Référence : Assist-Log/MNK/09/2019

Département: Logistique                                                   

Poste : Assistant Achat Zone

Nombre de place : 01

Localisation: Ménaka

Date de début: immédiat   

 

  1. ACTED

 

ACTED est une ONG créée en 1993 dont l’objet est la mise en œuvre de programmes d’urgence, de reconstruction et de développement dans les pays en crise et en voie de développement.

ACTED intervient aujourd’hui, dans 34 pays sur 5 zones (Asie, Afrique, Amérique, Europe et Moyen- Orient) et emploie environ 300 expatriés et près de 4000 nationaux.

 

  1. Profil pays

 

ACTED est présente au Mali depuis avril 2012, date à laquelle une équipe a été envoyée afin de lancer des programmes d’urgence en réponse à la crise complexe que subit le pays. Depuis, ACTED a travaillé et travaille toujours dans différents secteurs d’intervention :

  • sécurité alimentaire et appui à la relance économique
  • lutte contre la malnutrition au niveau communautaire et sanitaire
  • accès à l’eau, à hygiène et à l’assainissement
  • appui à l’éducation et à la formation professionnelle
  • appui des ménages retournés et rapatriés dans la reconstruction de leur abri
  • appui multisectoriel aux déplacés internes et aux réfugiés urbains, y compris en matière de prévention et de réduction des violences basées sur le genre
  • Prévention et lutte contre la Maladie à Virus Ebola.

 

III. Profil de poste

 

En raison de la nature du travail et en fonction de l’évolution des programmes d’ACTED, cette liste n’est pas exhaustive.

 

L’employé peut être amené à effectuer d’autres tâches non mentionnées dans ses termes de référence pourvu que celles-ci ne le détournent pas du descriptif de poste.

 

DESCRIPTION DES TACHES

 

L’Assistant(e) Achat travaille sous la supervision directe du chargé de Logistique et hiérarchique du Responsable logistique .Ses principales tâches sont les suivantes :

-           Effectuer les commandes de la base (avec les techniciens et/ou les superviseurs si nécessaire) et les soumettre au Logisticien conformément à la procédure.

-           Respecter les procédures d’achat effectuées et les soumettre à son superviseur (cotation, référence des fournisseurs, suivi de commande, contrat, …).

-           Garantir le suivi de toutes les commandes de la base « suivi de commande » et assurer une bonne communication de leur suivi auprès des équipes terrain (temps de livraison, problèmes rencontrés,…) de façon hebdomadaire.

 

-           Assure l’arrivée du matériel et les procédures de livraison (bon de livraison, emballage, qualité du matériel, code budgétaire conforme, référence conforme,…).

 

Responsable du suivi des achats

 

-           Connaître parfaitement le processus de détermination du scénario d’achat

-           Connaître parfaitement les détails des scénarios d’achat et les procédures particulières (contrats cadres, conventions de collaboration, mémos d’amendement, etc…)

-           Connaître parfaitement les documents à établir et les signatures à recevoir avant validation de l’acte d’achat

-           Soumettre les documents d’achat aux bons interlocuteurs, en temps voulu et de manière groupée

-           Vérifier que le dossier est complet avant d’effectuer l’achat (respect des procédures)

-           Remplir quotidiennement le suivi des achats de manière exhaustive et avoir un regard critique sur les achats en souffrance

-           Prendre les actions nécessaires à la résolution des achats en souffrance selon les niveaux de priorité

-           Compléter le classeur FLAT et les classeurs scénario A avec tous les documents d’achat requis suivant la procédure

-           Justifier les avances reçues au plus vite

 

 

Responsable des démarches d’achat auprès des fournisseurs

 

  • Avoir la connaissance des opportunités d’achat sur toutes les zones d’exercice d’ACTED
  • Avoir la connaissance des données d’achat sur sur toutes les zones d’exercice d’ACTED
  • Négocier les prix avec les fournisseurs quand la procédure le permet
  • Remettre les documents d’achat aux fournisseurs si besoin pour signature
  • Contrôler la qualité et la quantité de la marchandise en fonction de l’ Order Form
  • Valider les échantillons (se faire appuyer d’un technicien au besoin).
  • Contrôler la quantité : peser le matériel, compter le nombre d’article ou de boîte, … avec le magasinier (bon de réception) à réception si besoin.
  • Mettre à jour hebdomadairement la base de données fournisseurs sur la base suivant les objectifs de fiches d’enregistrement définies avec le Coordinateur de Zone.
  • Réaliser les missions de prospections ordonnées par la Coordination de Zone ou la Coordination Logistique Nationale

 

  1. Qualifications pour ce poste :

    Diplôme : Avoir le niveau de formation au moins Bac+4 en logistique et transport / Gestion ou tout autre diplôme équivalent.

 

Expériences professionnelles et compétences techniques :

 

  • Au moins deux ans d’expérience en Logistique
  • Capacité à travailler en équipe et sous pression;
  • Très grande autonomie souplesse, curiosité et rigueur intellectuelle ;
  • Sens de l’organisation et de la priorité
  • Sens de la confidentialité, Ponctualité, de rigueur et d’honnêteté
  • Bonne qualité rédactionnelle, disponible et flexible
  • L’Expérience Technique est indispensable et l’expérience Humanitaire est un atout.

 

  1. Conditions

 

Salaire défini en fonction de la grille des salaires ACTED.

 

  1. Lieu de travail:

 

Ce poste est basé à  Ménaka  mais l’agent peut être amené à effectuer des missions ailleurs au Mali en fonction des besoins d’ACTED.

VII. Pour postuler

 

Merci de nous faire parvenir au plus tard le 22 Septembre 2019 à 15h00, votre candidature en français avec :

  • Une lettre de motivation;
  • Un Curriculum vitae ne dépassant pas 03 pages ;
  • Les copies de(s) diplôme(s) (aucun original ne sera accepté) ;
  • Les copies des attestations de services rendus.

 

A l’adresse suivante :

 

mali.jobs@acted.org Avec en référence dans l’objet :

Assist-Log/MNK/09/2019 Ou de déposer vos dossiers à l’adresse ci-dessous :

 

Référence : Assist-Log/MNK/09/2019

ACTED Mali/Bamako/Koro/Gao/Douentza ou Ménaka

BP E 985, Rue 145, porte 612 Quartier Korofina Nord,

Bamako, Mali

 

NB :

 

  • Aucune candidature ne sera retenue sans remplir les conditions ci-dessus
  • Les dossiers remis ne seront pas restitués
  • Seuls les candidats présélectionnés seront contactés