Projet : EPIC

Intitulé du poste : Assistant de Programme

Lieu d’affectation : Bamako, Mali

Type de contrat : CDD

Durée : 01 an

 

Résumé de l’emploi :

Effectue et assure des tâches administratives, programmatiques et de soutien logistique. Prépare des documents et des rapports, compile les dossiers, organise les fichiers du projet, affiche des informations et distribution de courrier dans les différents départements en s’assurant que les réponses aux différentes requêtes internes et externes. Sert de ressource principale pour l’aide au programme.

 

Responsabilités:

 

  • Aide le personnel du programme à faire part des demandes d’autres membres du personnel du bureau pays, de partenaires, du ministère de la sante et des affaires sociales ou de donateurs ;
  • Coordonne les visites techniques, les autorisations de voyage, les rapports de dépenses et les contrats pour soutenir la mise en œuvre de projet ;
  • Organise toutes les réunions (en face-à-face ou virtuelles) et s’assure que tous les rapports sont partagés avec tous les membres dupersonnel. Suis toutes les prochaines étapes des réunions et coordonner leurs enregistrements dans les rapports de projet ;
  • Prépare des documents, des rapports et du matériel d’information à l’intention des consultants, du personnel et des partenaires ;
  • Participe à l’orientation/formation du nouveau personnel administratif/de soutien, tant au niveau central que sur le terrain ;
  • S’assure que la documentation et les rapports font l’objet d’un suivi régulier et qu’ils respectent les normes du programme (qui comprennent à la fois les recommandations des bailleurs de fonds et les normes/orientations nationales) ;
  • Participe à l’élaboration de tous les documents de projet, des SOP et des rapports trimestriels/semestriels ;
  • Effectue les activités de routine quotidienne de façon indépendante avec sa propre initiative ;
  • Effectue d’autres tâches connexes telles qu’assignées.

 

Résolution et impact des problèmes :

  • Travaille sur des problèmes qui sont de nature routinière et qui sont des procédures et des politiques standard ;
  • Travaille de façon indépendante et au sein d’une équipe sur des projets et/ou programmes spéciaux non récurrents et en cours ;
  • Exerce le jugement dans les pratiques et les politiques définies pour s’acquitter de ses fonctions ;
  • Les décisions prises ont généralement une incidence sur leur propre emploi ou sur un domaine fonctionnel spécifique.

 

Supervision donnée/reçue :

 

  • N’a aucune responsabilité de supervision ;
  • Utilise le jugement indépendant pour déterminer le flux de travail et les priorités ;
  • Reçoit des instructions sur les nouvelles affectations ;
  • Fait généralement rapport au directeur de projet.

 

Éducation:

 

Diplôme associé ou son équivalent dans le domaine des sciences international, communications, Éducation, Santé, Comportementales, Développement international, sciences de la vie et des sciences sociales, Développement humain ou Domaine connexe.

 

Expérience:

 

  • Nécessite généralement de 1 à 2 ans d’expérience en matière de programmes et de soutien administratif ;
  • Capacite de communiquer de manière claire et positive avec les clients et le personnel ;
  • Doit être capable de lire, d’écrire et de parler couramment l’anglais ; une bonne maîtrise de la langue Française ;
  • Expérience préalable dans une organisation non gouvernementale (ONG) préférée (avec le financement de l’USG).

 

Exigences physiques typiques :

 

  • Environnement de bureau typique ;
  • Capacité de s’asseoir et de se tenir debout pendant de longues périodes de temps ;
  • Capacité de soulever 5-50 lbs.

 

Technologie à utiliser :

 

Ordinateur personnel, Microsoft Office (c.-à-d. Word, Excel, PowerPoint, Teams, etc.), SharePoint, e-mail, téléphone, imprimante, calculatrice, photocopieur, téléphones cellulaires et autres appareils portatifs.   

 

Conditions de voyage : 10%-25%

 

Dossier à Fournir : les dossiers de candidatures doivent comporter :

  • Une lettre de motivation mentionnant le titre du poste
  • Un CV détaillé mis à jour ;
  • Les copies certifiées des diplômes et attestations de travail ;
  • Les contacts de deux références professionnelles (de préférence les Superviseurs directs).

Les dossiers de candidature doivent être envoyés au plus tard le 06 octobre 2020 à 17h00 précises uniquement via l’adresse électronique suivante : FHI360Mali@fhi360.org

 

FHI 360 offre un environnement de travail inclusif et donne une opportunité égale sans distinctions de race, âge, sexe, ethnie et Religion.

 

NB : Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront convoqué(e)s pour les interviews. Les dossiers de candidatures ne seront pas retournés