International Medical Corps est une ONG internationale basée aux Etats Unis d’Amérique dédiée à la réduction de la souffrance et l'élimination de l'extrême pauvreté dans les pays les plus pauvres du monde. L’ONG vise à  permettre aux populations des pays en développement de réaliser des progrès majeurs dans leur vie et des progrès viables sans l’appui continu d’IMC.

 

DESCRIPTION DU POSTE

Intitulé du poste

Chargé de la  Logistique

 

Nombre de postes

UN (1)

Superviseur hiérarchique direct :

 

Coordinateur de Base

Lien Technique

Coordinateur Logistique

 

Lieu d’affectation:

 

Tombouctou avec de constantes visites sur terrain à  Gourma Rharous

Expérience requise

4 ans expérience logisticien humanitaire

 

Grille salariale

Niveau compétitif selon l’expérience et les compétences avérées

Description de la fonction:

Soutenir les activités du Projet avec les moyens, procédures et outils qu’il définira avec le Coordinateur de Base  afin de faciliter la bonne réalisation des objectifs opérationnels :

•   Veiller à la mise en œuvre et au respect des procédures, politiques, outils de gestion logistiques IMC ; au besoin, faire des propositions d’amélioration.

•   Assurer l’approvisionnement logistique et médical du Projet.

•   Assurer la gestion et le suivi logistique des ressources matérielles du Projet, sous la supervision des référents hiérarchique et technique.

•   Mettre en œuvre les activités de support (communication, électricité, transport), ainsi que les autres activités logistiques nécessaire à la réalisation des objectifs médicaux (construction/réhabilitation, eau/hygiène/sanitaire, etc.).

Coordonner le travail de l’équipe logistique de terrain, assurer leur formation et leur évaluation.

Conformité et respect des politiques internes
Le Titulaire du poste :

 

ü  S’engage à respecter le code de conduite de IMC et la politique de respect des bénéficiaires et de prévention d’abus de tout genre à l’endroit des femmes et des enfants.

ü  S’engage à faire preuve de professionnalisme et d’une éthique fondée sur les principes humanitaires et du Do No Harm;

ü  Avoir un comportement exemplaire vis-à-vis des bénéficiaires, des communautés, des autorités, des bailleurs de fonds durant toute la période d’emploi avec IMC.

ü  S’engage au respect strict de la politique interne en matière de gestion de la sécurité et au suivi des règles de sécurité qui seront établies selon le contexte.

ü  S’engage à tenir le classement des dossiers pour assurer la continuité et la capitalisation des expériences de ce poste.

 

Responsabilités 

Taches principales

·         Participe à la mise en œuvre des choix techniques, des politiques et procédures logistiques définis par le référent technique, et veille à leur bonne application ainsi qu’à l’utilisation correcte des outils et documents de suivi logistique.

·         Mise en œuvre des aspects techniques prévus pour la politique de réduction des risques pour le projet, assure la faisabilité technique du plan d’évacuation.

·         Participe à l’élaboration et/ou la mise à jour de la politique de sécurité sur le Projet.

·         Participe à l’évaluation des besoins matériels et humains nécessaires à la réalisation des activités logistiques sur le Projet, en collaboration avec les référents hiérarchique et technique.

·         Assiste les référents hiérarchique et technique dans la réponse aux urgences en :

-       tenant à jour ses stocks d’urgence ;

-       participant à la mise à jour du plan de préparation aux urgences ;

-       assurant le détachement du personnel logistique sans entraver les activités régulières.

·         Participe à l’élaboration, la mise à jour et le suivi du budget logistique, en collaboration avec le Coordinateur de Terrain

·         Veille à la bonne utilisation, au suivi et à la maintenance régulière (dans le respect des standards de IMC), ainsi qu’à la sauvegarde de l’ensemble des infrastructures, installations et équipements, à travers notamment la mise en en place et le suivi de mesures/règles de sécurité (vol, incendie, etc.).

·         Assure l’entretien et la maintenance des infrastructures de santé, des bâtiments logistiques, administratifs, et des lieux d’habitation et de l’équipe IMC.

·         Assure de bonnes conditions de vie aux équipes et veille au respect des mesures d’hygiènes définies par le référent technique, en collaboration étroite avec le Référent Médical.

·         En l’absence du Coordinateur de Terrain et sur demande du SMT, assure le suivi de la sécurité.

·         Organise le système d’approvisionnement suivant les dispositions locales ou régionales ou en accord direct avec le référent technique, en fonction des facilités d’importation de matériel et/ou médicaments.

·         Effectue les achats locaux en respectant les règles d’approvisionnement IMC. Il garantit la qualité des produits, du service fournis, du délai et de la compétitivité des prix (plusieurs devis), dans le respect de la déontologie.

·         Prépare les bons de commandes pour les achats selon les besoins logistiques, médicaux et administratifs, en respectant les procédures (utilisation Logistics, signatures des commandes, etc.).

·         Assure le suivi administratif des commandes internes et externes ; veille à ce que tous les documents relatifs à ces commandes (purchase request, purchase order, way-bill, packing-list, etc.) soient classés et archivés.

·         Veille aux conditions de réception du fret ou matériel arrivant par camion, ainsi qu’à l’organisation et la préparation (y compris emballage et documentation) du matériel devant être envoyé.

·         Veille sur l’entreposage, le conditionnement et la gestion des stocks (matériel logistique, papeterie et produits d’entretien), et apporte un soutien technique aux équipes médicales pour la(les) pharmacie(s) et au magasinier pour la gestion de l’entrepôt.

·         Respect les règles de stockage relative aux produits stockés (nourriture, produit dangereux,….)

·         Veille au suivi quotidien des mouvements (consommation), de la mise à jour des fiches de stocks, autorisations d’entrées/ sorties de stocks.

·         Effectue, selon la fréquence définie avec le référent technique, un inventaire physique de tous les stocks, ainsi que de l’ensemble des biens d’IMC.

·         Evalue régulièrement les surfaces de stockage utilisées par rapport aux besoins du Projet (volume, sécurité, etc.) ; propose au référent technique les adaptations possibles (nouveaux locaux, etc.).

 

·         Réalise un diagnostic de la situation sanitaire du projet et de l’environnement des bénéficiaires

·         Met en place les activités EHA prévues pour le Projet ; propose des améliorations si nécessaire.

·         En collaboration avec le référent technique, définit et met en œuvre toutes les activités de construction et réhabilitation du Projet, et en assure le suivi.

·         Supervise et encadre les équipes en charge des projets de construction/réhabilitation.

 

V.            Véhicules

·         Veille à maintenir un parc de véhicules qui correspond aux besoins du Projet en taille, et en qualité ; propose les changements nécessaires au référent technique.

·         Veille à la bonne gestion du parc de véhicules, à l’entretien régulier et à la bonne tenue du Logbook.

·         Veille à l’organisation des transports (mouvement quotidien des véhicules), en collaboration avec le référent hiérarchique, en tenant compte des besoins du Projet et des aspects sécuritaires.

·         Assure le suivi de consommation de carburant des véhicules et appareils mécaniques (générateurs), ainsi que de l’utilisation de pièces détachées.

·         S’assure de la sécurité des personnes et du matériel lors des transports.

·         Supervise et encadre les équipes de chauffeur et mécaniciens et personnel impliqué.

 

VI.          Télécommunications & Informatique

·         Garantit l’adéquation entre les moyens et les besoins en communication ; propose un nouveau set up si nécessaire.

·         Garantit l’accès à un moyen de communication d’urgence 24h/24 et 7j/7.

·         Veille au bon fonctionnement, utilisation, entretien et suivi des équipements de communication (radio HF, VHF, Codan, ordinateurs, imprimantes, scanners, routeur etc.).

·         S’assure de la mise à jour de la liste des contacts radio et téléphoniques.

·         Veille au briefing du personnel du projet sur le fonctionnement et les modalités d’utilisation des moyens de communication.

·         Encadre les opérateurs radios et informatiques

 

VII.         Ressources Humaines

·         Propose l’organigramme de l’équipe logistique du Projet au coordinateur de base et logistique. En collaboration avec l’administrateur de la mission définit les niveaux de responsabilité et les profils de poste de chacun des collaborateurs de l’équipe logistique.

·         Il s’assurera entre autre que l’équipe logistique nationale est dimensionnée pour assumer les supports logistiques quotidiens (fondamentaux) du projet lors de ses périodes d’absence.

·         Assure le briefing logistique, technique et communication du projet à l’ensemble des employés internationaux et cadres nationaux,

·         En respect des règles éthiques et des procédures mise en place par l’administrateur de la mission, assure le recrutement des membres de son équipe (véhicules, stocks, achats, gardiennage, etc.).

·         Assure la supervision, le suivi, et l’évaluation des membres de l’équipe logistique.

·         Propose les personnels cadre de son équipe aux formations nationales et internationales.

·         Avec les RH, propose et organise des sessions de formations pour ses équipes

 

VIII.       Administration

·         Négocie les conditions des contrats de location de véhicules et des contrats cadrent sous la supervision du département programme et le référent technique.

·         Assure la validation technique des infrastructures et bâtiments loué, ainsi qu’à la rédaction des règles de Sécu se rapportant à ces surfaces (visiteurs autorisés, etc.).

·         Veille à ce que tous les documents relatifs aux infrastructures, installations et équipements soient classés et archivés de manière organisée.

 

IX.          Information

·         Entretient un réseau de contacts dans son domaine de compétences (partenaires, autres ONG,  autorités locales, fournisseurs, etc.) ; participe aux réunions logistiques avec les partenaires.

·         Organise régulièrement des réunions avec ses équipes, afin de partager toutes les informations et problématiques, cas échéant trouver des solutions.

·         Communique quotidiennement avec les Logisticiens Spécialisés afin d’assurer une bonne compréhension sur les activités et les priorités de chacun.

 

X.            Reporting

·         Assure le rapportage mensuel / trimestriel / annuel de toutes les activités au niveau Log Terrain.

·         Participe à la rédaction et la révision de tous les documents de rapportage opérationnel (plans d’action, budget, plan d’achat, etc.).

·         Rédige, en fonction des fréquences établies sur la Mission, les rapports d’activités, et veille à ce que les données statistiques soient régulièrement mises à jour.

·         Evalue la qualité du service logistique de son Projet en remplissant le formulaire des fondamentaux tous les trimestres.

·         Communique immédiatement à son référent hiérarchique et/ou technique toute information ayant ou pouvant avoir un impact sur la sécurité du personnel et/ou des biens d’IMC.

·         Signale immédiatement au référent hiérarchique tout problème survenant sur le Projet, notamment dommage, perte, tentative d’effraction ou vol.

 

Profil du Candidat

§  Minimum BAC + 4 en Logistique, Transport ou Informatique ou un cursus académique diplômant équivalent

§  Avoir une expérience de 4 ans minimum (obligatoire) à un poste similaire au sein d’une organisation humanitaire

§  Compétences en gestion de la logistique dans le domaine de la gestion de la chaîne d'approvisionnement (approvisionnement, adjudication, passation de marchés, dédouanement, transport, entreposage, etc.) gestion de la flotte et gestion d'actifs.

§  Habilité à travailler dans le strict respect de la confidentialité qu’exige un tel rôle, respect des principes d’IMC et des exigences des bailleurs.

§  Excellentes compétences en matière d'organisation et de résolution de problèmes, analytiques et pragmatiques.

§  Possibilité de définir des problèmes, collecter des données, établir des faits et tirer des conclusions valables. Possibilité d'interpréter une grande variété d'instructions techniques dans le domaine médical et la créativité et la créativité essentielles pour travailler avec un large éventail d'activités de programme.

§  Possibilité d'ajouter, de soustraire, de multiplier et de diviser en toutes les unités de mesure, en utilisant des nombres entiers, des fractions communes et des décimales. Possibilité de calculer le taux, le ratio et le pourcentage et dessiner et interpréter les graphiques à barres.

§  Français : Possibilité de lire, d'analyser et d'interpréter les procédures techniques, ou les règlements gouvernementaux. Possibilité d'écrire des rapports. Capacité de présenter efficacement des informations et de répondre aux questions des gestionnaires.

§  Anglais : Possibilité de lire, d'analyser et d'interpréter les procédures techniques ou les procédures des bailleurs. Possibilité d’écrire des rapports

§  Maitrise de l’outil informatique avec un niveau très avancé sur Excel, Visio, PowerPoint et Word.

§  Possibilité de faire face à des situations stressantes et travailler avec des ressources limitées.

§  Sensibilisation interculturelle profonde et connaissance approfondie des problèmes de santé

§  Compréhension des concepts de santé et de développement dans les pays en développement.

§  Excellentes compétences en communication, à la fois orale et écrite.

§  Excellentes compétences en auto-motivation.

§  Expérience dans le traitement efficace du personnel national et international. La capacité de traiter avec un large éventail de personnes.

§  Capacité d'exercer un bon jugement et de prendre des décisions indépendamment. Excellentes compétences en prise de décision.

§  Excellente capacité à gérer plusieurs tâches et de nombreux détails administratifs dans un environnement à évolution rapide et en constante évolution.

§  Extrêmement flexible, et avoir la capacité de faire face à des situations stressantes et des frustrations.

§  La créativité et la capacité de travailler avec des ressources limitées.

§  Doit pouvoir travailler de façon autonome ou en équipe dans des conditions difficiles et stressantes.

Savoir être

·                     Ouverture d'esprit et esprit de bon sens

·                     Adaptabilité et souplesse

·                     Esprit d'équipe, bonnes capacités relationnelles

·                     Dynamique et enthousiaste

 

 

Cette liste de taches et d’objectifs n’est pas exhaustive.  En raison de la nature et en fonction de l’évolution de l’activité d’International Medical Corps, l’employé peut donc être appelé à effectuer des tâches non mentionnées dans son profil de poste et demandées par le Superviseur direct.

 

Le dossier de candidature doit comporter:
Un CV en français détaillé y compris 3 références
Une lettre de motivation, des photocopies des titres scolaires ainsi que des attestations de services rendus.

Le dossier de candidature doit être envoyé  via email à recruitment.bko@internationalmedicalcorps.org et doit comporter la mention du poste dans l’objet.
Les dossiers de candidature doivent être envoyés au plus tard le 02 Juin 2019
à 17h00.

 
Seuls les candidats présélectionnés seront contactés pour un test écrit. Les diplômes et/ou attestations seront demandés le jour de l'entretien pour consultation et une copie sera gardée ou demandée pour les candidats retenus ou en standby dans notre base de données.

NB : Les candidatures féminines sont très encouragées.