International Medical Corps (IMC) est une ONG internationale basée aux états Unis d’Amérique dédiée à la réduction de la souffrance et l'élimination de l'extrême pauvreté dans les pays les plus pauvres du monde. L’ONG vise à permettre aux populations des pays en développement de réaliser des progrès majeurs dans leur vie et des progrès viables sans l’appui continu d’IMC.

 DESCRIPTION DE POSTE

Titre du poste

HR and Administration Officer

Superviseur direct

Field coordinateur

Superviseur Techniques

HR Manager

Localisation

Tombouctou avec de constantes visites sur terrain à  

Gourma Rharous

 Grille salariale

Niveau compétitif selon l’expérience et les compétences avérées

 

  • Description de la fonction:

 Le RH et Administration Officer a le rôle principal d’assister le Field Coordination dans la gestion et le suivi des procédures administratives et ressources humaines au niveau de Timbuktu ainsi qu’au niveau de terrain (Gourma-Rharous et CSCOM). Il a également dans ses attributions la gestion de tous les aspects liés aux recrutements, aux congés, à la classification des dossiers, la formation et l’orientation des employés   à travers une collaboration étroite et directe avec le field Coordinator et le RH Manager de Bamako.

.2-  Responsabilités 

Taches principales

  1. Administration et gestion de ressources humaines

 

  • Assurer et coordonner les voyages du staff, visiteurs et consultants (itinéraire, billets, ordre de mission, demande de conge etc…) en collaboration avec les services de la logistiques et sécurité, y compris les logements et déplacements.

 

Coordination de la gestion performances des employés et gestion des talents ; y compris la dissémination et la formation sur la politique ; la planification et l’appui au processus d’évaluation de performance de tout le personnel de IMC base au Nord du Mali,

 

  • Assurer le rapportage mensuel mandataire en matière du personnel, y compris les rapports de suivi des congés et autres

 

  • S’assurer de la disponibilité mensuelle des listes, bulletins de paie, Timesheet et leur accessibilité par le département des finances et RH et faire les copies et scanner des documents pour envoie au bureau national
  • Assurer la dissémination, la formation obligatoire et l’adhésion de tout le personnel aux codes de conduites d’International Medical Corps et faire le suivi et contrôle nécessaire en la matière

 

  • Tient informé tout le personnel de la mission sur les notes de service en vigueur et d’autres mesures administratives.

 

  • Promouvoir l’égalité homme /femme et l’équité genre dans les aspects en rapport avec le personnel.

 

  • Préparer les dossiers d’orientation en faveur des nouveaux employés 

 

  • S’assurer que toute nouvelle unité reçoit une induction au début de son contrat avec IMC, selon la politique interne d’induction ; et que le document du plan d’induction est signé par toutes les personnes impliquées et classé dans le dossier individuel de l’agent
  • Assurer notamment le lien entre le service administratif d’IMC et les différents organismes de l’Etat (INPS, Inspection de travail etc.)
  • Soutenir tout le personnel, y compris en situation d’urgence, et cela de manière appropriée ;

 

  1. Administration de la Base

 

  • S’assurer de l’entretien du bureau et du Staff House, fourniture et réparation y compris la cuisine ainsi que les ustensiles de cuisines. Demander le renouvellement en cas de détérioration.
  • Identifier les besoins mensuels du bureau et des maisons, initier les PRs pour les dépenses de fonctionnement relevant de l’administration et procéder à l’approvisionnement.
  • Appuyer la Field Coordinateur dans la préparation, la communication et l’organisation des réunions. Ceci inclut la préparation et le partage des calendriers de réunions hebdomadaires avec l’équipe de la base, de l’agenda, la préparation et le partage des documents des réunions, la prise des notes et la rédaction des comptes rendus, puis leur dissémination en accord avec le comité de SMT ;

 

  • Assurer la gestion des agendas de l’utilisation de la salle de réunion ;

 

  • Préparer tous les courriers sortants et recevoir les correspondances externes en assurant leur classement et archivage selon les procédures mises en place
  • Assister le Field Coordinateur et le département des Ressources Humaines dans toutes ses tâches et exécuter toutes les tâches confiées par la chargée des Ressources Humaines et de l’administration ou Field Coordinateur.

 

  1. Recrutement et Embauche

 

  • Préparer en collaboration avec les superviseurs les descriptions de postes, termes de références et exigences relatives au personnel ; 

 

  • Assister le département des Ressources Humaines dans les processus de recrutement 
  • S’assurer du calendrier relatif aux prorogations de contrats, nouveaux contrats, et interruptions de contrats et communiquer avec les RH ;

 

  • En collaboration avec le RH Manager, Préparer des rapports réguliers sur le suivi du recrutement ;

 

  • Veiller à la mise à jour régulière et au partage des organigrammes, listes de contacts et autres informations critiques.

 

  1. Développement, bien-être, etc. du personnel

 

  • Veiller au respect des règles de conduite et de discipline par le personnel et organiser des évaluations régulières de leur travail. Veiller à la préparation d’un entretien et d’un compte-rendu de départ, au départ des employés ;

 

  • Veiller à ce que le personnel se restaure régulièrement et ait accès à des soins de santé, le cas échéant ;

 

  • S’assurer de l’accessibilité de services visant au bien-être du personnel, comme par exemple du conseil.

 

  1. Qualifications du candidat
  • Minimum BAC + 3 en Ressources Humaines, en Droit ou un cursus académique diplômant équivalent
  • Avoir une expérience de 2 ans minimum à un poste similaire de préférence au sein d’une organisation humanitaire
  • Compétences avérées dans la gestion des ressources humaines de l’administration
  • Habilité à travailler dans le strict respect de la confidentialité qu’exige un tel rôle, respect des principes d’IMC et des exigences des bailleurs.
  • Bonne communication à l’orale et à l’écrit.
  • Bonne connaissance des lois relatives à l’embauche et des bonnes pratiques des ressources humaines au Mali
  • Maitrise de l’outil informatique avec un niveau très avancé sur Excel et Word.

 

Savoir être

 

  1. Ouverture d'esprit et esprit de bon sens
  2. Adaptabilité et souplesse
  3. Esprit d'équipe, bonnes capacités relationnelles
  4. Dynamique et enthousiaste

 

NB : Etre disponible à faire toute autre tâche à la demande de la hiérarchie pour la bonne marche du programme. Le personnel peut être déployé partout là où le besoin se fait sentir et ce, dans l’intérêt de la mission de IMC Mali en général.

 

Le dossier de candidature doit comporter :

Un CV en français détaillé y compris 3 références, une lettre de motivation, des photocopies des diplômes et ainsi que des attestations.

Le dossier de candidature doit être envoyé  via email à recruitment.bko@internationalmedicalcorps.org  et doit comporter la mention du poste dans l’objet.

 

Les dossiers de candidature doivent être envoyés au plus tard le 28 Mai 2019 à 17h00.

 

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés pour un test écrit. Les diplômes et/ou attestations seront demandés le jour de l'entretien pour consultation et une copie sera gardée ou demandée pour les candidats retenus ou en stand-by dans notre base de données.

 

 

NB : Les candidatures féminines sont très encouragées.