe

 

4 Connaissances procédures bailleurs institutionnels (OFDA, ECHO, AAP, agences UN…)

4 Gestion financière

4 Logistique : Gestion de parc véhicules, de stocks, des médicaments

4 Techniques de négociation

 

Langues

4  Français

4  Tamasheq

4  Autre (préciser)

 

X

 

 

 

 

X

4 Bamanan Kan, Songhai, Arabe, Anglais

 

Informatique

4  Pack Office

4  Autre (préciser)

 

X

 

 

 

4 Saga

Caractéristiques personnelles attendues (intégration à l’équipe, adéquation au poste et à la mission)

 

 

4 Autonome avec prise d’initiative et sens des responsabilités

4 Représenter PUI auprès des autorités locales, en résistant aux pressions

4 Sens de la diplomatie, maturité face à une situation politico-sécuritaire sensible

4 Bonne résistance au stress et à l’isolement, à un mode de vie conditionné par des règles de sécurité strictes

4 Capacité d’analyse, d’adaptation et souplesse

4 Organisation, rigueur et respect des échéances

4 Capacité à intégrer l’environnement local sous ces aspects politiques, économiques et historiques

4 Gestion des équipes multiculturelles et pluri-professionnelles

 

 

 

Autres

Ce poste implique des déplacements fréquents sur la zone pour la supervision des équipes et les contacts avec les autorités locales et les communautés.

 

Cette description de poste reprend les responsabilités principales inhérentes à ce poste. Il pourra cependant être demandé d’effectuer d’autres tâches que celles listées ci-dessus, sans que cela soit considéré comme une modification de contrat. Ainsi, une grande flexibilité est demandée dans cette fonction.

Les candidats qui souhaitent postuler doivent déposer, sous pli fermé :

  • une lettre de motivation et
  • un CV en français

au bureau PUI le plus proche soit à Bamako, Gao, Ansongo, Kidal, Bankass ou encore à l’adresse email :  recrutement@premiere-urgence.ml au plus tard le 16 avril  2020.

NB :

  • Il est impératif de mentionner sur l’enveloppe ou dans l’objet de votre courrier électronique « Coordinateur Terrain Kidal ». Vous devez signer une liste d’émargement lors du dépôt physique de la candidature.
  • Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront informé(e)s et les dossiers de candidatures ne pourront pas être retournés.