AGENT DE TRANSPORT ET DOUANES

Offre d’Emploi externe

 

Médecins Sans Frontières Belgique (MSFB) est une organisation humanitaire internationale sans but lucratif.

MSF apporte son secours aux populations en détresse, aux victimes de catastrophes d'origine naturelle ou humaine, de situation de belligérance, sans aucune discrimination de race, de religion, philosophique ou politique.

Dans le cadre du bon déroulement de nos activités, nous cherchons une personne bien qualifiée au poste d’agent de transport et douanes basé à Bamako.

Nombre de poste : 01                                                                                                                                                                                                

Durée du contrat : 6 mois de CDD renouvelable en fonction du besoin

But principal:

Exécuter les activités quotidiennes et processus administratifs pour assurer l’efficacité du dédouanement et du transport des biens médicaux et non-médicaux pour un bureau d'approvisionnement (coordination ou projet) conformément aux protocoles, normes et procédures MSF et avec l’objectif d'assurer le fonctionnement optimal de la mission.

Responsabilités:

  • Exécuter les activités quotidiennes et les procédures administratives pour assurer un fonctionnement efficace des formalités de dédouanement et de transport des biens médicaux et non-médicaux pour un bureau d'approvisionnement (coordination ou projet) en assurant la conformité avec les normes, protocoles et procédures MSF. Ces activités sont notamment mais pas exclusivement les suivantes :
    • Gérer et planifier, en collaboration avec le supérieur hiérarchique et le superviseur entrepôt, l’expédition des marchandises entre les projets et la capitale, en choisissant le meilleur moyen de transport.
    • Responsable de la réception du fret international et de son acheminement sur le terrain.
    • Responsable de toutes les questions administratives et de douane.
    • Évaluer régulièrement le marché (entreprises, prix, retards dans les services, …….), et propose différents fournisseurs extérieurs pour approbation ( domaine Transport et Douane).

Effectuer des tâches déléguées dans le / les domaine(s) d'activité spécifiées dans son profil de poste.

Responsabilités Spécifiques à la Section MSF / Contexte :

RESPONSABILITES

 

Le Chargé de Transport et Douane est sous la responsabilité hiérarchique du Supply Coordinateur.

  • Centralise l’information relative à la gestion des importations (articles entrants dans le pays) et exportations (articles sortants du pays) au compte de la mission MSF Belgique au MALI.
  • En collaboration avec le Coordinateur Supply, il/elle est le point focal des frets internationaux pour MSF Supply.
  • Assure le bon transfert de responsabilités entre le transitaire et MSFB/Mali lors de la livraison des colis après dédouanement.
  • Assure que toutes les procédures sont accomplies conformément à la réglementation en vigueur dans le pays lors d’une importation ou exportation.
  • Supervision du Chargé de Réception lors des livraison internationales.
  • ACTIVITIES PRINCIPALES

Centralisation de l’information

  • Il/Elle s'informe régulièrement du plan de transport dans Extranet et met à jour le tableau de suivi des prévisions de frets envoyés par MSF Supply, intitulé « historique des frets

 

  • internationaux », qu’il partage aux projets chaque fois qu’il y a une livraison internationales ( Frets/Cargo).
  • Collecte toutes les preuves de bonnes réceptions pour tout fret reçu via toute porte d’entrée dans le pays (KATI et MALI et autres) et les archive dans le « fichier récapitulatif Suivi des frets internationaux».

Suivi des procédures de dédouanement auprès du transitaire

  • Reste en contact avec le transitaire pour le suivi des procédures de dédouanement et assure la livraison au plus vite possible pour réduire le délai de livraison.
  • Reste proactif dans son travail, en particulier concernant le suivi des frets internationaux.
  • Réceptionne les documents des frets internationaux et les transmet au transitaire tout de suite.
  • S’assure de la bonne application/mise en place du plan de transport établit entre MSF Supply et la mission (SLA) et informe le Coordinateur Supply en cas de disfonctionnement ou retard enregistré.
  • Pour l'envoi de matériel à Bruxelles en fret à main, il assure la création de document de fret. Pour un fret aérien ou maritime, il organise le transport avec le transitaire.

 

 

 

Réception et transfert de responsabilité du Fret

  • Réceptionne le fret livré par le transitaire. Après vérification du nombre et de l’état des colis (en collaboration avec le Chargé des Réceptions), signe le bon de livraison du transitaire en émettant des réserves si nécessaire.
  • Etablit un document de « Remise et Reprise », signe avec le Chargé des Réceptions pour transférer l’entière responsabilité du fret à ce dernier.

 

Communication avec les projets et collaborateurs

  • Tient à jour tous les lundis le fichier de suivi des frets internationaux afin de fournir aux projets (clients) les informations ci-dessous : Articles sous Fret Annoncés / Articles Sous Douane /Articles livrés.
  • Envoie le dossier fret international (cargo manifeste + packing list) aux projets concernés dès qu’une annonce de fret est reçue.
  • Transmet les documents de fret au Chargé des Réceptions pour que celui-ci prépare sa réception.
  • Collecte les informations sur le matériel à expédier: nature des produits, poids, volume et priorités.
  • S'assure auprès du destinataire que les marchandises sont bien arrivées.

Archivage des documents de dédouanement

  • S'assure que les dossiers de fret sont complets et les archive.

 

Appel d’offre et procédures Supply

  • Veille à la bonne application de la grille de facturation du transitaire validé et demande sa mise à jour régulièrement. Vérifie les factures du transitaire avant de les soumettre au Coordinateur Supply pour validation.
  • Informe le Coordinateur Supply de la date d’échéance de la lettre d’entente faite avec le transitaire validé suite à l’appel d’offre précédente.

 

 

 

  • Négocie les prix à diminuer, collecte les pro-forma auprès des compagnies en cas d’expédition, complète le dossier, le fait valider conformément au palier d’engagement des dépenses, établir le contrat pour signer par Supply Coordinateur et procède à l’expédition.

 

Divers

  • Assure les communications/négociations écrites auprès des transitaires avec le Coordinateur Supply en copie.
  • Communique chaque problème et les statuts de frets au Coordinateur Supply.
  • Fait rapport de son activité.

 

Conditions Requises:

Éducation

Niveau secondaire indispensable, une formation en douane, transit et transport ou en logistique serait un grand atout.

Expérience

Minimum 2 ans d’expérience dans le département de logistique de MSF ou expérience antérieure en chaine d’approvisionnement dans des emplois similaires

                                        

-          Expérience en approvisionnement, particulièrement en gestion de fret/importation de marchandises médicales et non-médicales.

-          Connaissances informatiques très approfondies.

-          Qualité de négociation, afin de réduire les prix du transport.

-          Français (parle et écrit), langues locales (Bambara, etc.…)

-          Capacité de réaction rapide.

-          Maturité, esprit d’initiative.

-          Bonne capacité de communication, patience, disponibilité, flexibilité, intégrité et honnêteté.

-          Sens de l’organisation, précision, rigueur, et responsabilité.

-          Volonté de s’engager dans un travail humanitaire.

Connaissance Lingustique :

 

Maîtrise de la langue de la mission obligatoire (Français). La connaissance des langues locales sera un plus.

 

Le dossier de candidature doit impérativement comporter : CV, lettre de motivation, copie des diplômes et certificats de travail, pièce d’identité, nom et contact de trois personnes de référence.

NB : Les dossiers deposés ne seront pas rendus.

Merci de mettre sur votre dossier ou dans l’objet du mail la référence : AGENT DE TRANSPORT ET DOUANES.

Date limite de dépôt des candidatures : 19 Janvier 2021 à 18 H

 

Lieu de dépôt :

Bamako : Bureau MSF à SOTUBA ACI

Ou par mail : MSFOCB-Mali-PAM@brussels.msf.org

 

NB: Seuls les candidats retenus seront conviés au test                                                   Lieu d’emploi : Bamako