TERMES DE REFERENCE  DE LA FORMATION

FORMATION EN INFORMATIQUE- NIVEAU BASIQUE (WORD, EXCEL,  POWERPOINT, THUNDERBIRD)

 

                                                                                                                                                     

  1. CONTEXTE

 

  • BRÈVE PRÉSENTATION DU GERES

Créé en 1976, le Geres est une ONG de développement internationale qui travaille au Mali depuis 2007 et qui œuvre à l’amélioration des conditions de vie et lutte contre les changements climatiques et leurs impacts. En tant qu’acteur de terrain, la transition énergétique est un levier majeur de son action. Pour un changement sociétal ambitieux, le Geres encourage le développement et la diffusion de solutions innovantes et de proximité, il accompagne les politiques territoriales climat-énergie et il mobilise tous les acteurs autour de la Solidarité climatique en les incitant à agir et à soutenir les plus vulnérables.

  • CONTEXTE ET JUSTIFICATION DE LA PRESTATION

Les actions de Geres au Mali connaissent depuis un certain temps une véritable ramification et de multiplication de projets intervenant dans la région de Ségou, Sikasso, Koutiala et en cours d’implantation à Kita dans la région de Kayes à travers la mise en œuvre projet Accès à l’Énergie Durable pour Toutes et Tous (AEDTT). Les agents en action sur le terrain dans la mise en œuvre de ce projet utilisent des outils de travail informatique (Word, Excel, powerpoint etc.) dans lesquels une remise à niveau s’est avérée nécessaire pour une utilisation optimale de ces outils. 

  1. OBJECTIF GENERAL

Cet atelier de formation permettra de renforcer la capacité d’action des équipes en vue d’améliorer leur efficacité dans le cadre de la mise en œuvre du projet Accès à l’Énergie Durable pour Toutes et Tous financé par le partenaire ASDI.

 

  1. OBJECTIFS SPÉCIFIQUES
  • Produire des documents présentables, et faciles à exploiter dans le cadre de son travail ;
  • Savoir faire son reporting avec les documents adéquats ;
  • Savoir profiter des avantages de ces outils (Word, Excel et Powerpoint) pour gagner du temps tout en usant des notions apprises.

 

  1. RÉSULTATS ATTENDUS

Au terme de cette formation les participants devront être capable de :

  1. VOLET WORD
  • Démarrer avec word: ouvrir un nouveau document ; ouvrir, enregistrer et fermer un document existant ; apprendre à utiliser la barre d'état, la barre d'outils et les options d'affichage.

 

  • Concevoir un document: Saisir, modifier et déplacer un texte ; supprimer une zone de texte ; utiliser les fonctions copier/coller et couper/coller.

 

  • Mettre en forme d'un document: définir la police, le style et les autres attributs d'un texte ; choisir les options d'un paragraphe : alignement, retrait, espacement, interligne ; insérer des listes à puces ou numéros ; copier/coller une mise en forme ; utiliser les mises en forme automatiques.

 

  • Générer un tableau: concevoir un tableau et y saisir un texte ; redimensionner un tableau ; insérer, déplacer ou supprimer une ligne ou une colonne ; définir la mise en forme et l'habillage.

 

  • Affiner la présentation du document: insérer une pagination et/ou une numérotation de pages ; insérer en-têtes et pieds de page ; corriger son document à l'aide des outils Microsoft Word : utiliser la correction automatique ; les vérificateurs d'orthographe et de grammaire et le dictionnaire des synonymes.
  • Mettre en page un document et l'imprimer: définir les options de mise en page : marges, orientation du document (portrait ou paysage), numérotation des pages, bordures, etc. Utiliser le mode "aperçu avant impression".
  • Savoir transformer un document word en pdf.

 

  1. VOLET EXCEL
  • Présenter un tableur excel: présentation de l’écran EXCEL ; les outils nécessaires à la création d’un tableau ; notion de cellules ; présentation d’un tableau.

 

  • Générer un tableau excel : saisir les données ; sélectionner des données ; les opérateurs ; les principaux formats (nombre, monétaire, date/heure). Les formules. Formater les cellules, chiffres, texte, titres ; mise en forme des données (type de police, taille, alignement, couleur...) ; mise en forme d'un tableau (hauteur, largeur, couleur, bordure...) ; appliquer un style de tableau ; références relatives et absolues.

 

  • Concevoir des fonctions simples : somme, moyenne ; les fonctions telles que les “tris” les “totaux” et les “sous-totaux” ; utiliser les filtres. Etc.

 

  • Générer un graphique: l’outil d’aide au choix d’un graphique ; création d’un graphique à partir de données ; modifier le type de graphique : histogramme, courbe, secteur. Etc.

 

  • Organiser feuilles et classeurs: gestion multifeuilles et multiclasseurs, insérer déplacer copier une ou plusieurs feuilles ; construire des tableaux de synthèse ; impression d’un tableau, partiellement ou en partie ; titrer, paginer. Etc

 

  1. VOLET POWERPOINT
  • Concevoir des diapositives: insérer une zone de texte : saisir, modifier ou supprimer un texte ; définir le retrait des puces, l'alignement et l'interligne d'une zone de texte ; améliorer la pertinence de sa présentation à l'aide des tableaux, schémas et graphiques ; illustrer une diapositive : insérer une image, un dessin ou un objet WordArt.
  • Mettre en forme des diapositives: appliquer les mises en forme automatiques : l'assistant sommaire automatique, les modèles de conception prédéfinis et les mises en pages automatiques ; définir un arrière-plan ; utiliser les masques ou une mise en forme manuelle de ses diapositives.

 

  • Projeter un diaporama: masquer une ou plusieurs diapositives ; personnaliser les animations ; gérer les transitions. Etc.
  • Comprendre les techniques d’animation de diaporamas: créer des effets d'animation ; enchaîner l'ensemble des effets d'animation.

 

  • Copier et transformer un document : copier les données Word ou Excel sur Powerpoint ; transformer un document Powerpoint en PDF.

 

  1. THUNDERBIRD
  • Découvrir thunderbird - fonctions principales: les paramètres d’affichage et la barre de raccourcis ; découvrir la barre d’outils et la barre d’état. Etc.

 

  • Paramétrer la boite de réception: paramétrage de la boite de réception ; concevoir et envoyer un e-mail ; les présentations automatiques (signatures, modèles) ;  pièces-jointes à l’envoi d’un e-mail. Etc.

 

  • Envoyer, recevoir, transférer un message: créer un nouveau message et l’envoyer ; insérer une pièce jointe ; définir les options d’envoi d’un message. Etc.

 

  • Annexer des documents: insérer une pièce jointe ; insérer un fichier ; insérer une image ; insérer une signature. Etc.

 

  • Trier et gérer des courriers: créer différents dossiers en fonction de la nature de vos e-mails, copier ou déplacer un e-mail ; supprimer vos e-mails.

 

  1. MÉTHODOLOGIQUE ET LIVRABLES
  • Méthodologie
  • Une brève présentation de la structure et de l’expert avec précision des expériences avérées dans la formation surtout dans le monde des ONGs.
  • Le formateur ou le consultant doit élaborer une proposition dans laquelle sera détaillée la méthodologie de réalisation de la formation en tenant en compte des objectifs et les résultats attendus ;
  • Cette méthodologie devra refléter les réalités et missions de Geres ;
  • Lors des travaux pratiques, une dynamique participative devra être mise en place entre les participants à la formation et les formateurs à partir des expériences observées et vécues au niveau local ;
  • Proposition d’un plan de suivi post-formation ;
  • Suivi post-formation.
  • Les livrables:
  • Proposition outils/manuels adaptés ;
  • Présentation du rapport d’évaluation préliminaire et finale ;
  • Pour chacune des phases, un plan de travail doit détailler les tâches à réaliser et les délais prévus ;
  • Élaboration et présentation du rapport final dans lequel sera présenté l’agenda suivi, les axes réalisées, les travaux pratiques, les réussites et difficultés, les recommandations, la conclusion ;
  • Attestations de participation.

 

  1. QUALIFICATIONS DU SOUMISSIONNAIRE

Le soumissionnaire doit avoir exécuté des services similaires (Formation en informatique, suivi post formation ...) au cours des cinq dernières années, auprès des destinataires publics ou privés, de préférences les Organisations internationales.

 

Personnel de qualification

Le personnel formateur devra présenter les compétences suivantes :

  • Avoir au moins 5ans expériences professionnelles dans le domaine de formation de surcroit en informatique auprès des ONG (les références) ;
  • Posséder une qualification certifiée ou d’une expérience d’au moins 3 ans de formation identiques ou similaire;
  • Savoir encourager les discussions et enrichir les connaissances avec des contributions externes ;
  • Être disponible pour des appui-conseils à distance aux participants afin de suivre l’évolution de la mise en place des recommandations et outils, ainsi que d’éventuels conseils en cas de difficultés ;
  • Avoir une parfaite maîtrise de la langue française écrit et oral ;
  • Être capable de dispenser des formations en ligne.

 

Une description de l’équipement technique dont il dispose et qui sera utilisé lors de l’exécution du marché :

  • Description de l’environnement : salle, mobiliers etc.
  • Équipement informatique : ordinateur, logiciel, projecteur, etc.

 

  1. PARTICIPANTS ET DISPOSITION SANITAIRE :

 

  • Nombre de personnes à former: 01 à Koutiala (ville)
  • Disposition sanitaire

Face à la pandémie COVID-19, le Consultant, et son équipe, appliqueront toutes les mesures prises par le Gouvernement dans le cadre de la lutte contre le virus. Ils respecteront notamment les gestes barrières conseillés par le Gouvernement afin de se protéger et de protéger les autres (collaborateurs, bénéficiaires).

  1. CALENDRIER DE FORMATION

La durée souhaitée sera comprise entre 35 et 45heures réparties sur un mois maximum. Ce pendant le Geres laisse le soin au soumissionnaire de proposer le nombre d’heures par session, et par semaine. La formation devra être dispensée en présentiel. Dans tous les cas la période et les dates exactes de la formation devront être soumises à la validation préalable du Geres.

 

NB : les participants ne seront disponibles qu’à la descente du travail (17h45 à 20h45) et les samedis.

 

  1. PRÉSENTATION ET DEPÔT DES OFFRES

Les Consultants individuels ou Bureaux d’Etudes intéressés doivent présenter un dossier de soumission comprenant les éléments suivants :

  1. Proposition technique

Elle devra comporter les éléments suivants :

  • Descriptif détaillé de la méthodologie, le plan de travail en tenant compte aussi des indications plus haut et permettant des suggestions sous l’appréciation du Geres ;
  • Calendrier détaillé de prestation ;
  • Copie des documents soutenant les expériences identiques ou similaires ;
  • CV détaillés des formateurs proposés du ou des expert.s proposé.s possédant des expériences de formation identiques ou similaires.

 

  1. Proposition financière :

Les soumissionnaires proposeront leur offre financière suivant le modèle ci-dessous :

  • Sous forme d’un montant forfaitaire en homme jour (HJ) en incluant le nombre de jours de prestation, des honoraires, les autres frais, …

 

Les soumissionnaires, qui le souhaitent, peuvent formuler des questions/demandes de clarification sur les TDR, en une seule fois, par mail au Geres.

Les dossiers de soumission doivent être envoyés par mail (en format PDF) à l’adresse suivante : mali@geres.eu

En mettant en copie : a.sanogo@geres.eu

Les offres présentées par voie électronique exclusivement, devront parvenir au plus tard le 12 mai 2021 à 17h00 (heure Mali) délai de rigueur.

  1. CRITÈRES DE SÉLECTIONS

Le Geres se réserve le droit de demander au soumissionnaire des clarifications sur tout point de son offre que le comité d’évaluation jugera nécessaires à son évaluation. Elles ne peuvent en aucun cas viser à modifier ou changer le prix ou le contenu de l’offre, sauf pour corriger des erreurs arithmétiques découvertes par le comité d’évaluation lors de l’analyse des offres.

  • Le comité vérifie :
  • La composition de l’équipe, compétences et expériences
  • Les équipements proposés
  • La méthodologie proposée pour la réalisation de la mission

 

  • Critère d'attribution :

Le choix sera porté sur l'offre économiquement la plus avantageuse.

 

EXEMPLE INDICATIF DE DÉCOMPOSITION DE L’OFFRE FINANCIÈRE

DÉSIGNATION

Nombre de Hommes jours :

Coût unitaire en FCFA TTC*

Total en FCFA TTC*

Formation en …......(3heures/jour)

 

 

0

Suivi post formation

 

 

0

Préparation différents livrables (rapports, attestation, kits de participants)

 

 

0

 

 

TOTAL TTC

0

(*) Le prix est réputé comprendre tous les frais notamment les frais logistiques et administratifs inhérents à la réalisation de la prestation…