TERMES DE REFERENCE  DE LA FORMATION

FORMATION EN GESTION LOGISTIQUE D’UNE ONG/PROJET»

                                                                                                                                                   

  1. CONTEXTE

 

  • BRÈVE PRÉSENTATION DU GERES

Créé en 1976, le Geres est une ONG de développement internationale qui travaille au Mali depuis 2007 et qui œuvre à l’amélioration des conditions de vie et lutte contre les changements climatiques et leurs impacts. En tant qu’acteur de terrain, la transition énergétique est un levier majeur de son action. Pour un changement sociétal ambitieux, le Geres encourage le développement et la diffusion de solutions innovantes et de proximité, il accompagne les politiques territoriales climat-énergie et il mobilise tous les acteurs autour de la Solidarité climatique en les incitant à agir et à soutenir les plus vulnérables.

  • CONTEXTE ET JUSTIFICATION DE LA PRESTATION

Les actions de Geres au Mali connaissent depuis un certain temps une véritable ramification et de multiplication de projets intervenant dans la région de Ségou, Sikasso, Koutiala et en cours d’implantation à Kita dans la région de Kayes à travers la mise en œuvre projet Accès à l’Énergie Durable pour Toutes et Tous (AEDTT). Dans le but de garantir une gestion logistique tout en répondant efficacement aux besoins ponctuels et permanents du projet, le Geres sollicite un renforcement en capacités au profit de son Logisticien. 

  1. OBJECTIF GENERAL

Cet atelier de formation permettra de renforcer la capacité d’action des équipes en vue d’améliorer leur efficacité dans le cadre de la mise en œuvre du projet Accès à l’Énergie Durable pour Toutes et Tous, financé par le partenaire ASDI.

 

  1. OBJECTIFS SPÉCIFIQUES
  • Permettre au logisticien d’accomplir pleinement de son rôle tout en lui pourvoyant des méthodes et techniques de travail répondant aux besoins de l’organisation, et de gestion des relations avec les différents partenaires ;
  • Savoir coordonner ses activités logistiques notamment en termes d’approvisionnement, de stockage, la maintenance des équipements et la gestion optimale des parcs auto.

 

  1. RÉSULTATS ATTENDUS
  • Être en mesure de concevoir des outils de suivi des stocks : assurer une bonne gestion du stock avec des méthodes appropriées. Etc.
  • Savoir identifier des besoins en approvisionnement : savoir identifier et gérer les besoins (approvisionnement) ; assurer la mise en place du matériel nécessaire à l’activité de la mission ; développe, met en place et consolide les plans d’achats, propose une stratégie d’achats ; analyse du marché de manière continue et surveille l’évolution des prix. Etc.
  • Savoir assurer le suivi des équipements durables : analyser le temps de vie du matériel et planifier son remplacement ; coordonne les inventaires de fin de projet et définir les besoins de réaffectations ; mettre en place une politique de maintenance des matériels. Etc.
  • Gérer efficacement le parc informatique : gérer le parc informatique, élaborer et assurer le respect des procédures de maintenance hard et software de sauvegarde et de préservation des données. Etc.
  • Assurer la gestion des relations avec les partenaires : fournisseurs, services étatiques, prestataires (contrats…),
  • Savoir rédiger librement les documents nécessaires: DAO, contrat de prestation, outils d’analyse des DAO, etc.
  • Gérer efficacement les parcs auto : coordonner le mouvement des véhicules ; outils de planification de maintenance des véhicules ; mise en place d’une politique de gestion préventive des pannes, etc.
  • Être en mesure de prévoir un budget logistique : les éléments clés du budget logistique etc.
  • Savoir coordonner le mouvement des relais logistiques.

 

  1. MÉTHODOLOGIQUE ET LIVRABLES
  • Méthodologie :
  • Une brève présentation de la structure et de l’expert avec précision des expériences avérées dans la formation surtout dans le monde des ONGs ;
  • Le formateur ou le consultant doit élaborer une proposition dans laquelle sera détaillée la méthodologie de réalisation de la formation en tenant en compte des objectifs et les résultats attendus ;
  • Cette méthodologie devra refléter les réalités et missions de Geres ;
  • Lors des travaux pratiques, une dynamique participative devra être mise en place entre les participants à la formation et les formateurs à partir des expériences observées et vécues au niveau local ;
  • Proposition d’un plan de suivi post-formation ;
  • Suivi post-formation.
  • Les livrables:
  • Proposition outils/manuels adaptés ;
  • Présentation du rapport d’évaluation préliminaire et finale ;
  • Pour chacune des phases, un plan de travail doit détailler les tâches à réaliser et les délais prévus ;
  • Élaboration et présentation du rapport final dans lequel sera présenté l’agenda suivi, les axes réalisées, les travaux pratiques, les réussites et difficultés, les recommandations, la conclusion ;
  • Attestations de participation.

 

  1. QUALIFICATIONS DU SOUMISSIONNAIRE

Le soumissionnaire doit avoir exécuté des services similaires (Formation en Gestion Logistique d’une ONG, suivi post formation ...) au cours des cinq dernières années, auprès des destinataires publics ou privés, de préférences les Organisations internationales.

 

Personnel de qualification

Le personnel formateur devra présenter les compétences suivantes :

  • Avoir au moins 5ans expériences professionnelles dans le domaine de formation de surcroit en Gestion Logistique auprès des ONG (les références) ;
  • Posséder une qualification certifiée ou d’une expérience d’au moins 3 ans de formation identiques ou similaire;
  • Savoir encourager les discussions et enrichir les connaissances avec des contributions externes ;
  • Être disponible pour des appui-conseils à distance aux participants afin de suivre l’évolution de la mise en place des recommandations et outils, ainsi que d’éventuels conseils en cas de difficultés ;
  • Avoir une parfaite maîtrise de la langue française écrit et oral ;
  • Être capable de dispenser des formations en ligne.

 

Une description de l’équipement technique dont il dispose et qui sera utilisé lors de l’exécution du marché :

  • Description de l’environnement : salle, mobiliers etc.
  • Équipement informatique : ordinateur, logiciel, projecteur, etc.

 

  1. PARTICIPANT ET DISPOSITION SANITAIRE :

 

  • Nombre de personnes à former: 01 à Bamako
  • Disposition sanitaire

Face à la pandémie COVID-19, le Consultant, et son équipe, appliqueront toutes les mesures prises par le Gouvernement dans le cadre de la lutte contre le virus. Ils respecteront notamment les gestes barrières conseillés par le Gouvernement afin de se protéger et de protéger les autres (collaborateurs, bénéficiaires).

  1. CALENDRIER DE FORMATION

La durée souhaitée sera comprise entre 35 et 40heures réparties sur un mois maximum. Ce pendant le Geres laisse le soin au soumissionnaire de proposer le nombre d’heures par session, et par semaine. La formation devra être dispensée en présentiel. Dans tous les cas la période et les dates exactes de la formation devront être soumises à la validation préalable du Geres.

 

NB : les participants ne seront disponibles qu’à la descente du travail (17h45 à 20h45) et les samedis.

 

  1. PRÉSENTATION ET DEPÔT DES OFFRES

Les Consultants individuels ou Bureaux d’Etudes intéressés doivent présenter un dossier de soumission comprenant les éléments suivants :

  1. Proposition technique

Elle devra comporter les éléments suivants :

  • Descriptif détaillé de la méthodologie, le plan de travail en tenant compte aussi des indications plus haut et permettant des suggestions sous l’appréciation du Geres ;
  • Calendrier détaillé de prestation ;
  • Copie des documents soutenant les expériences identiques ou similaires ;
  • CV détaillés des formateurs proposés du ou des expert.s proposé.s possédant des expériences de formation identiques ou similaires.

 

  1. Proposition financière :

Les soumissionnaires proposeront leur offre financière suivant le modèle ci-dessous :

  • Sous forme d’un montant forfaitaire en homme jour (HJ) en incluant le nombre de jours de prestation, des honoraires, les autres frais, …

 

Les soumissionnaires, qui le souhaitent, peuvent formuler des questions/demandes de clarification sur les TDR, en une seule fois, par mail au Geres.

Les dossiers de soumission doivent être envoyés par mail (en format PDF) à l’adresse suivante : mali@geres.eu

En mettant en copie : a.sanogo@geres.eu

Les offres présentées par voie électronique exclusivement, devront parvenir au plus tard le 23 Avril 2021 à 17h00 (heure Mali) délai de rigueur.

 

  1. CRITÈRES DE SÉLECTIONS

Le Geres se réserve le droit de demander au soumissionnaire des clarifications sur tout point de son offre que le comité d’évaluation jugera nécessaires à son évaluation. Elles ne peuvent en aucun cas viser à modifier ou changer le prix ou le contenu de l’offre, sauf pour corriger des erreurs arithmétiques découvertes par le comité d’évaluation lors de l’analyse des offres.

  • Le comité vérifie :
  • La composition de l’équipe, compétences et expériences
  • Les équipements proposés
  • La méthodologie proposée pour la réalisation de la mission

 

  • Critère d'attribution :

Le choix sera porté sur l'offre économiquement la plus avantageuse.

 

EXEMPLE INDICATIF DE DÉCOMPOSITION DE L’OFFRE FINANCIÈRE

DÉSIGNATION

Nombre de Hommes jours :

Coût unitaire en FCFA TTC*

Total en FCFA TTC*

Formation en …......(3heures/jour)

 

 

0

Suivi post formation

 

 

0

Préparation différents livrables (rapports, attestation, kits de participants)

 

 

0

 

 

TOTAL TTC

0

(*) Le prix est réputé comprendre tous les frais notamment les frais logistiques et administratifs inhérents à la réalisation de la prestation…