Termes de Références pour la formation sur

 « Perfectionnement des Adjoints Administratifs et Secrétaire »

 

LE GROUPE KORAYA INTERNATIONAL est un cabinet spécialisé dans la gestion des

Ressources Humaines basé à Bamako avec une représentation à Ouagadougou au Burkina Faso. Nous intervenons à chaque étape de la chaine de valeur RH : Recrutement, Bilans stratégiques de carrière, Coaching individuel ou d'équipe, Formation, Administration du personnel…

Dans le cadre de nos activités, nous organiserons du 23 au 27 Mars 2020 un atelier de formation : « Perfectionnement des Adjoints Administratifs et Secrétaires » I. Contexte :

Le métier de secrétaire évolue avec le temps. Les outils utilisés et les méthodes innovent également. Donc il faut suivre cette évolution. En plus de cette évolution, les secrétaires occupent une place centrale dans la production de l’information, dans sa diffusion et sont au cœur du secret de l’administration dont ils ou elles doivent assurer la protection. Aussi, il convient de renouveler constamment leurs compétences et renforcer les capacités afin qu’ils ou elles puissent jouer pleinement leurs rôles en tenant compte de la déontologie et de l’éthique professionnelle. Aucune administration, fusse-t-elle la plus moderne ne peut se passer de l’apport d’un ou d’une secrétaire. Pour l’homme ordinaire, le métier de secrétariat est banal et est secrétaire qui le veut. Ce cliché doit évoluer car n’est pas secrétaire qui le veut mais qui le peut. La présente formation vise à répondre à cette inquiétude.

OBJECTIFS

Cette formation, d'une durée de 4 jours, est destinée à faciliter et optimiser la mise en place du métier de secrétaire. Il s'agit de découvrir, par la pratique, ses principes de fonctionnement, l’importance et l’intérêt, la gestion ses priorités en synergie avec la direction, la maîtrise de la dimension relationnelle avec les équipes et dynamiser sa fonction à sa hauteur.

 

       II.          Objectifs pédagogiques

A l’issue de cette formation, les participants seront capables de connaitre les éléments constitutifs du métier de secrétaire entre autres :

  

  • Faire face aux urgences et priorités contradictoires
  • Maitriser la réaction administrative
  • Gérer efficacement son temps
  • Augmenter sa contribution à la performance globale de l'équipe et du manager Ø Assurer une meilleur reporting de ses activités
  • Adapter ses techniques de communication au profil de son manager : écouter, reformuler, proposer des solutions adaptées
  • Valoriser au mieux l'image professionnelle de l'entreprise auprès de l'externe

 

III.    Contenu indicatif de la formation  

Module1 : Secrétaire et/ou Assistant de Direction

  • Secrétariat et évolution
  • Principes déontologiques
  • Secrétariat Assistanat : exigences, habiletés, nuances
  • Cas pratiques (travaux individuels et de groupes

 

Module2: Gestion efficace de son temps de travail

  • Les mangeurs ou voleurs de temps
  • Comment organiser son temps
  • Comment évaluer son temps
  • Fixation des priorités, des antériorités
  • Le recours aux outils de gestion du temps
  • Cas pratiques (travaux individuels et de groupe)

 

Module3: L’efficacité dans l’accueil des visiteurs 

  • Lecture et approbation du rapport journalier du 31/07/2018
  • Les qualités de l’accueil
  • L’accueil physique
  • L’accueil téléphonique
  • La gestion des cas difficiles en accueil
  • Cas pratiques et jeux de rôle

 

Module4 : La gestion de l’évènementiel

  • La préparation et l’organisation des réunions
  • La préparation et l’organisation des voyages et missions ü L’ordre de mission et son importance
  • La préparation et l’organisation des visites d’entreprise

 

Module5: L’information et son importance dans la préparation de  la décision 

  • Sources
  • Qualités

 

 

  • Type de traitement
  • Le traitement du courrier

 

Module6 : La compréhension du chef et des collaborateurs

  • Coopération
  • Subordination
  • Conseil et assistance
  1. Formateur :

 

DIABATE Adama : Docteur en Sciences de Gestion, spécialiste en méthodes et organisation Administrative et stratégie d’entreprises.

       V.          Méthodes pédagogiques

 

La méthode d’enseignement est l’andragogie (pédagogie des adultes). La diffusion du cours sera active et participative. Elle mettra l’accent sur des théories simples, les applications pratiques, les études de cas fondés sur des situations réelles, des jeux de rôle, des exercices, des simulations et des problèmes à résoudre. La formation sera plus axée sur la pratique, c’està-dire apprendre en pratiquant.

  1. Date et Lieu de la Formation

 

Du 23 au 27 Mars 2020

VII.           Documentation

Les participants à ce séminaire de formation bénéficieront d'une chemise pédagogique (chemise, bloc-notes et stylo), d'une attestation de participation et d'un support de cours.  

VIII.          Coût de la formation

 

Le frais de participation s’élève à 250 000 FCFA Hors Taxe.

 

PLUS INFO : 77 11 95 87 / 71 35 41 74 / 73 11 03 38