RESPONSABLE administration du personnel (H/F)

                 Offre d’Emploi Interne /EXTERNE

 

Médecins Sans Frontières France (MSFF) est une organisation humanitaire internationale sans but lucratif.

Médecins Sans Frontières apporte son secours aux populations en détresse, aux victimes de catastrophes d'origine naturelle ou humaine, de situation de belligérance, sans aucune discrimination de race, de religion, philosophique ou politique.

Dans le cadre de nos activités, nous cherchons une personne pour occuper le poste Responsable Administration du Personnel basé à Bamako (Mali) :

Nombre de poste : 1                                                                                                                                                                          Contrat : Contrat à Durée Déterminée (CDD)

Responsabilités principales (liste non exhaustive)

  • Il/elle assure la veille Juridique de la mission en créant un réseau d’information à travers lequel il/elle sera informé(e). Se documente sur la législation du travail dans le pays : contact avec l’inspection du travail et l’ANPE, Direction générale des impôts, Sécurité sociale, recueil d’information auprès des autres ONG, recherche des actualisations en matière de droit du travail (Arrêtés, décrets, etc.) ;
  • Contribue à la mise à jour des documents de politiques RH et prise en charge du personnel (Règlement Intérieur, contrats, procédures RH, etc.) ;
  • Se charger de la bonne mise en œuvre et du suivi des règlements internes et des conditions des contrats de travail de tout le personnel national, et veiller à ce que l’ensemble du personnel soit employé dans un cadre offrant des conditions de travail équitables et conformes à la législation locale, à la vision, aux valeurs et aux principes RH de MSF ;
  • Est force de proposition pour tout changement ou révision nécessaire pour le bien de MSF en matière de droit social ;
  • Connaître toutes les politiques, procédures, outils, normes et principes de MSF s’appliquant au personnel (national, international, régional, etc.), conditions de travail, avantages sociaux et rémunération, profils de poste et grilles de fonctions, couverture maladie, etc. ; les adapter à la réalité de la mission et assurer une mise en œuvre équitable, efficace, transparente et responsable par tout le personnel concerné tout au long de la mission ;
  • En étroite collaboration avec le coordinateur RH, veiller à organiser des réunions administratives régulières avec l’ensemble du personnel tout au long de la mission afin que chacun connaisse ses droits et devoirs et soit informé de tout changement susceptible de l’affecter dans la législation du travail et les conditions générales d’emploi (à savoir amendements juridiques, changements dans les pratiques locales, nouvelles politiques ou procédures RH-admin, modifications des règlements intérieurs, etc.) ;
  • Veiller à ce que toutes les fonctions et les profils de poste au niveau de la mission concordent avec la grille de fonction approuvée par le siège et correspondent aux profils de poste standards et à la grille de fonction de MSF, et que toute nouvelle fonction ou modification de l’une d’elles (y compris les modifications importantes dans les responsabilités et/ou l’association de fonctions existantes) fasse l’objet d’une demande préalable au coordinateur des RH pour validation par le siège. Identifier les écarts et les communiquer au coordinateur RH afin d’élaborer un plan d’action dans le cas où des corrections seraient nécessaires/appropriées ;
  • Veiller à ce que la rémunération du personnel national (salaire, ajustements a posteriori, compensations, soldes de tout compte, etc.) et les avantages (jours fériés, congés, couverture sociale, couverture de santé, etc.) correspondent à la grille des salaires de la mission validée par le siège, le règlement intérieur et les politiques RH, en s’assurant que MSF se comporte à tout moment en employeur responsable ;
  • En étroite coordination avec le coordinateur financier, garantir le respect de la législation nationale en ce qui concerne les impôts des employés et la sécurité sociale au niveau de la mission ; vérifier que les formulaires de déclaration mensuelle des impôts et que les cotisations de sécurité sociale de l’employé/employeur sont exactes et les transmettre au département finances ;
  • Dans le cas où un risque juridique est détecté dans son domaine de compétences, en informer le coordinateur RH et suggérer les mesures à prendre pour le prévenir. Assurer le suivi des réclamations des employés et tenir le coordinateur RH informé à tout moment ;
  • Veille à ce que MSF, en tant qu’employeur, ainsi que l’ensemble de son personnel respectent les mesures de sécurité et de prévention des risques telles qu’énoncées par la législation locale et/ou les politiques et procédures normalisées de MSF ;

 

 

 

 

  • S’assure d’un système de classement efficace (fichiers physiques et numériques) de tous les fichiers administratifs au niveau de la mission, tout en garantissant la stricte confidentialité des dossiers personnels des employés et autres documents administratifs privés à la demande du coordinateur des HR ; veiller à la préparation en cas d’évacuation ;
  • Sur demande du coordinateur HR, rester en contact régulier avec les ministères, les administrations nationales, les autres sections MSF et toute autre ONG afin d’améliorer/tenir à jour les pratiques administratives ;
  • Être capable de travailler parfaitement avec le logiciel de gestion RH Homère, en assurer le paramétrage approprié, l’utilisation correcte et la qualité des données dans toute la mission, est responsable de la base de données RH (Homère) : Veille à la qualité des données Homère (exactitudes des informations, documents attachés, cohérence entre dossiers électroniques et dossiers papier etc.). Est responsable des envois / réceptions mensuels ;
  • Appuie les administrateurs projet dans la préparation de leur pack mensuel RH (envoi Homère, organigrammes mis à jour, sitrep RH) et s’assure de la transmission au coordinateur des ressources humaines dans les délais ;
  • Contrôler, en étroite collaboration avec le coordinateur RH et le service logistique, que tous les mouvements internationaux et internes à la mission sont correctement gérés (visas, billets, indemnités journalières le cas échéant, dates d’arrivée / de départ, etc.), et assure des conditions d’hébergement appropriées (c.-à-d. logement, nourriture, etc.) en informant toutes les personnes/départements concernés ;
  • S’assure que tout le personnel nouvellement embauché bénéficie d'un programme d'induction et intégration dans leur service respectif (orientation au poste) ;
  • S’assure de la planification, en collaboration avec les responsables administratifs des projets, des congés des employés et en assure le suivi sur la base d’un planning des congés de la mission ;
  • Participe à la gestion administrative d'éventuelles mesures disciplinaires en collaboration avec le coordinateur des ressources humaines et le superviseur direct de l’employé concerné ;
  • Elabore un rapport des évaluations faites sur la mission, au coordinateur des ressources humaines, incluant les besoins de formation exprimés ;
  • Assure la mise à jour de la partie administrative du fichier de suivi des cadres de la mission et est en charge de la récolte des documents identifiés et de l’envoi au siège des dossiers de détachement et d’expatriation ;
  • Est en charge de l’organisation administrative liée aux formations extérieures internationales ou régionales (constitution des dossiers, transmission des informations aux employés et au service formation, réservation des billets d’avion, etc.) ;
  • Elabore les notes de direction et notes de service conformément à la législation locale et aux principes des RH de MSF, sous la supervision du coordinateur des ressources humaines ;
  • Supporte le processus de recrutement des différents projets de la mission (appel à candidatures, collecte de CV à remettre au superviseur recruteur ; organisation pratique des tests, participation aux entretiens sur demande du coordinateur des ressources humaines) ;
  • Veille à la bonne publication des offres d'emploi (ANPE, publications auprès d’autres ONG, lieux identifiés, etc.) ;
  • S’assure du respect de la procédure de recrutement sur la mission et apporte appui et conseils si nécessaire ;
  • Vérifie et appui sur l’encodage des variables de paye des différents projets ;
  • Apporte un appui aux terrains sur les difficultés rencontrées en matière de salaire, impôts et cotisations sociales sous la supervision du coordinateur des ressources humaines ;
  • Vérifie les déclarations mensuelles des impôts et cotisations et les transmet au coordinateur des ressources humaines pour validation ;
  • Participe au recrutement du personnel de son équipe à travers la définition des profils recherchés et l’organisation administrative (rédaction de l’offre, diffusion, récolte des CV et.), en collaboration avec le coordinateur des ressources humaines ; définit les tâches de chacun, assure la supervision quotidienne et contrôle la qualité du travail du personnel sous sa supervision (objectifs à atteindre, ponctualité, rigueur, qualité…), effectue les bilans de son équipe ;
  • Anime et organise des réunions régulières de son équipe et veille à la circulation de l’information au sein de son équipe ;
  • Participe aux réunions de communication générale ou négociation avec les délégués du personnel ;
  • Effectue des visites terrain de support technique et/ou de formation, à destination des administrateurs projet, assistant administrateurs ou superviseur d’équipe, pour garantir une compréhension et application adaptée des procédures administratives et juridiques dans l’ensemble de la mission ;

 

 

 

 

  • Accueille et assure le briefing d’arrivée des expatriés, particulièrement des Managers d’équipe, sur les procédures administratives et RH en vigueur sur la mission ;
  • S’assure que les dossiers des expatriés soient complets et leur fournit les documents nécessaires si besoin (carte MSF, ordre de mission, visa etc.).

Qualifications :

  • Éducation : Diplôme universitaire dans le domaine des études administratives.
  • Expérience : Au moins deux ans d’expérience dans l’administration des RH.
  • Langues : Français exigé, anglais est un plus.
  • Compétences : Gestion et développement du personnel, Adhésion aux principes de MSF, Souplesse de comportement, Résultats et sens de la qualité, Travail d’équipe et coopération.

Qualités personnelles :

  • Flexibilité, ouverture d’esprit, bonnes capacités de communication et de gestion du stress, sens de l’écoute, diplomatie. Résultats et sens de la qualité.

Les dossiers devront impérativement inclure : CV, lettre de motivation, copie des diplômes, certificats de travail, pièce d’identité, nom et contact de trois personnes de référence professionnelle. Les dossiers ne seront pas rendus.

Merci d’inscrire sur vos dossiers la référence : Responsable Administration du Personnel.

Date limite de dépôt des candidatures dans la boite aux lettres de MSF : 24 juillet 2019 à 16 :00h

 

Koutiala : Bureau MFF, quartier Hamdallaye à côté du château d’eau.

Tenenkou : Bureau MSF à Tenenkou, quartier Komogalou.

Bamako : Bureau MSF, quartier Korofina Nord rue 110 porte 423, dans la boite à lettre extérieur

NB : Seuls les candidats retenus seront conviés aux tests écrits