Référence : CHARGE-SMG/BMK/05/2021

Département : Logistique                                                            

Poste : Chargé de Services et Moyens Généraux

Nombre de place : 01

Localisation : Bamako

Date de début : immédiat            

 

  1. ACTED

 

ACTED est une ONG créée en 1993 dont l’objet est la mise en œuvre de programmes d’urgence, de reconstruction et de développement dans les pays en crise et en voie de développement.

ACTED intervient aujourd’hui, dans 34 pays sur 5 zones (Asie, Afrique, Amérique, Europe et Moyen- Orient) et emploie environ 300 expatriés et près de 4000 nationaux.

 

  1. Profil pays

 

ACTED est présente au Mali depuis avril 2012, date à laquelle une équipe a été envoyée afin de lancer des programmes d’urgence en réponse à la crise complexe que subit le pays. Depuis, ACTED a travaillé et travaille toujours dans différents secteurs d’intervention :

  • sécurité alimentaire et appui à la relance économique
  • lutte contre la malnutrition au niveau communautaire et sanitaire
  • accès à l’eau, à hygiène et à l’assainissement
  • appui à l’éducation et à la formation professionnelle
  • appui des ménages retournés et rapatriés dans la reconstruction de leur abri
  • appui multisectoriel aux déplacés internes et aux réfugiés urbains, y compris en matière de prévention et de réduction des violences basées sur le genre

 

III. Profil de poste

 

En raison de la nature particulière du poste et à cause de l’évolution des programmes de ACTED au Mali, la liste des responsabilités ci-dessous n’est pas exhaustive.

L’employé peut être amené à effectuer d’autres tâches non mentionnées dans ses termes de référence, pourvu que celles-ci ne le détournent pas du descriptif de son poste.

 

Objectif du poste


Le Chargé Services Généraux a pour objectif d’assurer le suivi des transports, des stocks, des assets et des biens et locaux à Bamako et sur l’ensemble de la mission.

Il participe aux discussions sur la pertinence et la cohérence des orientations logistiques ainsi que l’adéquation des moyens. Bien que basé en capitale, le Chargé Services Généraux peut être amené à se déplacer en région afin de participer à des missions de formations ou de contrôles. Il veille à au respect des procédures logistiques en vigueur et l’utilisation des outils appropriés.

Sous la supervision du Responsable Logistique Pays, il garantit le respect du cadre légal des dossiers et des activités, l’application du cadre administratif défini par le siège et des règles spécifiques de la mission, dans le souci constant de la défense des intérêts de l’association et de la bonne utilisation des ressources.

 

Sous la supervision du Responsable Logistique Pays
Supervision opérationnelle directe des chefs gardiens/chauffeurs et magasinier à Bamako
Supervision fonctionnelle des magasiniers de bases.

 

Missions principales

 

Management :

 

  • Supervision du Magasinier, des Chauffeurs et des Gardiens sur Bamako
  • Définir avec ces personnels des points de contrôle que vous vérifieriez régulièrement
  • Effectuer les évaluations sur la base des points de contrôle
  • Reporter les incidents ou problèmes au Responsable Logistique Pays
  • Proposer de nouvelles idées pour développer l’activité logistique
  • Former ponctuellement le Magasinier, les Gardiens et les Chauffeurs
  • Collecter les demandes de congés et les faire valider auprès du CLM
  • Effectuer les demandes de remplacement auprès du département ressources humaines

 

 

Supervision des stocks:

 

Conformité des procédures de gestion de stock :

 

  • S’assurer du classement de la documentation des stocks par projet et selon les procédures ACTED.
  • S’assurer de l’utilisation des trames ACTED à jour : Bon de réception, Fiche de stock, Bon de sortie, Lettre de transport, Bon d’expédition, etc.
  • S’assurer du respect des codes de référence ACTED.
  • Assurer la mise à jour mensuelle du rapport des stocks (STO-02).
  • S’assurer que le magasinier réalise l’inventaire physique des stocks mensuellement
  • Vérifier si le rapport de stock (STO-02) coïncide avec l’inventaire physique.
  • S’assurer que le suivi des livraisons soit tenu et à jour
  • S’assurer de la bonne organisation physique des stocks
  • Former chaque Logisticien sur les procédures ACTED dans la thématique STOCK.

 

Contrôle physique des stocks :

 

  • S’assurer de la tenue des magasins afin que les stocks soient : organisés, rangés et propres.
  • Vérifier le contenu de chaque livraison avec le magasinier et le demandeur
  • Établir des PV de contrôle de l’état des stocks mensuellement
  • Engager des réhabilitations, travaux, désinfection des stocks lorsqu’il est nécessaire
  • S’assurer qu’avant toute fin d’un projet, le stock programme a été utilisé/distribué, et est à zéro.
  • Contrôler l’inventaire physique des stocks trimestriellement

 

 

 

 

Supervision de la gestion du parc Actif motorisé :

 

Conformité des procédures de gestion du parc actif motorisé :

 

  • Contrôler si la documentation de chaque actif motorisé est regroupée selon les procédures ACTED :
  • 1 classeur par actif motorisé
  • 1 classeur pour les locations
  • S’assurer que chaque actif motorisé a ses documents légaux à jour (assurance du véhicule, etc.).
  • S’assurer de la bonne compréhension et complétude de rapport mensuel de suivi de carburation (TRA-03).
  • S’assurer de l’envoi des logbook originaux en capitale et du classement des copies en base.
  • S’assurer de la sécurité du stock carburant
  • S’assurer de la mise en place d’un stock de contingence carburant
  • Contrôler le process de carburation des engins motorisés et du respect des procédures ACTED
  • S’assurer du remplissage des fiches entretiens réparations pour chaque actif motorisé
  • S’assurer que chaque véhicule/moto ait son kit outillage et de 1er secours complet
  • S’assurer que chaque véhicule/moto ait ses vignettes et assurances à jour
  • Contrôler que chaque chauffeur a son permis à jour
  • Former chaque Logisticien sur les procédures ACTED dans la thématique CHARROI

 

Carburation :

 

  • Réalisation des carburations selon les procédures d’usages.
  • Veiller au réapprovisionnement hebdomadaire d’un stock de carburant établit pour les actifs motorisés non roulants.
  • S’assurer que le stock de carburant respecte toutes les règles de sécurité en vigueur.

 

Maintenance :

 

  • Définir un plan de maintenance préventif des véhicules sur l’ensemble de la mission
  • Assurer le suivi du plan de maintenance
  • Rappel au Logisticien base les contrôles prévus aux kilométrages/heures d’utilisation définis
  • Exprimer à l’issue de ces contrôles les besoins en entretiens réparations.
  • Contrôler que tous véhicules sont équipés des kits d’équipements et 1er secours prévu à cet effet.

 

Réparation :

 

  • Contrôler que les fiches d’entretien réparation des actifs motorisés en cas de panne ont été faites.
  • Effectuer les tests et vérification nécessaire afin de confirmer les problèmes identifiés.
  • Diagnostiquer l’actif motorisé concerné, par un mécanicien.

 

 

Gestion des assets :

 

Conformité des procédures de gestion du parc actif non motorisé :

 

  • Contrôler les procédures de réception et expéditions assets.
  • Contrôle de l’Assets List (AST-05), de sa mise à jour, et des informations manquantes
  • S’assurer qu’un inventaire des assets est fait trimestriellement et signé par le chef de base.
  • Vérifier si chacun des actifs est étiqueté et enregistré dans l’AST-05,
  • Vérifier si la documentation des assets se trouve dans les classeurs dédiés et selon les procédures ACTED.
  • Etablir avec le logisticien base un listing des assets à déclasser, et répertorier les dossiers d’achat de ces assets dans un classeur distinctif.
  • S’assurer que les outils / trames utilisées sont à jour, dans le respect des procédures ACTED.
  • S’assurer du respect des codes de référence ACTED 
  • Former chaque Logisticien sur les procédures ACTED dans la thématique ASSETS.

 

 

Supervision des biens et locaux ACTED :

 

  • Assurer le suivi administratif et légal des locaux ACTED
  • S’assurer de la bonne compréhension et complétude des rapports mensuels de suivi des actifs associés (générateurs, stocks, etc.)
  • S’assurer de la sécurité des lieux face au feu, aux événements et incidents divers
  • S’assurer de la mise en place d’un stock de contingence
  • S’assurer de la présence d’un kit outillage et de 1er secours complet

 

  1. Qualifications et Expériences professionnelles 

 

Le/La candidat(e) doit remplir les conditions suivantes :

Avoir le niveau de formation Bac+ 4 en Logistique, Transport, Droit, Littéraire ou sciences politiques ou un diplôme d’officier de police judiciaire ou équivalent.

 

  • Avoir au moins trois ans d’expériences dans une ONG internationale ;
  • Capacité à travailler en équipe et sous pression ;
  • Très grande autonomie souplesse, curiosité et rigueur intellectuelle ;
  • Sens de l’organisation et de la priorité
  • Sens de la confidentialité, Ponctualité, de rigueur et d’honnêteté
  • Disponible et flexible 
  1. Conditions

 

Salaire défini en fonction de la grille des salaires ACTED.

 

 

 

  1. Lieu de travail:

 

Ce poste est basé à Bamako mais l’agent peut être amené à effectuer des missions ailleurs au Mali en fonction des besoins d’ACTED.

VII. Pour postuler

 

Merci de nous faire parvenir au plus tard le 14 Mai 2021 à 17h00, votre candidature en français avec :

  • Une lettre de motivation;
  • Un Curriculum vitae;
  • Les copies de(s) diplôme(s) (aucun original ne sera accepté) ;
  • Les copies des attestations de services rendus.

 

Aux deux adresses suivantes :

mali.jobs@acted.org Avec en référence dans l’objet :

CHARGE-SMG/BMK/05/2021 Ou de déposer vos dossiers à l’adresse ci-dessous :

 

Référence : CHARGE-SMG/BMK/05/2021

ACTED Mali/Bamako/Koro/Gao/Sévaré/Douentza ou Ménaka

BP E 985, Rue 145, porte 612 Quartier Korofina Nord,

Bamako, Mali

NB :

 

  • Aucune candidature ne sera retenue sans remplir les conditions ci-dessus
  • Les dossiers remis ne seront pas restitués
  • Seuls les candidats présélectionnés seront contactés