RECRUTEMENT INTERNE - EXTERNE

 

Titre du poste

Superviseur Logistique Approvisionnement(Bandiagara)

Département 

Logistique

Période d’affichage 

Du 12 janvier 2021, 8h au 19 janvier 2021 17h

Nombre de postes à combler 

1 poste

Niveau

6

 

 

Description de l’organisation

 

L’Alliance Médicale Contre le Paludisme–Santé Population (AMCP-SP) est une Organisation Non Gouvernementale humanitaire médicale nationale, apolitique, à but non lucratif, impartiale et indépendante. Elle est reconnue sous le n°205/MATCL-DN du 04 novembre 2010 et enregistrée sous la dénomination « Alliance Médicale Contre le Paludisme» à sa création le 09 janvier 2010, en assemblée générale, sous le n°441/MATD-SG du 30 mai 2018, elle a été enregistrée sous la nouvelle dénomination « Alliance Médicale Contre le Paludisme –Santé Population» ce qui n’en tâche nullement ses objectifs, ses valeurs /principes ni sa vision et sa structure qui demeurent inchangés.

L’AMCP-SP obéit aux principes et règlements de la solidarité internationale pour l’accès des populations aux soins de santé primaires de qualité. Elle rassemble des individus et des structures qui partagent les mêmes visions et les mêmes objectifs au bénéfice  des populations, dans le strict respect de l’éthique médicale universelle et de la déontologie professionnelle, afin de sauver des vies humaines et alléger leurs souffrances, en situations de conflits, d’épidémies, de catastrophes naturelles ou humaines.

L’AMCP-SP se retrouve à travers les valeurs comme le respect des bénéficiaires, la transparence, l’obligation de résultats, l’équité/genre et la neutralité. Ses domaines d’intervention sont focalisés sur la santé/Nutrition, la recherche opérationnelle, la santé environnementale et l’urgence humanitaire.

Depuis Mai 2011, L’AMCP-SP (Alliance Médicale Contre le Paludisme- Santé Population) est partenaire de  ALIMA (The Alliance for International Medical Action), une ONG internationale, ayant pour objectif de produire des secours médicaux lors de situations d’urgences ou de catastrophes médicale, mais aussi de participer à la réduction de la fracture entre les moyens d’une médecine moderne et l’accessibilité à cette médecine pour une partie de la population mondiale, se sont associés pour prendre en charge, conjointement, un programme de prévention et de prise en charge de la malnutrition et du paludisme au Mali.

Cette collaboration intervient dans le cadre de la reprise d’un projet de Médecins Sans Frontières Belgique dans le cercle de Kangaba, au sud-est du pays. ALIMA et l’AMCP-SP associent leurs forces, leur expérience et leurs compétences dans cette initiative afin de mener à bien ce projet et lutter ensemble contre la mortalité infantile. L’objectif principal est de réduire la mortalité des enfants de moins de 5 ans et des femmes enceintes liée au paludisme, à la malnutrition et aux maladies fébriles.

En mai 2012, l’AMCP-SP/ALIMA a ouvert un programme de prise en charge médical et nutritionnel dans le Nord Mali (Région de Tombouctou), dans les Districts sanitaires de Diré et Goundam - afin d’assurer la continuité et la gratuité de la prise en charge des soins des populations.

 

Aujourd’hui, l’AMCP-ALIMA est présente dans le DS de Niono, région de Ségou, les DS de Goundam et Diré, région de Tombouctou et le DS de la Commune I, région de Bamako.

 

Avec l’avènement de la pandémie de Covid-19, AMCP-SP/ALIMA soutient le district sanitaire de la Commune I (région sanitaire de Bamako), Niono (Région de Ségou) et Goundam et Diré (Région de Tombouctou) dans le cadre de la prévention et du contrôle de l’infection (PCI) ainsi que la sensibilisation de la population.

 

 

Présentation du poste

 

Sous la responsabilité technique du Responsable Logistique Projet, le Superviseur Logistique Approvisionnement Projet veille :

  • à la qualité et la bonne organisation de tout le circuit d’approvisionnement sur le projet;
  • au suivi des achats, en collaboration avec le Responsable Logistique Projet;

Il est le point focal du projet pour tout approvisionnement terrain.

 

Responsabilités

1.       Objectif Principal

  • Gestion des approvisionnements du terrain;

 

  1. Objectifs Spécifiques
    • Approvisionnement et commandes :

 

  • En collaboration avec le Responsable Logistique Projet, s’assure de l’existence et du bon fonctionnement d’un circuit d’approvisionnement et du matériel (procédures etc.).
  • Rédiger avec l’appui des Responsables d’activités, le Plan d’approvisionnement terrain.
  •  Elaborer les stratégies de sa mise en œuvre, et garantie le suivi et l’analyse.
  • Communiquer régulièrement avec les responsables des activités logistique, médicale et Admin/finance sur l’approvisionnement.
  • Appuyer à l’élaboration et à la mise en place des contrats cadres avec des fournisseurs préférés.
  • Pour tout achat terrain, est le garant du respect des procédures AMCP-SP/ALIMA.
  • Mettre à disposition les documents techniques des produits (catalogues, fiches descriptives).
  • Documenter et consolider la connaissance Approvisionnement dans son environnement (type de biens disponibles, ressources maintenance, taxes et exonération, voie d'approvisionnement, et autres acteurs impliqués...)
  • Appliquer les procédures bailleurs en fonction du type d’approvisionnement à effectuer.
  • Etre le garant du bon archivage des documents d’approvisionnement, et organise l’archivage au niveau du terrain
  • Réceptionner les « bons de demande » auprès du superviseur Logistique Hospitalier après validation par le Logisticien Terrain. N’effectue aucun achat sans l’approbation du RLP Terrain
  • Lorsqu’une cotation est demandée (notée sur le bon d’achat local), utiliser les contrats cadre en cours ou sa connaissance du marché local pour obtenir le meilleur rapport qualité/prix avec toutes les informations nécessaires : prix, description des marchandises, délai de livraison, nom et adresse du fournisseur.
  • Pour tout achat local, préparer le bon d’achat local (OA), le fait approuver par le log terrain, puis le Responsable Terrain et demander une avance de fonctionnement à l’Administration.
  • Attacher les factures et bon de livraison des achats, au bon d’achat local et justifier son avance au moins une fois par semaine auprès de l’Administration.
  • Vérifier si les reçus/factures sont correctement remplis, selon les recommandations du département financier et les attacher aux bons d’achats des sites correspondants.
  • Renseigner le fichier de suivi des achats local avec les références et statut de l’achat.
  • Respecter des procédures ALIMA selon le Tableau de Validation des Engagements.
  • Mettre en place une liste des demandeurs (responsables d’activités) 
  • S’assurer de la mise en place d’un comité d’achats sur le projet.
  • Récolter des données concernant les fournisseurs (contacts, prix, fiabilité…),
  • S’assurer du bon traitement de ces données (mise à jour des listes fournisseurs et liste de prix…),
  • Faire une étude de marché régulière,
  • Etre en contact avec les fournisseurs et rédiger les contrats fournisseurs avec le Responsable Logistique Projet et Admin/Finance et s’assure qu’ils sont validés par le Coordinateur Projet
  • Elaborer les dossiers d’approvisionnement pour les besoins du projet.
  • Garantir la planification des commandes terrain avec le Coordinateur Projets, le Médecin Référent, les Responsables Admin /Fin et Logistique 
  • Evaluer les fournisseurs préférés (sous contrat cadre)

 

  • Approvisionnement et commandes :

 

  • Etre garant de la mise en place et de la bonne utilisation (selon les standards ALIMA) des outils de gestion et de suivi des stocks (Q4_stock report, Isystock, feuille de commandes, fiche de stock, inventaires etc ...).
  • Assurer la bonne organisation des stocks terrain dans le respect des procédures.
  • Mettre en place des nouveaux stocks sur le projet et en définir le fonctionnement.
  • Etre responsable de la surveillance, du suivi et la visibilité des prêts et des dons (entre le projet et avec les autres partenaires).
  • Faire les inventaires physiques réguliers des stocks.
  • Gestion des biens : avec l’appui du RLP, proposer un suivi des biens d'investissements en vue d'élaborer une politique de renouvellement. 
  • Mettre en place et défini le seuil de Sécurité : seuils de réapprovisionnement et de contingence.

 

  • Gestion des expéditions/Réceptions :

 

  • Documente les capacités du terrain selon les destinations prioritaires par moyens et type de biens à transporter.
  • Organiser et s’assurer du bon déroulement des expéditions jusqu’aux unités de consommation et de la présence des documents adéquates de transport (Waybill, Packing List, Contrat transport,)
  • Etre le référent pour le choix du moyen de transport de fret le plus adapté (UNHAS…, route).
  • Compiler les accusés de réception en provenance des responsables d’activités sur le projet
  • Réceptionner le matériel venant du gestionnaire de stock Capital
  • Faire le suivi de la procédure de sécurité mise en place en matière de transport Connaître

 

  • Gestion des équipements :
  • Etre garant de la mise en place et de la bonne utilisation (selon les standards ALIMA) des outils de gestion et de suivi des équipements (TuGères ou Marmota)
  • Gestion des ressources humaines :
  • Organiser et superviser le travail des membres l’équipe sous sa supervision. 
  • Organiser la circulation de l’information au sein l’équipe sous sa supervision

 

  • Analyse de données / Reporting :
  • Mettre en place un système de communication avec les responsables d’activités pour la collecte des données.
  • Collecter, vérifier et analyser les statistiques et données mensuelles de consommation et autres données et indicateurs en vue des rapports (mensuels, trimestriels, annuels).
  • Consolider les rapports sur les consommations des stocks logistiques (nombre total entrées de sorties, transfères entre projets...) pour chaque activité et le projet en général.
  • S’assurer de la circulation vers les autres membres de l’équipe de l’information concernant l’état des stocks, la gestion des stocks et l’état des consommations.
  • S’assurer que les Tugères, Marmota, Tucommandes, les Q4-stock report sont renseignés, et soumettre au RLP à temps pour analyse.

 

  • Support technique
  • Effectuer des visites dans les CSCOM et CSRef du projet pour s’assurer de la bonne gestion du circuit d’approvisionnement des unités de consommations et de la bonne tenue des stocks (propreté, péremption, conditions de stockage…).
  • Rédiger un rapport de fin de visite pour chaque projet visité, avec évaluation, interventions et recommandations.
  • Evaluer les besoins et solliciter les formations nécessaires du personnel.

 

  1. Qualités souhaitées

 

  • Esprit critique, d'analyse et de synthèse,
  • Être organisé, discret
  • Tugères, Marmota, Tucommandes, les Q4-stock
  • Sens d'organisation et de responsabilité,
  • Aptitude à encadrer et mieux réorienter ses collaborateurs,
  • Esprit d'équipe et d'initiative,
  • Dynamisme dans le respect des stratégies du projet,
  • Dévouement, disponibilité, flexibilité,
  • Respect du règlement Intérieur et de la charte AMCP-SP/ALIMA

 

 

Compétences requises

 

  • Détenir un diplôme d’études supérieures (BAC+2) en Logistique
  • Posséder 2 ans d’expérience dans un poste Similaire dans une ONG;

 

 

Attitudes et qualités personnelles 

 

  • Esprit critique, d'analyse et de synthèse,
  • Bien connaître le projet,
  • Sens d'organisation et de responsabilité,
  • Aptitude à encadrer et mieux réorienter ses collaborateurs,
  • Esprit d'équipe et d'initiative,
  • Dynamisme dans le respect des stratégies du projet,
  • Dévouement, disponibilité, flexibilité,
  • Respect du règlement Intérieur et de la charte AMCP-SP/ALIMA

 

 

Conditions de dépôt de candidature

 

Pour postuler : Les dossiers de candidature (CV + Lettre de motivation + copie des diplômes) doivent être envoyés par email à : recrutement.amcpalima@gmail.com au plus tard le 19 janvier 2021 à 17h.  Les candidatures peuvent aussi être déposées au niveau du Bureau AMCP-SP/ALIMA de Bandiagara ou à la coordination d’AMCP-SP/ALIMA. Aucune candidature ne sera acceptée après cette période.

 

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés. Par ailleurs, l’AMCP-SP se réserve le droit de ne pas donner suite à la présente offre d’emploi ou d’écourter la période de diffusion si elle a le bon profil.

 

 

En personne : Bureau AMCP-SP/ALIMA, Quartier Hippodrome, Rue 291 Porte 405, en face de l’école Nelson MANDELA, Bamako – Mali.

 

Téléphone : + 223 20 24 19 48.

NB : AMCP-SP/ALIMA se réserve le droit de ne pas donner suite à cet avis.