OFFRE D’EMPLOI

 


 

Informations préliminaires sur le poste

 

Intitulé du poste

ADJOINT Coordinateur ADMINISTRATIF & FINANCIER

Pays & base d’affectation

Mali, Bamako (avec déplacements sur les bases pui)

Rattachement hiérarchique

Coordinateur administratif et financier (CAF)

Création / Remplacement

Remplacement

Date d’arrivée souhaitée

01/06/2019

Durée de la mission

CDD fin février 2020

 

 

Informations générales sur la mission

 

Contexte

 

Première Urgence Internationale (PUI) est une Organisation Non Gouvernementale de solidarité internationale, à but non lucratif, apolitique et laïque. L’ensemble de ses personnels se mobilise au quotidien pour couvrir les besoins fondamentaux des victimes civiles mises en péril, marginalisées ou exclues par les effets de catastrophes naturelles, de guerres et de situations d’effondrement économique. L’objectif est d’aider les populations déracinées dans l’urgence, tout en leur permettant de regagner rapidement autonomie et dignité. L’association mène environ 250 projets par an, dans les domaines de la sécurité alimentaire, la santé, la nutrition, la réhabilitation d’infrastructures, l’eau et l’assainissement et la relance économique. PUI intervient en appui à près de 3 millions de personnes dans 19 pays, en Afrique, en Asie, au Moyen-Orient, dans le Caucase et en France.

 

Le Mali compte environ 15 millions d’habitants, mais les 3 régions de Gao, Kidal et Tombouctou, qui représentent les deux tiers de la superficie du pays comptent seulement 10 % de sa population. Les indicateurs de développement humains (PNUD) soulignent les difficultés structurelles auxquelles le Mali est confronté (UNDP, 2014):

4  Espérance de vie : 55 ans

4  Mortalité infantile : 128/1000

4  Taux d’alphabétisation des adultes : 33,4%

4  Population en pauvreté multidimensionnelle : 85,5%

 

Le secteur de la santé a été particulièrement touché, dans la mesure où les personnels des centres de santé communautaires (CSCOM) et de référence (CSREF), employés d’état ont fui les régions du nord au début de la crise. Aujourd’hui, l’Etat investit 6,81 % de son PNB dans le système de santé.

 

Historique et Stratégie de PUI dans le pays

 

Avant la fusion des deux ONG françaises ayant donné naissance à PUI en 2011, Aide Médicale Internationale a été présente dans la région de Kidal, entre 1991 et 2001, sur des activités de renforcement du système de santé, par le biais notamment de la formation initiale de personnel qualifié. C’est en février 2013 que PUI est revenu au Mali, dans le cadre d’une mission exploratoire qui a conduit en octobre 2013 à la mise en œuvre d’un projet d’assistance médicale aux populations affectées par la crise, dans le district sanitaire de Bourem, région de Gao avec l’appui de l’Union Européenne – DG ECHO. Entre 2013 et 2016, le projet s’est étoffé pour répondre aux besoins de soins de santé primaires des populations des cercles de Kidal et d’Ansongo, y compris en matière de nutrition dans 7 CSCOM d’Ansongo depuis le 01 mars 2015.

 

La stratégie de PUI au Mali, en 2017 s’articule autour de 2 axes : 1) valoriser une expertise en santé pour répondre aux besoins de soins de santé où qu’ils soient ; 2) développer une approche multisectorielle et étendre la capacité de réponse à d’autres secteurs humanitaires dans les zones où PUI intervient déjà. Le projet est financé par l’Union Européenne – DG ECHO. Les financements ont été reconduit pour 13 mois, à compter du 01/01/2017.

 

Configuration de la mission

Bases

Bamako, Gao, Ansongo, Kidal, Niger et burkina faso.

Nombre d’employés

72

Nombre de projets en cours

2 projets (3 bases) : ECHO / CDC NIGER

Principaux partenaires

Union Européenne / CDC NIGER

Secteurs d’activités

Santé – nutrition

 

 

Description du poste

 

Objectif global

L’adjointe au coordinateur administratif et financier est placée sous la responsabilité directe du coordinateur Administrative & Financier,  dont elle bénéficie de l’appui technique.

Elle s’assure de la bonne gestion administrative et comptable quotidienne de la base de Bamako et des autres bases en supervision fonctionnelle dans le respect des procédures PUI et du cadre légal malien.

Elle appuie la CAF dans la définition et la mise en œuvre des procédures financières, comptables et administratives et est un des garants de la bonne application de ces procédures sur la mission.

Elle assure un support juridique et administratif aux Administrateurs concernant toute question liée aux impôts, taxes et autres aspects juridiques et légaux et leur vient en appui pour toutes les questions comptables.

  1. SUPERVISER LA GESTION COMPTABLE DE LA MISSION
  2. PARTICIPER A LA GESTION FINANCIERE DE LA MISSION & ASSURER LE CONTRÔLE DE GESTION DES COÛTS
  3. ASSURER LA GESTION ADMINISTRATIVE DE LA MISSION
  4. REPORTING / REPRESENTATION / DIVERS

 

Principales Tâches

De façon spécifique L’adjointe au coordinateur administratif et financier assure les principales responsabilités et tâches suivantes :

1.        SUPERVISER LA GESTION COMPTABLE DE LA MISSION

 

4   Il/Elle contrôle l’ensemble des décaissements et engagements de dépenses, en respectant les procédures PUI (complétude dossier d'achat, conformité et validation facture, budget nécessaire) ;

4   Il/Elle vérifie que les dossiers d'achat sont complets et joints à la facture (copie) ;

4   Il/Elle s’asure que chaque écriture saisie en comptabilité est justifiée par une pièce comptable conforme ;

4   Il/Elle effectue une revue des mains courantes de l’ensemble des bases pour transmission au CAF ;

4   Il/Elle importe les mains courantes validées par la CAF de la coordination (et des bases en cas de difficultés de récéptions des écritures provisoires) dans SAGA ;

4   Il/Elle mets à jour les tiers dans SAGA (Fournisseurs, staff national) ;

4   Il/Elle contrôle la cohérence entre les IPC et les soldes des journaux ;

4   Il/Elle prépare les rapprochements bancaires à la fin du mois et récupérer les relevé bancaire auprès de la banque (Lettrer et pointer les écritures du mois) ;

4   Il/Elle prépare et communique le document d'audit comptable mensuel pour le siège ;

4   Il/Elle envoie la cloture comptable mensuelle au CAF pour validation avant envoi au siège (pack comptable mensuel : sauvegarde SAGA, IPC signés et scannés, relevés et rapprochement bancaires signés et scannés, MC, la liste des fournisseurs SAGA à jours, Audit comptable…) ;

4   Il/Elle partcipe au contrôle des pièces comptables des bases et signaler toute pièce manquante ou non conforme (suivi) ;

4   Il/Elle appuie les administrateurs base et l'ensemble de l'équipe PUI sur toutes les questions comptables ;

4   Il/Elle supervise l’archivage de l’ensemble des pièces comptable de la mission et gestion de l’envoie des pièces comptable au siège sous la supervision du Coordinateur Administratif et Financier : actualise le fichier de suivi de l’archivage numerique ;

4  Il/Elle fait des propositions d'amélioration des procédures comptables internes (création d'outils, mise en place de procédures, etc.) ;

 

 

 

 

2.        PARTICIPER A LA GESTION FINANCIERE DE LA MISSION & ASSURER LE CONTRÔLE DE GESTION DES COÛTS

 

4   Il/Elle veille au respect des procédures financières des bailleurs de fonds et internes PUI ;

4   Il/Elle vérifie les affectations budgétaires des dépenses dans le suivi budgétaire et faire des propositions de réaffectation si besoin ;

4   Il/Elle établie en lien avec la logistique le suivi des besoin de trésorerie de la coordination sur une base hebdomadaire ;

4   Il/Elle contrôle et optimise les coûts de fonctionnement de la base de la mission ;

4   Il/Elle appuie le CAF sur les élaboration de budget dans le cadre des proposition de projet ;

4   Il/Elle participe activement à la réunion de suivi budgétaire avec les autres département de la mission.

 

3.        ASSURER LA GESTION ADMINISTRATIVE DE LA MISSION

 

4   Il/Elle  vérifie et valide tous les contrats bails rédigés sur la base (aspects financier et fiscal des contrats logistiques) ;

4   Il/Elle prépare en lien avec la logistique les contrats de bail et avenants et contacter les propriétaires pour signature ;

4   Il/Elle archive un exemplaire original des différents contrats (bail, location, service, travaux, etc.) ;

4   Il/Elle effectue une veille juridique et un suivi de l'évolution des obligations légales de l'ONG ;

4   Il/Elle suit les questions d'enregistrement de l'ONG dans le pays ;

4   Il/Elle rédige des courriers entrants et sortants sur la demande de son supérieur hierarchique ;

4   Il/Elle supervise le suivi et l’archivage des documents administratif

 

4.        REPORTING / REPRESENTATION / DIVERS

 

4   Il/Elle noue et entretien des relations avec les autorités administratives au niveau local et régional, effectuer une veille sur l Il/Elle suit les réglementations en vigueur ;

4   Il/Elle participe aux réunions relatives aux aspects administratifs, représenter PUI sur demande et/ou sur délégation de la CAF ;

4   Il/Elle assure l’interim du CAF selon les besoin avec la collaboration du chef de mission ;

4   Il/Elle est le point focal de l’audit interne la mission sous la supervision du CAF ;

4   Il/Elle effectue des visites terrain pour accompagner les administrateurs des bases selon les besoins identifiés.

 

 

 

Profil recherché

Savoir-faire et savoir-être recherchés

 

 

 

Indispensable

Apprécié

Formation

4  Administration

4  Finance-comptabilité

4  Ressources Humaines

 

X

X

 

 

Expérience professionnelle

4  Expérience dans un poste similaire

4  Expérience humanitaire

4  Expérience avec l’Administration malienne

 

X

X

 

 

 

X

Connaissances & Aptitudes

4  Maitrise du pack Office (Word, Excel) et SAGA.

4  Bonne connaissance de procédure Administratif Malien

 

X

 

 

 

X

Langues

4  Français (lu, écrit, parlé)

4  Bambara

 

X

X

 

 

 

Caractéristiques personnelles

4  Bonnes capacités en communication, diplomatie et attitude orientée vers la recherche de solution

4  Curiosité et intérêt pour les activités de l’organisation

4  Bonne aptitude à gérer les échéances dans des contextes d’intervention d’urgence (résistance au stress)

4  Honnêteté, intégrité

4  Capacité d’adaptation, flexibilité

4  Autonomie, sens de l'initiative et de l'anticipation

4  Ponctualité

 

Cette description de poste reprend les responsabilités principales inhérentes à ce poste. Il pourra cependant être demandé d’effectuer d’autres tâches que celles listées ci-dessus, en lien avec l’objectif du poste, sans que cela soit considéré comme une modification de contrat.  Ainsi, une grande flexibilité est demandée dans cette fonction.  Il/Elle reconnaît avoir été informé de la charte et du règlement intérieur de PUI et s’engage à les respecter.

 

Le présent profil de poste fait partie intégrante du contrat de travail. 

Les candidats qui souhaitent postuler doivent déposer, sous pli fermé, une lettre de motivation et un CV à l’adresse suivante : Un des bureaux PUI à Ansongo, Kidal, ou Gao, ou encore à l’adresse email :   

 

recrutement@premiere-urgence.ml au plus tard le 26 avril 2019 à 17H00. 

 

NB : Il est impératif de mentionner sur l’enveloppe ou dans l’objet de votre courrier électronique

 « Adjoint CAF».  Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront informé(e)s et les dossiers de candidatures ne pourront pas être retournés.