Position dans l'Organisation

 

Fonction Type:  Responsable

Titre du poste: Logisticien capitale

Division / Dépt.: Logistique

Prénom / Nom de l'Employé(e) :

Responsable (hiérarchique): Coordinatrice Logistique

Responsable (fonctionnel): Coordinateurs et responsables

Niveau classe salariale: 4a 

Taux d'activité en % :   100 %

Supervise (Nombre de collaborateurs subordonnés)

Directs :  7                Indirects : 3

Lieu de travail (pays +ville) : Mali, Bamako

Prise de poste valable dès le:   01 AVRIL 2019

 

Responsabilités Spécifiques / Contexte   « tâches »

 

1   Représentation

-       Est l’interlocuteur envers les fournisseurs et entreprises pour les enjeux logistiques en l’absence du coordinateur logistique et par délégation de ce dernier.

-       Participe aux réunions d’information logistique (cluster, coordination ONG…) en l’absence du Coordinateur logistique

 

2      Gestion d’équipe

-       Briefing de tous les membres de l’équipe logistique capitale

-       Coordonne les activités de l’équipe logistique de Bamako avec des objectifs précis

-       Organise des réunions hebdomadaires sur les activités principales en cours et à venir

-       Forme et apporte un soutien technique à son équipe

-       Valide les plannings des gardiens et des chauffeurs.

-       Réalise l’évaluation de son équipe en la présence du Coordinateur Logistique/ responsable de base.

-       Veille à la stricte application et au respect du règlement intérieur et des conditions d’engagement par son équipe

-       Détermination et orientations sur les besoins en formation  de l’équipe logistique capitale

-       Supervision du suivi des récupérations et établissement de  la planification des congés de l’équipe logistique capitale en concertation avec l’administration de la base

 

 

3  Achats

-       Garantie sur la base de Bamako le respect des procédures d’achat bailleurs et Tdh

-       Conception et suivi du prévisionnel pour le département logistique de la capitale

-       Achat : mettre en application les procédures logistiques adaptés suivant la fiche pays, pour la transparence dans la chaine d’approvisionnement

-       S’assure que les termes et les conditions avec les transitaires sont négociés en accord avec la politique de Tdh

-       Prépare les contrats d’achat en lien technique avec la coordinatrice logistique

-       Contrôle les dossiers d’Achat en vérifiant l’exactitude des cotations

-       Réalise les grilles d’analyse pour les dossiers d’achat de Bamako avant de les soumettre à la Coordinatrice logistique

-       Signe la grille d’analyse d’offre après validation de la coordinatrice logistique et suivant le montant du marché.

-       Valide la facture après réception de la marchandise si aucune réserve sur la qualité et les quantités sont émises par le demandeur ou un référent technique

-       S’assure de la circulation des documents d’achats afin d’obtenir toutes les signatures requises

-       S’assure de la mise à jour quotidienne du TSA

-       Gère les avances professionnelles qui lui sont remises selon les règles de gestion financière établies par le service administratif

-       Gère les litiges avec le fournisseur en cas d’erreur sur la nature, la quantité ou la qualité de la marchandise commandée.

-       Tient informer les responsables de programme de l’évolution du processus d’achat, des dates de livraisons, et des possibles retards ou difficultés rencontrées ;

 

4   Gestion d’équipements

-       Responsable de la bonne utilisation des équipements utilisés par le personnel

-       Assure l’entretien et le bon fonctionnement des équipements.

-       S’assure que tout équipement de la base est correctement répertorié dans le tableau du suivi des équipements (TSE) (toutes les informations sont présentes et les ID cards équipements sont complètes) et affecté à un personnel de Tdh

-       Garantie que le matériel non affecté et sensible est stocké en sécurité au niveau de la logistique.

-       Veille à l’utilisation adéquate des équipements et à leur maintenance.

-       Organise un inventaire physique trimestriel de son parc d’équipement.

-        

5      Gestion du Parc Véhicule

-       S’assure de la bonne gestion des véhicules en mettant en place un suivi de mouvement de véhicule et en contrôlant l’entretien et la maintenance effectuée par le logisticien de base.

-       Suit les contrats de locations.

-       S’assure de l’approvisionnement en carburant pour l’ensemble du parc de véhicule

 

6  Gestion des stocks

-       Est garant de la bonne la gestion des stocks effectuée par lui-même ainsi que les logisticiens de base

-       Contrôle le rapport de stock et l’envoie mensuellement à la Coordinatrice Logistique.

-       Organise des contrôles aléatoires dans les stocks.

 

7  Transport

-       Garantie l’application des règles de transport depuis le lieu d’enlèvement jusqu’à la destination finale (bon état du véhicule, conditionnement de la marchandise, conformité et validité des documents de transport)

-       veille à ce que tous les documents de transport soient conformes.

 

8      Sécurité

-       S’assure que la base soit suffisamment éclairée la nuit

-       S’assure que les gardiens soient équipés avec tout le matériel nécessaire pour garantir leur service.

-       S’assure que la base soient équipées en matériel de lutte incendie et clairement identifiables.

-       S’assure que le matériel de télécommunication soit en bon état de fonctionnement et le personnel formé à son utilisation.

-       S’assure que les règles de circulation en véhicule ou moto soient respectées par l’ensemble du personnel Tdh.

-       Informe le Responsable  sécurité ou chef de mission de tout incident/accident ou d’information pouvant impacter les activités Tdh.

 

      9  Reporting

-       Envoie un rapport mensuel de l’ensemble de ses activités à la coordinatrice logistique.

-       Assure la compilation des tableaux de suivi pour la préparation du rapport logistique et envoie ces informations à la Coordinatrice logistique

-       Rapporte à la Coordinatrice logistique et à la Cheffe de Délégation, toute difficulté rencontrée pour la réalisation de ses taches

-       Participe aux réunions de suivi budgétaire et à l’élaboration des prévisionnels de trésorerie mensuels à l’absence de la Coordinatrice logistique  

-       Peut, sur demande expresse  à la Coordinatrice logistique, assurer la représentation du service logistique  en interne et/ou en externe.

-       Informe la Coordinatrice logistique et à la Cheffe de Délégation de tout conflit d’intérêt qui pourrait survenir dans l’exercice de ses activités

 

 

Responsabilités génerales  « But principal»

 

Sous la responsabilité technique de la  Coordinatrice Logistique/ le ou la Logisticien/ne capitale est basé à Bamako. Pour assurer un support logistique complet et efficace à la mise en œuvre des projets et des programmes à partir de la capitale,  le ou la Logisticien/ne capitale est chargé de la :

•          Supervision du département logistique de la capitale et d’assurer le bon fonctionnement de la base

•          Gestion de l’équipe logistique de la capitale

•          Appui logistique aux autres départements techniques et support de la capitale .

 

 

 

Compétences

 

Document de référence : Cadre de compétences Tdh 

Cette fonction demande la maîtrise des compétences  fondamentales Personnelles, Sociales et Leadership (CPSL), Techniques et Méthodologiques (CTM) et Compétences Managériales et Stratégique (CMS) 

Dont particulièrement 

 

1.     Communique de manière claire, concise et responsable

2.     Tisse des liens de confiance avec ses interlocuteurs, se comporte en partenaire

3.     Fait ce qu’il dit, respecte les valeurs, les processus et les règles institutionnelles

4.     Fait preuve d'autonomie et de capacité de décision

5.     Gère son temps et ses priorités, respecte les délais et se montre ponctuel

6.     Fait preuve de détermination et de proactivité

7.     Démontre de la flexibilité, de la disponibilité et une capacité d'adaptation

8.     Agit comme réducteur de complexité en traduisant la stratégie organisationnelle en priorités, objectifs et actions opérationnels clairs

 

 

Ainsi que les compétences spécifiques  « Métiers » suivantes :

Document de référence : Référentiel compétences métier (CMe)

1.     Maîtrise la GCP (Gestion du cycle de projet)

2.     Possède une connaissance pratique des mécanismes bailleurs N1

3.     Analyse les risques et contexte sécuritaire/ gestion des risques opérationnels N1

4.     Analyse et fait la synthèse de l’information N2

5.     Analyse de manière liée programme et contexte N2

6.     Possède une capacité de réponse rapide à l’apparition / intensification de la crise N2

 

 

 

 

Conditions Requises

 

 

Formation /Qualifications

Etudes de niveau superieur : Licence ou master en logistique/Transport /Administration ou tout autre diplôme pertinent

 

 

Expérience

Minimum 5 années d’expérience dans un poste similaire

Excellente connaissance des procédures d’approvisionnement et bailleurs de fonds (ECHO, UNICEF, etc) et expérience avérée en chaîne d’approvisionnement

Expérience min 5 ans en ONGI

Excellente capacité de synthèse et rédactionnelle

 

Langues                

Français, et langues locales, anglais un atout

Connaissance IT

Maîtrise des outils usuels

 

Cette description de poste peut être modifiée en conformité avec les activités ou l'évolution de la mission.

En signant, l'employé(e) reconnaît qu'il / elle a lu, compris et accepté ce document.

 

 

Lieu et date:

 

Signature de l'employé(e):

(A signer en deux exemplaires, l'un pour l'employé(e), l’autre pour l'employeur)

 

 

 

Objectif pour la période à venir à remplir sur le formulaire d’entretien d’appréciation avec la ligne hierarchique