RECRUTEMENT INTERNE - EXTERNE

 

Titre du poste

Assistant Administrateur (Bandiagara)

Département 

Administration

Période d’affichage 

Du 12 janvier 2021, 8h au 19 janvier 2021 17h

Nombre de postes à combler 

1 poste

Niveau

6

 

 

Description de l’organisation

 

L’Alliance Médicale Contre le Paludisme–Santé Population (AMCP-SP) est une Organisation Non Gouvernementale humanitaire médicale nationale, apolitique, à but non lucratif, impartiale et indépendante. Elle est reconnue sous le n°205/MATCL-DN du 04 novembre 2010 et enregistrée sous la dénomination « Alliance Médicale Contre le Paludisme» à sa création le 09 janvier 2010, en assemblée générale, sous le n°441/MATD-SG du 30 mai 2018, elle a été enregistrée sous la nouvelle dénomination « Alliance Médicale Contre le Paludisme –Santé Population» ce qui n’en tâche nullement ses objectifs, ses valeurs /principes ni sa vision et sa structure qui demeurent inchangés.

L’AMCP-SP obéit aux principes et règlements de la solidarité internationale pour l’accès des populations aux soins de santé primaires de qualité. Elle rassemble des individus et des structures qui partagent les mêmes visions et les mêmes objectifs au bénéfice  des populations, dans le strict respect de l’éthique médicale universelle et de la déontologie professionnelle, afin de sauver des vies humaines et alléger leurs souffrances, en situations de conflits, d’épidémies, de catastrophes naturelles ou humaines.

L’AMCP-SP se retrouve à travers les valeurs comme le respect des bénéficiaires, la transparence, l’obligation de résultats, l’équité/genre et la neutralité. Ses domaines d’intervention sont focalisés sur la santé/Nutrition, la recherche opérationnelle, la santé environnementale et l’urgence humanitaire.

Depuis Mai 2011, L’AMCP-SP (Alliance Médicale Contre le Paludisme- Santé Population) est partenaire de  ALIMA (The Alliance for International Medical Action), une ONG internationale, ayant pour objectif de produire des secours médicaux lors de situations d’urgences ou de catastrophes médicale, mais aussi de participer à la réduction de la fracture entre les moyens d’une médecine moderne et l’accessibilité à cette médecine pour une partie de la population mondiale, se sont associés pour prendre en charge, conjointement, un programme de prévention et de prise en charge de la malnutrition et du paludisme au Mali.

Cette collaboration intervient dans le cadre de la reprise d’un projet de Médecins Sans Frontières Belgique dans le cercle de Kangaba, au sud-est du pays. ALIMA et l’AMCP-SP associent leurs forces, leur expérience et leurs compétences dans cette initiative afin de mener à bien ce projet et lutter ensemble contre la mortalité infantile. L’objectif principal est de réduire la mortalité des enfants de moins de 5 ans et des femmes enceintes liée au paludisme, à la malnutrition et aux maladies fébriles.

En mai 2012, l’AMCP-SP/ALIMA a ouvert un programme de prise en charge médical et nutritionnel dans le Nord Mali (Région de Tombouctou), dans les Districts sanitaires de Diré et Goundam - afin d’assurer la continuité et la gratuité de la prise en charge des soins des populations.

 

Aujourd’hui, l’AMCP-ALIMA est présente dans le DS de Niono, région de Ségou, les DS de Goundam et Diré, région de Tombouctou et le DS de la Commune I, région de Bamako.

 

Avec l’avènement de la pandémie de Covid-19, AMCP-SP/ALIMA soutient le district sanitaire de la Commune I (région sanitaire de Bamako), Niono (Région de Ségou) et Goundam et Diré (Région de Tombouctou) dans le cadre de la prévention et du contrôle de l’infection (PCI) ainsi que la sensibilisation de la population.

 

 

Présentation du poste

 

Elle/IL rend compte à l’Administrateur Projet sur toutes les questions finances et ressources humaines.

Elle/Il collabore et interagit avec l’équipe médicale, les autres équipes supports et les partenaires AMCP-SP/ALIMA.

 

Responsabilités

1.       La Gestion Administrative et Ressources Humaines

  • Appliquer les politiques et les procédures du Projet Commun ;
  • Gérer les informations personnelles des employés en toute confidentialité ;
  • Assurer une qualité appropriée de tous les dossiers individuels et leur mise à jour en tout temps
  • Suivre l’enregistre les nouveaux employés auprès de l’INPS et de l’AMO ;
  • Assurer le suivi des congés payés et autres absences du personnel ;
  • Compiler les fiches de pointages et participe à la préparation de la base de données salaires ;
  • Transmettre et informer les nouveaux employés sur les politiques et règlements des RH ;
  • Assurer le suivi des mouvements des staffs (réservation de vol, cotation billet break) ;
  • Gérer le personnel de maison (femme de ménage, cuisinière) ;
  • Contribuer à assure la documentation à l’appui d’un processus de fin de contrat de qualité en respectant les exigences légales ;
  • Participer à l’organisation d’activités sociales pour le personnel ;
  • Participer à l’établissement de rapports réguliers sur la situation des RH et élabore des statistiques.
  • Assurer la responsabilité de toute correspondance et classement de la documentation administrative ;
  • Préparer les contrats de collaboration ;
  • Assurer le suivi administratif des dossiers (personnel par exemple) ;
  • Gérer l’accueil, traiter le courrier administratif
  • Exécuter toutes autres tâches administratives connexes

 

  1. La Gestion Financière et Comptable

 

  • Connaître parfaitement, respecte et assure la stricte conformité, à tout moment, aux normes du Projet Commun ;
  • Être responsable de l’argent comptant conservé dans les petites caisses qui sont sous sa responsabilité, veille à ce que ces dernières soient manipulées de manière sûre et discrète ;
  • Contrôler les soldes d’argent disponible, anticipe les besoins de la journée (paiements, avances), demande l’argent nécessaire pour la journée au responsable administration projet ;
  • Gérer l'argent en espèce et les chéquiers en respectant les horaires de caisse établis ;
  • Maintenir un livre de caisse à jour pour chaque petite caisse, inscrit immédiatement chaque transaction IN/OUT sans exception dans le livre de caisse, s’assurer que le solde des livres de caisse reflète à tout moment le montant réel de l’argent conservé dans les caisses ;
  • Assurer que l’émission et la clôture des avances sont strictement conformes aux procédures ;
  • S'assurer de la présence et conformité des justificatifs aux procédures mises en place;
  • Examiner tout écart de caisse et le signale au Responsable Administration projet s’il ne peut l’identifier. 
  • Payer toutes les dépenses récurrentes en argent comptant (salaires, per diem, eau/gaz/électricité, etc.), recueillir les signatures requises sur les justificatifs ;
  • Refuser tout reçu invalide ou justificatif incomplet, signale immédiatement tout reçu/document litigieux/suspect au Responsable Administration projet;
  • Assurer la stricte conformité avec les procédures de contrôle de chaque caisse / devise: livre de caisse mis à jour immédiatement à chaque transaction IN/OUT sans exception, contrôle de caisse quotidien, inventaire de caisse hebdomadaire, y compris réconciliation avec SAGA, en collaboration avec le Responsable Administration projet, réalise et signe un inventaire de caisse complet le dernier jour du mois ;
  • Vérifier la qualité des bordereaux (reçus + documents), prépare la demande pour les paiements par chèques / transfert, et la soumet au Responsable Administration (mais n’est pas un signataire), en ce qui concerne les paiements par chèques ;
  • Assurer la qualité et l’exactitude de la saisie des données dans le logiciel de comptabilité (SAGA) pour tous les balzacs dont il a la gestion: assure que l’encodage est effectué chaque jour, assure la cohérence avec les reçus, l’emploi exact du plan comptable et le respect des directives standards d’encodage pour les descriptions, etc ; 
  • Vérifier que la paye mensuelle est correctement importée d’HOMERE et encodée dans SAGA ;
  • Participer à la clôture mensuelle de SAGA ;
  • Assurer le bon classement et l’archivage approprié de la comptabilité mensuelle ;
  • Assurer le paiement dans les délais de tous les impôts, charges et taxes requis conformément aux obligations légales au Mali ;
  • Respecter le feedback et les recommandations pour amélioration provenant de sa hiérarchie ;
  • Exécuter toute autre tâche spécifique à la demande du Responsable Administration projet.
  • Suivre les échéanciers de paiement pour les contrats gérés par le Responsable Administration projet
  • Assurer la traduction des pièces comptables si nécessaire.

 

  1. Reporting
  • Transmettre à l’Administrateur Projet toute information pertinente sur les éléments essentiels pour le bon fonctionnement du département administratif 

 

  1. Qualités souhaitées

 

  • Esprit critique, d'analyse et de synthèse,
  • Être organisé, discret
  • Connaitre SAGA (logiciel comptable)
  • Connaitre HOMERE (logiciel gestion ressource humaine)
  • Bien connaître le projet,
  • Sens d'organisation et de responsabilité,
  • Aptitude à encadrer et mieux réorienter ses collaborateurs,
  • Esprit d'équipe et d'initiative,
  • Dynamisme dans le respect des stratégies du projet,
  • Dévouement, disponibilité, flexibilité,
  • Respect du règlement Intérieur et de la charte AMCP-SP/ALIMA

 

 

Compétences requises

 

  • Détenir un diplôme d’études supérieures (BAC+2) en Gestion, Comptabilité
  • Posséder 2 ans d’expérience dans un poste Similaire dans une ONG;

 

 

Attitudes et qualités personnelles 

 

Esprit critique, d'analyse et de synthèse,

  • Bien connaître le projet,
  • Sens d'organisation et de responsabilité,
  • Aptitude à encadrer et mieux réorienter ses collaborateurs,
  • Esprit d'équipe et d'initiative,
  • Dynamisme dans le respect des stratégies du projet,
  • Dévouement, disponibilité, flexibilité,
  • Respect du règlement Intérieur et de la charte AMCP-SP/ALIMA

 

 

Conditions de dépôt de candidature

 

Pour postuler : Les dossiers de candidature (CV + Lettre de motivation + copie des diplômes) doivent être envoyés par email à : recrutement.amcpalima@gmail.com au plus tard le 19 janvier 2021 à 17h.  Les candidatures peuvent aussi être déposées au niveau du Bureau AMCP-SP/ALIMA de Bandiagara ou à la coordination d’AMCP-SP/ALIMA. Aucune candidature ne sera acceptée après cette période.

 

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés. Par ailleurs, l’AMCP-SP se réserve le droit de ne pas donner suite à la présente offre d’emploi ou d’écourter la période de diffusion si elle a le bon profil.

 

 

En personne : Bureau AMCP-SP/ALIMA, Quartier Hippodrome, Rue 291 Porte 405, en face de l’école Nelson MANDELA, Bamako – Mali.