Position dans l'Organisation

 

Fonction Type:   Coordinateur

Titre du poste: Coordinateur Logistique

Division / Dépt.: Logistique

Prénom / Nom de l'Employé(e) :

Responsable (hiérarchique): Cheffe de délégation

Responsable (fonctionnel): Coordinateurs et responsables

Niveau classe salariale:  

Taux d'activité en % :   100 %

Supervise (Nombre de collaborateurs subordonnés)

Directs :  03                Indirects : 0

Lieu de travail (pays +ville) : Mali, Bamako et Région deSégou

Prise de poste valable dès le:    08 novembre 2018

 

 

Responsabilités génerales  « But principal»

 

Sous la responsabilité de la Cheffe de Délégation, le/la Coordinateur Logistique est en charge de garantir la performance logistique de la délégation.

Ainsi, il/elle est le garant de la mise en place et du respect du Cadre Logistique Tdh.

Il/elle coordonne et assure un soutien logistique aux différentes bases, en veillant à instaurer et garantir la cohérence d’action entre elles.

Il/elle coordonne les activités logistiques de la délégation en soutien et en étroite collaboration avec les équipes programmes et les équipes support (Admin/Fin/Rh/Sécu).

En collaboration avec le Référent sécurité et le Comité sécurité interne, il/elle contribue au respect des procédures sécurité Tdh de la délégation.

En tant que manager, il/elle a la responsabilité de gérer l’ensemble du staff du département logistique et de développer les compétences de son équipe.

 

 

Responsabilités Spécifiques / Contexte   « tâches »

 

Contribuer à la définition de la stratégie de la délégation

·         Etre le garant de la stratégie logistique de la délégation en conformité avec la stratégie du siège en lien avec le Cadre Logistique;

·         Participer à l’élaboration des budgets pour la prise en compte des enjeux logistiques.

 

Représentation

·         Etre l’interlocuteur principal de Tdh auprès des fournisseurs et des entreprises, pour toutes questions relatives à la logistique ;

·         Participer activement aux réunions de coordination et d’information logistiques, et aux réunions sécurité en l’absence du Référent sécurité.

·         Développer le réseau et networking logistique de Tdh au Mali.

 

Coordination générale

·         Piloter et optimiser l’organisation des activités logistiques de la délégation ;

·         Mettre en œuvre et faire respecter les règles et procédures logistiques Tdh, et les procédures bailleurs, en collaboration avec le siège ;

·         Assurer la coordination générale de l’équipe logistique (réunions hebdomadaires, rapports, etc.) en veillant à la cohérence des actions du département;

·         Développer et mettre en œuvre des outils de monitoring du département avec des indicateurs SMART

·         Garantir le bon déroulement des audits et pré-audits (mise en place des dossiers d’achats, suivi des dossiers et supervision de l’archivage)

 

Gestion des achats

·         Garantir le respect des procédures logistiques et administratives Tdh (et bailleurs si nécessaire) lors des achats;

·         Identifier et planifier les achats de la mission en collaboration avec le reste de l’équipe (Coordinateurs et Adjoint de programmes,  Coordinateur Admin/Fin, Chefs de base(s);

·         Gérer le processus de sélection des fournisseurs (accord cadre, appel d’offres, etc.) ;

·         Assurer la qualité et la transparence des achats et le respect des délais de livraison ;

·         Assurer le suivi régulier des achats (tableau récapitulatif) en étroite collaboration avec le service administratif pour le paiement des acomptes et des soldes dus aux fournisseurs ;

·         Achats internationaux : choisir le transitaire et gérer le contrat, réceptionner et dédouaner les marchandises.

 

Gestion des stocks

·         Garantir le respect des procédures de gestion des stocks Tdh (et bailleurs si nécessaire) ;

·         Assurer un inventaire régulier (mensuel, trimestriel et annuel) des différents biens stockés sur la délégation ;

·         Planifier l’approvisionnement des fournitures de la mission en fonction des contraintes locales ;

·         Assurer la gestion des entrepôts et de leur système de contrôle ;

·         Assurer la sécurité et le suivi des équipements de la délégation (identification, inventaire et affectation) ;

 

Gestion du parc de véhicules et maintenance

·         Assurer le respect des procédures de gestion du parc véhicule Tdh (et bailleurs si nécessaire) ;

·         Garantir le bon suivi des véhicules de la mission (consommation, planning des déplacements, etc.) ;

·         Assurer la maintenance régulière des différents véhicules de la mission et mettre en place un contrat de maintenance avec un prestataire qualifié pour les réparations importantes ;

·         Négocier et suivre les contrats de transports avec les fournisseurs ;

 

Coordination du service informatique :

·         Assurer la sécurité et le suivi des équipements de communication et informatiques de la mission (identification, inventaire et affectation) ;

·         En lien avec les coordinateurs (programmes et support) et l’informaticien, identifier les besoins matériels en informatique de la délégation ;

·         En lien avec l’informaticien, assurer la sauvegarde régulière des données sur le serveur et assurer la gestion de l'information (stockage, back-up, sécurité des données privées, etc.) ;

 

Encadrement et accompagnement de l’équipe logistique

·         Assurer la communication et la coordination de l’information entre chaque membre de l’équipe logistique par des réunions de coordination régulières ;

·         Veiller à la stricte application et au respect du règlement intérieur par l’équipe logistique ;

·         Garantir l'encadrement des collaborateurs/trices sous sa responsabilité, en veillant aux bonnes pratiques d’un management respectueux des valeurs de Tdh au sein de son département (entretiens individuels, évaluations orales et écrites) ;

·         Organiser et mettre en place des ateliers logistiques afin de consolider les bonnes pratiques entre les différents bureaux

·         Assurer la montée en compétence de l’équipe logistique et mettre en place un plan de formation pour le département, avec l’aide des services support (Rh, Admin) ;

·         Proposer des adaptations pertinentes à l’organigramme du département si nécessaire, et contribuer à son application.

 

Reporting

·         Centraliser toute l’information logistique utile de la mission ;

·         Participer au rapport mensuel (Sitrep) en fournissant les données appropriées liées à la logistique ;

·         Assurer des reporting réguliers de ses activités auprès dela cheffe de délégation et à sa demande (réunions de coordination, réunions de travail) ;

·         Elabore les documents de passation et son rapport de fin de mission

 

 

Appui à la gestion de la sécurité de la délégation, en collaboration avec le Référent Sécurité :

·         Participer au Comité Sécurité interne de la Délégation ;

·         Appliquer les règles et mesures de sécurité sur la délégation et ses bases ;

·         Contribuer à la mise en œuvre de la politique de sécurité de la délégation et au suivi du plan d’action

·         En l’absence du Référent sécurité, représenter Tdh dans les clusters et réunions sécu (en coordination  et la Cheffe de délégation)

·         En collaboration avec la Cheffe de Délégation et le Coordinateur Admin/Fin, prévenir et gérer les situations de fraude et de corruption

 

Compétences : Cette fonction demande la maitrise des compétences fondamentales personnelles, Sociales et Leadership (CPSL), Techniques et Méthodologiques (CTM) et Compétences Managériales et Stratégiques (CMS)

Dont particulièrement :

·         Autonomie

·         Proactivité et réactivité :sens de l’anticipation, de l’initiative

·         Maîtrise de soi : self-control, bonne gestion du stress, capacité à travailler sous pression

·         Rigueur : organisation, précision, méthode et sens du détail et le respect des délais

·         Sens du relationnel, sens prononcé de la diplomatie

·         Grande capacité de communication et de négociation

·         Capacité d’analyse et de synthèse

 

 

Compétences

 

Document de référence : Cadre de compétences Tdh 

Cette fonction demande la maîtrise des compétences  fondamentales Personnelles, Sociales et Leadership (CPSL), Techniques et Méthodologiques (CTM) et Compétences Managériales et Stratégique (CMS) 

Dont particulièrement 

 

1.     Communique de manière claire, concise et responsable

2.     Tisse des liens de confiance avec ses interlocuteurs, se comporte en partenaire

3.     Fait ce qu’il dit, respecte les valeurs, les processus et les règles institutionnelles

4.     Fait preuve d'autonomie et de capacité de décision

5.     Gère son temps et ses priorités, respecte les délais et se montre ponctuel

6.     Fait preuve de détermination et de proactivité

7.     Démontre de la flexibilité, de la disponibilité et une capacité d'adaptation

8.     Agit comme réducteur de complexité en traduisant la stratégie organisationnelle en priorités, objectifs et actions opérationnels clairs

 

 

Ainsi que les compétences spécifiques  « Métiers » suivantes :

Document de référence : Référentiel compétences métier (CMe)

1.     Maîtrise la GCP (Gestion du cycle de projet)

2.     Possède une connaissance pratique des mécanismes bailleurs N1

3.     Analyse les risques et contexte sécuritaire/ gestion des risques opérationnels N1

4.     Analyse et fait la synthèse de l’information N2

5.     Analyse de manière liée programme et contexte N2

6.     Possède une capacité de réponse rapide à l’apparition / intensification de la crise N2

 

 

Conditions Requises

 

 

Formation /Qualifications

Etudes de niveau superieur : Master en logistique/Transport /Administration ou tout autre diplôme pertinent

 

 

Expérience

Expérience avérée en tant que logisticien dans une ONG internationale (minimum 5 ans) ;

Expérience en contexte d’urgence ou dans un contexte sécuritaire instable ;

Expérience en management d’équipe et expérience en formation/capacity building souhaité;

Maîtrise des procédures logistiques

Maîtrise des procédures des bailleurs de fonds (ECHO, OFDA, UNICEF, etc)

 

 

Langues                 

Français, et langues locales, anglais un atout

Connaissance IT

Maîtrise des outils usuels

 

Cette description de poste peut être modifiée en conformité avec les activités ou l'évolution de la mission.

En signant, l'employé(e) reconnaît qu'il / elle a lu, compris et accepté ce document.

 

 

Lieu et date:

 

Signature de l'employé(e):

(A signer en deux exemplaires, l'un pour l'employé(e), l’autre pour l'employeur)

 

 

 

Objectif pour la période à venir à remplir sur le formulaire d’entretien d’appréciation avec la ligne hierarchique