TERMES DE REFERENCE POUR LE  RECRUTEMENT D’UN CONSULTANT/BUREAU D’ETUDE POUR LA MIGRATION DE LA PLATEFORME DU PROJET USAID KENEYA JEMU KAN VERS DHIS2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                              

 

  1. CONTEXTE

 

Le projet USAID Communication et Promotion de la Santé- Keneya  Jemu Kan (KJK) est un projet de cinq ans (2014-2019) qui accompagne le Gouvernement du Mali dans sa politique de santé. Il est financé par l’Agence Américaine pour le Développement International (USAID). Le projet KJK intervient dans le domaine de la communication pour le changement social de comportement et du marketing social. Il met en œuvre cinq programmes clés qui sont: la santé de la reproduction/planification familiale, la santé maternelle, néonatale et infantile, le paludisme, le VIH/sida, la nutrition et l’eau/hygiène/assainissement.  

Les programmes fixent des objectifs pour les services qu'ils prévoient de dispenser dans la durée de vie du projet. Le suivi des interventions de ces programmes est assuré par une gamme d’indicateurs à travers les données collectées sur le terrain. Ces indicateurs sont renseignés trimestriellement voire mensuellement. Leurs niveaux permettent aux chargés de programme de savoir exactement la performance et l’effet que leur programme pourrait avoir sur la santé et le bien être des bénéficiaires et les orienter dans la prise de décision quant aux nouvelles mesures à prendre.

Pour suivre les indicateurs, le projet KJK à travers son équipe de suivi/évaluation/recherche a mis en place un système de suivi en temps réel. Par ailleurs, le Centre des Programmes de Communication qui est le récipiendaire principal du projet envisage le déploiement de DHIS2 comme plateforme de suivi de ses projets dans tous ses pays membres. Dans ce cadre, KJK envisage la création d’une plateforme sur DHIS2 afin de procéder à la migration de son système actuel. Ainsi, il recrute un consultant pour la mise en place de sa nouvelle plateforme de gestion des données.

 

  1. OBJECTIF

L’objectif général est de créer une plateforme de suivi sur DHIS2 et de migrer les données de la plateforme actuelle vers la nouvelle. Plus spécifiquement, il s’agit de :

  • Créer une plateforme de suivi en temps réel sur DHIS2
  • Établir les permissions des différents utilisateurs
  • Créer les formulaires de collecte des données du projet sur la nouvelle plateforme
  • Créer un tableau de bord pour des indicateurs clés
  • Importer les données (historique) du projet dans la nouvelle plateforme
  • Orienter l’équipe RME sur l’utilisation de la nouvelle plateforme

 

  • EXIGENCES DU SYSTEME
  • Le système devra avoir au tant que possible les mêmes interfaces que le DHIS2 du Mali
  • Type de données collectées et leur fréquence
    • Le système devrait avoir la capacité de collecter:
      • des données agrégées pour les indicateurs de base du programme chaque trimestre,
      • des données au niveau individuel collectées via des tablettes au jour le jour
      • des données liées aux événements au jour le jour .
    • L’équipe RME devrait être capable d’ajouter au besoin des formulaires, des utilisateurs etc
    • Exigences en matière de rapports et leur fréquence
      • Le système doit pouvoir produire:
        • Des rapports trimestriels sur les indicateurs de base du programme,

 

  • Nombre et type d'utilisateurs
    • Au moins 300 utilisateurs de l'organisation accèdent au système pour saisir des données, exécuter des analyses ou afficher des tableaux de bord
    • 5 staff de l'organisation sont administrateurs du système
    • Au moins 1500 utilisateurs de l’organisation accèdent au système pour voir uniquement les tableaux de bord
  • Intégration avec DHIS2 global
    • Le système devrait pouvoir s'intégrer à l'instance CCP Global DHIS2 par rapport aux indicateurs de base.
  1. METHODOLOGIE

 

  • Le consultant travaillera en étroite collaboration avec l’équipe de RME (Research Monitoring Evaluation) pour la mise en place de cette plateforme. Pour ce faire, des rencontres occasionnelles seront organisées avec cette équipe pour comprendre le système actuel de gestion des données du projet, laquelle équipe mettra à la disposition du consultant la documentation nécessaire pour lui permettre d’apprécier l’existant;
  • Après assemblage des informations sur le système actuel du projet, le consultant aura une semaine pour faire une analyse et proposer un calendrier de travail;
  • Suite à cette analyse, le consultant aura 2-4 semaines pour proposer/présenter une première vue d’ensemble du système de gestion des données du projet sous DHIS2 à l’équipe RME pour appréciation et observations;
  • Le consultant prendra ensuite 1-2 semaines pour intégrer les observations de l’équipe RME et finaliser la plateforme dédiée à la gestion des données du projet (collecte, stockage, traitement, analyse et rapportage);
  • Des tests seront réalisés pour s’assurer de la conformité des interfaces, de l’analyse et du rapportage;
  • Une fois la plateforme validée par l’équipe RME, des séances d’orientation seront organisées pour l’équipe RME sur l’utilisation de la plateforme y compris un guide utilisateur de la plateforme et un guide d’administrateur de la plateforme.
  • Le consultant travaillera ensuite une semaine durant pour importer les données du projet dans la plateforme.

 

  1. MISSION & TACHES ESSENTIELLES DU CONSULTANT/ BUREAU D’ETUDE

Le consultant/ bureau d’étude sera responsable des livrables suivants:

  • Mettre en place la nouvelle plateforme DHIS2 au compte du projet;
  • Paramétrer la plateforme DHIS2 (objets) conformément aux exigences du projet ;
  • Créer les formulaires de collecte des données du projet sous DHIS2;
  • Assurer la sécurité de la plateforme DHIS2 (permissions) ;
  • Créer un tableau de bord pour des indicateurs clés ;
  • Importer les données du projet (historique) sur la nouvelle plateforme DHIS2;
  • Procéder à des tests pour s’assurer que le processus de transmission, stockage, traitement, analyse et rapportage sont conformes aux attentes de l’équipe du projet ;
  • Orienter l’équipe RME à l’utilisation de la nouvelle plateforme DHIS2 du projet
  • Fournir un guide utilisateur de la nouvelle plateforme DHIS2 du projet pour faciliter son exploitation par le staff.
  • Fournir un guide d’administrateur de la nouvelle plateforme DHIS2 du projet pour faciliter l’entretien.

 

  1. DUREE DE LA MISSION

La mission durera environ 45 jours à compter de la date de de signature du contrat. Le consultant proposera un chronogramme d’activités détaillé dans son offre technique en fonction de la durée indiquée.

 

  • LES CRITERES DE SELECTION DU CONSULTANT/ BUREAU D’ETUDE

La mission sera conduite par un consultant ayant une expertise en DHIS2 notamment dans la mise en place des plateformes DHIS2. Le consultant principal doit avoir un diplôme universitaire avancé en programmation/Gestion de base de données.

Le tableau ci-dessous précise les critères d’évaluation des offres techniques.

Critères

Scores Maxi

Compréhension des Termes de référence

5

Approche méthodologique et délai de finition pour les livrables

5

Expérience avec DHIS2 (attestation)

5

Qualité des ressources humaines conformément aux TDR.

5

Budget (l’évaluation se fait e fonction de l’offre de référence)

5

TOTAL

25

 

  • DEMANDE D’INFORMATION ET DELAI DE SOUMISSION

Pour toutes questions d’information, vous pouvez vous adresser par courrier électronique à : Dr Aoua KONARE, Conseillère technique suivi/évaluation/recherche ; Projet USAID | Keneya Jemu Kan, email : akonare@projetkjk.org avant le Mardi 23 Octobre 2018 à 16 h00.

Les soumissionnaires intéressés à cet avis devront envoyer leurs offres technique et financière par courrier électronique à recrutement@projetkjk.org au plus tard le Jeudi 25 Octobre 2018 à 17 H 00 mn GMT. Délai de rigueur.  Votre offre technique devra inclure :

  • Une lettre de couverture
  • Une proposition technique comprenant : détails de la méthodologie et calendrier proposés (avec dates de début et de fin), liste et CV du personnel clé et faisant état de votre expérience en DHIS2.