Proposition de Termes de références Audit Financier pour le projet :

« TAWDE : Pour l’inclusion des talibés au Mali et au Sénégal »

 

Généralités :

Entité : SIF Mali

Objet : Audit du Projet : « TAWDE : Pour l’inclusion des talibés au Mali et au Sénégal »

Période à auditer : 1er Mai 2020 – 30 Avril 2023

Date limite de dépôts des offres : 30 juin 2021

Date estimée de démarrage : mai 2023

Lieux de l’audit : Mission SIF Mali à Bamako, SIF Sénégal à Dakar et son siège à Massy

 

 

Table des matières

 

 

I Avant-propos. 3

II Description du projet 3

III Objectif de l’audit 10

IV Organisation de l’audit 10

4.1  Méthodologie et approche de l’audit 10

4.2 Lieu d’Intervention. 10

V Déroulement et étendue de l’audit 10

5.1 Réunion de cadrage avec l’auditeur. 10

5.2 La réalisation et la restitution de l’audit financier. 10

VI Rapports à fournir. 11

VII Documents de référence. 11

VIII Proposition technique et financière. 12

IX TRAITEMENT DES APPLICATIONS. 13

9.1 Evaluation des applications. 13

9.2 Budget 13

X Envoi des offres. 13

XI Annexes. 15

11.1 Annexe I : Liste de vérification audit financier. 15

11.2 Annexe 2 : Déclaration d’intégrité, d'éligibilité et d'engagement environnemental et social 20

11.3 Annexe 3 : Budget du Projet 24

 

 

I Avant-propos

 

Le Secours Islamique France (SIF) est une Organisation Non Gouvernementale de solidarité internationale basée en France. Fondée en 1992, le SIF est une association (loi 1901) apolitique à but non lucratif ayant pour objectif de secourir, apporter de l’aide et protéger les victimes de catastrophes naturelles, de conflits armés ou de crises économiques. Le SIF intervient dans plus de 30 pays à travers le monde dont le Mali pour y déployer des programmes d’urgence, de post-urgence et de développement. Le SIF apporte son aide depuis plus de 20 ans dans le respect des diversités culturelles, sans aucune distinction d’origine, de religion ou de genre.

Courant 2019, le SIF a soumis à AFD un projet pour favoriser l’inclusion de la manière la plus holistique des enfants et jeunes talibé dans leurs communautés au Mali et au Sénégal. Des démarches préliminaires de réflexion et d’échanges autour de la thématique talibé ont été réalisées afin de concevoir ce projet. Le SIF a rencontré de nombreux interlocuteurs et travaillé à la conception de méthodologies de prise en charge et de développement des talibé incluant différents aspects de la vie de ces enfants et jeunes (santé, hygiène, éducation, insertion professionnelle, etc.). En lien étroit notamment avec la société civile (organisations de maîtres d’écoles coraniques), les MENs, les ONG de mise en œuvre travaillant autour de la question des talibé ou intéressé à le faire comme Enda Mali et Save The Children et les talibé, le SIF a dessiné sa stratégie d’intervention.

II Description du projet

Le projet TAWDE est un projet ayant pour objectif général d’améliorer l’inclusion de la manière la plus holistique possible des talibé dans leur société au Mali et au Sénégal. Ce projet travaille à la définition de standards minimum de protection (environnementale et sanitaire, éducative et professionnalisant) des talibé. Le SIF, avec l’aide de ses partenaires, apporte  au travers de ce projet la création de normes, mais également leur test opérationnel sur 21 écoles coraniques pilotes afin de s’assurer de la faisabilité et du caractère réplicable de celles-ci. Le partage des bonnes pratiques et la comparaison d’approches sensiblement différentes entre les deux contextes, malien et sénégalais, sera favorisée par le caractère sous régional de ce projet.

Au Mali et au Sénégal, l’offre éducative coranique cohabite avec un système officiel, classique, parfois défaillant, et constitue un cadre reconnu de socialisation pour les enfants, les adolescents et même les jeunes adultes. Les talibé constituent un nombre important d’enfants et de jeunes (environ 260 000[1] au Mali et 180 000[2] rien qu’à Dakar au Sénégal) qui ne jouissent pas d’un accès suffisant aux services sociaux de base (une grande partie des enfants et jeunes talibé n’ont pas accès aux services tels que la santé ou l’assistance alimentaire). Ils sont également trop souvent exclus des politiques nationales et des projets menés par les acteurs du développement. Ils se trouvent ainsi plus exposés à être victimes/acteurs de la mendicité économique, de l’escroquerie, ou à être enrôlés par des mouvements criminels de toutes sortes. Les enjeux liés à cette problématique sont donc à la fois de l’ordre de l’intégration scolaire, socioprofessionnelle, et de l’amélioration des conditions de vie, afin d’apporter une meilleure égalité des chances et un cadre plus protecteur à ces enfants et jeunes. Au Mali comme au Sénégal, l’État, principal obligataire des droits de l’enfant, a posé les jalons de l’intégration des écoles coraniques par les Ministères de l’Éducation Nationale (MEN), mais l’accompagnement des communautés et la participation des organisations de maîtres d’écoles coraniques restent des chantiers à investir.

 

Le SIF propose une approche régionale Mali-Sénégal du fait des problématiques de protection communes aux deux pays permettant une réponse globalement similaire sur l’amélioration du cadre protecteur des enfants et jeunes talibé garantissant leur inclusion ainsi qu’une comparaison à visée descriptive et prescriptive, entre les avancées et les « bonnes pratiques » de chaque contexte. Si le projet apporte une réponse globalement similaire dans ces deux pays, il s’adapte aux différences de chacune des sociétés dans lesquelles il compte intervenir. Une intervention sous régionale sur la thématique talibé semble particulièrement intéressante afin d’initier des recherches sous régionales, des échanges de bonnes pratiques et des réflexions communes. Dans ce projet, les acteurs communautaires, les organisations de la société civile, les acteurs institutionnels et autres personnes-ressources, seront mobilisés autour d’une dynamique collective. Cette dynamique collective débouchera sur la capitalisation de bonnes pratiques, des difficultés rencontrées et grandes réussites du projet à l’échelle sous régionale et ainsi il pourra être proposé aux États des pistes pertinentes pour des solutions durables.

 

Le tableau décrit le projet financé par l’AFD :

Durée

3 ans

Budget total contractuel

3 000 000 €

Lieux

Bamako, Mopti au Mali et Kaffrine et Pikine au SENEGAL

 

 

Objectifs de l’action

Objectif Global :

Favoriser l’inclusion des talibé au Mali et au Sénégal

 

Objectifs Spécifiques :

Améliorer les conditions de vie des talibé bénéficiaires du projet ;

 

Favoriser l’inclusion éducative et socioprofessionnelle des talibé bénéficiaires du projet ;

 

Améliorer la connaissance et la prise en compte des talibé au niveau des acteurs locaux, nationaux et internationaux ; 

Bénéficiaires directs

1 000 talibé des 21 écoles coraniques partenaires du projet (deux catégories différentes de jeunes et enfants talibé seront bénéficiaires directs du projet, à savoir les enfants de 0 à 14 ans et les jeunes de 15 à 26 ans) ;  

21 maîtres des écoles coraniques partenaires du projet (6 au Mali et 15 au Sénégal) ;  

5 organisations de maîtres d’écoles coraniques (3 au Mali et 2 au Sénégal) ;

15 comités de quartier de protection de l’enfance au Sénégal ;

2 Académies et 3 Centres d’Animation Pédagogiques (CAP) au Mali et de 2 Académies et de 2 CAP au Sénégal.

6 enseignants formés et soutenus par le projet au Mali et de 15 au Sénégal.

Bénéficiaires indirects

L’ensemble des talibé du Mali (environ 260 000) et du Sénégal (environ 180 000) ;

Toutes les organisations de maîtres d’écoles coraniques du Mali (environ 50) et du Sénégal (environ 14);

Les MENs du Mali et du Sénégal, au travers du travail fourni par le projet sur les stratégies d’intégration et de prises en charge des enfants et des jeunes talibé ;

Les communautés hôtes environnantes des écoles coraniques partenaires du projet (6 au Mali et 15 au Sénégal) ;

 Résultats attendus

OS1 : « Améliorer les conditions de vie des talibé bénéficiaires du projet ». 

R1 : Les capacités des acteurs de la société civile et des autorités locales à prendre en charge les besoins de base des talibé sont renforcées 

 

R2 : La couverture des besoins de base dans les écoles coraniques partenaires du projet en eau, hygiène, assainissement et en santé est améliorée

 

R3 : La bientraitance des talibé des écoles coraniques partenaires du projet est améliorée 

 

OS2 : Favoriser l’inclusion éducative et socioprofessionnelle des talibé bénéficiaires du projet.

 

R1 : Les talibé bénéficiaires du projet ont accès à des compétences de vie[3] issues des modules minimums d’éducation séculaire

 

R2 : Des passerelles sont établies entre les écoles coraniques partenaires du projet et le système éducatif formel environnant 

 

R3 : Les jeunes talibé volontaires des écoles coraniques partenaires du projet mettent en œuvre des activités professionnelles leur permettant de s’insérer dans le tissu économique local 

 

OS3 : Améliorer la connaissance et la prise en compte des talibé au niveau des acteurs locaux, nationaux et internationaux.

 

R1 : Des aspects méconnus de la thématique talibé font l’objet d’une recherche partagée avec les acteurs concernés et de recommandations intégrées au projet 

 

R2 : Des cadres de concertation institutionnels et internationaux sont créés/renforcés sur la thématique talibé 

 

R3 : Le plaidoyer porté par les organisations de maîtres d’écoles coraniques améliore la prise en compte des talibé dans les stratégies locales, nationales et régionales

 

 

 

 

 

 

Activités principales

 

 

 

 

 

Identifier les besoins de renforcement des Comités de Quartier de Protection de l’Enfance (CQPE) au Sénégal et des APE au Mali, élargis aux acteurs locaux ;

Former et accompagner les CQPE au Sénégal et les APE au Mali, élargis aux acteurs locaux, à la création de plans d’actions de protection des talibé ; 

Améliorer l’accès et les bonnes pratiques liées à l’eau, l’hygiène et l’assainissement des talibé bénéficiaires du projet ;

Prendre en charge la santé des talibé bénéficiaires du projet ; 

Au Sénégal, organiser des opérations de rapprochement familial ;

Organiser des activités ludiques pour les talibé des écoles coraniques partenaires :

Pérenniser l’amélioration des conditions de vie des talibé au sein des écoles coraniques partenaires du projet ;

La couverture des besoins de base dans les écoles coraniques partenaires du projet en eau, hygiène, assainissement et en santé est améliorée ;

 Améliorer l’accès et les bonnes pratiques liées à l’eau, l’hygiène et l’assainissement des talibé bénéficiaires du projet ;

Prendre en charge la santé des talibé bénéficiaires du projet ;

Au Sénégal, organiser des opérations de rapprochement familial ;

Organiser des activités ludiques pour les talibé des écoles coraniques partenaires ;

 Pérenniser l’amélioration des conditions de vie des talibé au sein des écoles coraniques partenaires du projet ;

 Mettre en place des cadres de concertation avec les organisations de maîtres d’écoles coraniques et autres personnes-ressources sur les pratiques de bientraitance ;

Élaborer des documents de recommandations consensuelles signés par les participants ;

Faciliter la mise en place d’au moins trois actions issues des recommandations dans les écoles coraniques partenaires du projet ;

 Vulgariser les bonnes pratiques au niveau de tous les cadres de concertation institutionnels et non institutionnels prévus dans le projet ;

Validation du document consensuel par les membres du cadre de concertation institutionnel sous régional sur la thématique talibé ;

 Au Mali, élaborer des curricula d’éducation séculaire minimum en collaboration avec le Ministère de l’Éducation Nationale (MEN) ;

Soutenir l’intégration des modules d’enseignement issus des curricula minimums d’éducation séculaire au sein des écoles coraniques partenaires du projet ; 

Appuyer les maîtres des écoles coraniques partenaires du projet dans la sensibilisation des familles sur les opportunités de nouvelles offres pédagogiques (passerelles vers le système d’éducation formel) ;

Élaborer des modalités de passage des talibé des écoles coraniques partenaires du projet vers les écoles du système d’éducatif ;

Lancer les premières passerelles entre les écoles coraniques partenaires du projet et les écoles du système d’éducation formel environnant ;

Analyser les opportunités économiques locales ; 

Mettre en œuvre l’approche sociale personnalisée pour l’orientation professionnelle auprès des jeunes talibé volontaires des écoles coraniques partenaires du projet ;

Faciliter l’insertion des jeunes à la vie active ;

Réaliser une Recherche/Action Participative (RAP) faisant ressortir les sujets pertinents à approfondir ;

Réaliser et diffuser une étude approfondie et ses recommandations ;

Organiser la mise en œuvre des recommandations issues de la recherche approfondie en complément au projet ; 

Mettre en place et/ou renforcer les cadres de concertation nationaux sur la thématique talibé ;

Mettre en place un cadre de concertation institutionnel sous régional sur la thématique talibé ;

Élaboration d’une note de plaidoyer SIF pluriannuelle sur la thématique talibé ; 

Participer aux espaces internationaux sur l’éducation et la protection de l’enfance et de la jeunesse ;

Au Mali, élaborer un plan de développement organisationnel des organisations de maîtres d’écoles coraniques partenaires du projet ;

Au Mali, mettre en œuvre les activités prioritaires issues du plan d’action de développement organisationnel des organisations de maîtres d’écoles coraniques partenaires du projet ;

Élaborer un plan de plaidoyer des organisations des maîtres d’écoles coraniques partenaires du projet au Mali et au Sénégal ; 

Mettre en place le plan d’actions de plaidoyer des organisations de maîtres d’écoles coraniques partenaires du projet au Mali et au Sénégal ;

Réunion de suivi de la mise en œuvre du projet par pays ;

 Réaliser une enquête de fin de projet à comparer avec l’enquête de démarrage du projet ;

Produire les rapports périodiques sur le suivi de la mise en œuvre du projet ;

Organiser l’évaluation externe à mi-parcours du projet ;

Élaborer les fiches techniques de capitalisation sur les innovations et les réussites réplicables du projet ;

Organiser l’évaluation externe finale du projet ;

Organiser l’audit externe de fin de projet ; 

 

III Objectif de l’audit

Le projet mis en œuvre par SIF, financé à hauteur de 50% par l’AFD, doit faire l’objet d’un audit financier externe pour les dépenses réalisées au sein du projet. La recherche d’un auditeur externe est l’objectif des termes de référence ici présents.

L’auditeur sélectionné devra exprimer une opinion professionnelle et indépendante sur le rapport financier établi par le SIF pour les dépenses mises en œuvre dans le cadre du projet. L’auditeur devra :

Respecter la liste des vérifications à accomplir, présentée en annexe 1,

S’assurer de la conformité du rapport financier au modèle requis par l’AFD,

S’assurer de l’éligibilité des dépenses effectuées durant le projet et reportées dans le rapport financier,

Se prononcer sur le respect des procédures listées dans la Convention de financement avec l’AFD et dans le guide méthodologique du dispositif d’appui aux OSC (Organisation de la Société Civile) de l’AFD (https://www.afd.fr/fr/les-financements-des-projets-des-ong)

Certifier le rapport financier à présenter à l’AFD.

 

IV Organisation de l’audit

 

4.1  Méthodologie et approche de l’audit

Le consultant proposera une note méthodologique pour la réalisation de cet audit. Celle-ci devra notamment préciser la méthodologie d’échantillonnage permettant d’assurer la représentativité des dépenses à contrôler au niveau global et pour chaque rubrique budgétaire.

4.2 Lieu d’Intervention

Les interventions se dérouleront principalement :

- Au SIF Mali (à Bamako), Torogorobougou rue 145, porte 36 et au siège du SIF, et au SIF Sénégal (à Dakar) Sacré Cœur pyrotechnie, Cité Keur Gorgui, Lot 11, Rue 9

 

V Déroulement et étendue de l’audit

 

L’audit se déroulera en deux temps :

5.1 Réunion de cadrage avec l’auditeur

Cette réunion devra se tenir à la validation des TDR par l’auditeur, avant l’exécution de l’audit.

5.2 La réalisation et la restitution de l’audit financier

L’examen comprendra comme tâches principales de :

  • S’assurer que toutes les dépenses ont été encourues conformément aux dispositions prévues dans la Convention de financement et dans le guide méthodologique du dispositif d’appui aux OSC de l’AFD, avec une vigilance particulière sur les engagements relatifs à la passation des marchés ;
  • Vérifier les critères d’éligibilité des dépenses reportées dans le rapport financier ;
  • Vérifier les ressources affectées au projet et la bonne imputation des dépenses par bailleur.

Les critères d’éligibilité des dépenses sont principalement les suivants :

  • Les dépenses ont été réellement encourues et ce pendant la période couverte par la Convention de financement ;
  • Les dépenses encourues étaient prévues au budget et sont classées dans la bonne catégorie budgétaire ;
  • Les dépenses encourues étaient nécessaires à la mise en œuvre du projet ;
  • Les dépenses encourues et reportées dans le rapport financier ont été enregistrées et allouées au projet dans le système comptable de SIF ou dans celui de ses partenaires conformément aux normes de comptabilité applicables dans le pays d’établissement de ces derniers et aux pratiques comptables habituelles.

L’auditeur réalisera l’ensemble des vérifications mentionnées dans la liste de vérification en Annexe I. Si certains points n’ont pas pu être vérifiés, il conviendra de le préciser et d’en donner la raison dans la lettre de management.

VI Rapports à fournir

 

A l’issue de la réunion de cadrage décrite dans la partie V1 l’auditeur rédigera, en toute indépendance, une note qui consignera ses principales recommandations pour la mise en œuvre de l’audit financier.

La réalisation de l’audit financier décrite dans la partie V2 devra avoir lieu après la fin du projet (« date de fin Avril 2023 »). Le rapport d’audit devra être fourni dans les six mois qui suivent la fin du projet. Il doit impérativement justifier la vérification des dépenses, apporter des commentaires sur chacun des contrôles. Il doit indiquer le montant des dépenses déclarées inéligibles (également commenté pour chaque dépense concernée).  Les procédures de mise en concurrence, les rétrocessions et les valorisations doivent également être évaluées et commentées.

La liste de vérification (cf Annexe I) doit être annexée au rapport d’audit.

Une lettre de management reprenant les principales conclusions du rapport de vérification des dépenses et formulant les principales recommandations.

VII Documents de référence

 

VIII Proposition technique et financière

 

Le consultant invité à soumissionner devra fournir les éléments suivants au SIF:

Une proposition technique qui devra indiquer :

  • La méthodologie proposée pour la conduite de l’audit ;
  • Les références et expériences du consultant (3 références minimum) ;
  • Le CV du ou des intervenants et la répartition des responsabilités ;
  • Le calendrier prévisionnel d’intervention ainsi qu’une estimation des charges en hommes/jours ;
  • Un document présentant la légalité du statut de consultant.

 

Une proposition financière qui devra indiquer :

  • Les coûts totaux de l’audit en CFA ou en Euros TTC y compris les 15% d’IBIC à retenir à la source pour les prestataires nationaux qui n’ont pas de NIF (document officiel de reconnaissance au Mali) ;
  • Les modalités de paiement (échéancier) : le paiement de la prestation sera versé selon 2 modalités : un acompte de 20% du paiement total, à la signature du contrat et sur réception d’une facture d’acompte, un versement final des 80% restants à la remise du rapport final, après réception et validation de la conformité de la prestation globale par le commanditaire selon les critères définis par les termes de référence et sous réserve du paiement d’éventuel pénalités de retard.

Le profil du consultant :

  • L’associé signataire du rapport doit être un expert-comptable diplômé et membre des associations professionnelles des Experts Comptables ;
  • Les personnels associés devront avoir une expérience dans les audits projets financés par les bailleurs publics français et une expérience de l’AFD serait un plus ;
  • Application de standards professionnels reconnus (IFAC, IDEAS, …)

 La Déclaration d’intégrité, d’éligibilité et d’engagement environnemental et social complétée et signée par la personne habilitée, si le marché est supérieur ou égal à 20 000 euros (cf. Annexe II).

IX TRAITEMENT DES APPLICATIONS

9.1 Evaluation des applications

Le Consultant sera choisi par la méthode de sélection fondée sur la qualité et le coût :

  • Offre technique : compréhension des TDR, méthodologie, expériences du ou des consultants
  • Offre financière : tarifs journaliers, nombre de jours proposés, frais annexes, offre globale correspondant au budget disponible

L’évaluation technique suivra la grille d’évaluation suivante (à adapter par l’OSC) :

Critères

 

OFFRE TECHNIQUE

60%

Compréhension des TDR/Présentation de la méthodologie utilisée

10%

Références et expériences du consultant

30%

Expériences d’audit de structures ONG

10%

Expériences d’audit de projets internationaux

10%

Expérience dans l’audit de financement public

10%

CV du ou des intervenants/partage des responsabilités

10%

Calendrier prévisionnel d'intervention/estimation des charges en jour/homme

10%

OFFRE FINANCIERE

40%

TOTAL

100%

 

Un avis de marché sera lancé pour recueillir des offres auprès de quatre cabinets d’audit.

Les trois personnes récipiendaires des offres effectueront en comité le premier tri des offres. Trois offres les plus  satisfaisantes et les mieux-disantes en rapport avec les TDR seront identifiées et envoyées au siège du SIF. Un comité formé par le desk Afrique Haiti, le responsable des fonds institutionnels, le Contrôleur de gestion et le logisticien desk, décidera après les interviews des candidats, de l’offre qui remportera l’appel.

Une fois les offres reçues et analysées, les demandeurs se réservent le droit de négocier les propositions avec les candidats présélectionnés.

Le demandeur se réserve également le droit de ne sélectionner aucun candidat si aucune offre n’était jugée satisfaisante.

Toute information concernant le projet Avotia et incluse dans les documents de cet appel d’offres ou fournie séparément doit être traitée de façon strictement confidentielle par le prestataire. Les demandeurs acceptent de ne divulguer ou publier aucune information relative à cet appel à d’offres.

De la même façon, tout document fourni par le prestataire sera considéré comme confidentiel.

 

X Envoi des offres

 

Les offres, sont à envoyer, par mail, en langue française, avec en objet la référence : APPEL D’OFFRE AUDIT : Projet « Pour l’inclusion des talibés au Mali et au Sénégal »

:

 

  • Edmond Bernard Tsafack Djeufo, Coordinateur Logistique Mali: ml@secours-islamique.org      
  • Robin HUMEAU : HUMEAU@secours-islamique.org
  • Rachid IBKA : IBKA@secours-islamique.org
  • Coordinateur logistique SENEGAL : log.sn@secours-islamique.org

 

Date limite d’envoi des candidatures : le « 30 juin 2021»

 

XI Annexes

 

11.1 Annexe I : Liste de vérification audit financier

 

LISTE DE VERIFICATION AUDIT FINANCIER

L’auditeur retenu au titre de l’appel d’offre s’engage à réaliser l’ensemble des vérifications suivantes, et à annexer cette liste complétée et signée au rapport d’audit final. Si certains points n’ont pas pu être vérifiés, il conviendra de le préciser et d’en donner la raison dans la lettre de management.

Auditeur (nom/statut/adresse) :

Certification/qualification :

OSC ou partenaire audité :

Dates de l’audit :

N° convention AFD

Montant audité :

Tranches :

 

1.         QUESTIONS DE CONTRÔLE

Oui, le point a été vérifié

Rajouter un commentaire si le point n’a pas pu être vérifié

1.1.              Modalités du contrôle

 

 

Une réunion de cadrage entre l’auditeur et l’OSC a-t-elle été tenue dans les 12 premiers mois de mise en œuvre du projet?

 

 

 

L’échantillonnage des dépenses à vérifier a-t-il été défini de façon indépendante par l’auditeur ?

 

 

 

L’échantillon de dépenses à vérifier est-il supérieur à 50% du montant total des dépenses du projet ?

 

 

 

Chaque rubrique du budget a-t-elle fait l’objet de vérifications pour un montant significatif ?

 

 

 

Le contrôle des dépenses gérées localement a-t-il été effectué par l’auditeur ? Si cela est le cas, veuillez expliciter la méthode de contrôle (déplacement sur le terrain, association avec un cabinet d’audit local, remontée des pièces locales au niveau du siège, etc.) ? 

 

 

 

1.2.    Obligations contractuelles

 

 

Les documents contractuels (formulaire de candidature, convention de financement, accord de partenariat) existent-ils ; sont-ils signés et datés ?

 

 

 

Existe-t-il un système clair de gestion comptable et financier ? Les responsabilités de l’OSC, de la coordination du projet, de la gestion et des contrôles financiers ont-elles étés clairement définies ?

 

 

 

Les dispositions incluses dans la convention ainsi que celles prévues par le guide méthodologique en vigueur au moment de l’octroi ont-elles été respectées ?

 

 

 

1.3.     Analyse du plan de financement

 

 

Le plafond appliqué aux valorisations de 25 % maximum du budget total du projet a-t-il bien été respecté ?  Point d’attention, les valorisations ne peuvent pas apparaître dans les contributions de l’AFD et des ministères français.

 

 

 

Les modalités de calcul des valorisations explicitées dans le guide méthodologique ont-elles bien été respectées ?

 

 

 

Le budget convenu contractuellement  a-t-il été globalement respecté, dans la limite des règles définies par rubrique budgétaire et partenaire?

 

Si vous avez constaté une variation supérieure à 20% du total de chacune des rubriques budgétaires, a-t-elle  fait l’objet d’un avis de non objection de la part de l’AFD ?

 

 

 

Dans le tableau des dépenses, les plafonds prévus par le guide méthodologique ont-ils bien été respectés :

- La rubrique  « divers et imprévus » est plafonnée à 5 % du total des coûts directs du projet (hors coûts indirects et de structure)

- Si l’OSC a prévu une ligne spécifique « personnel du siège dédié au projet » dans la rubrique budgétaire « Ressources Humaines », les coûts indirects sont plafonnés à 10% des coûts directs du projet

- Si l’OSC a déclaré des coûts indirects à concurrence de 12% des coûts directs du projet, a-t-on vérifié que la rubrique «Frais de voyages et déplacement et de mission» n’inclue que les frais de mission du personnel du siège (perdiems et frais de transport) ?

 

 

 

Les partenaires et parties prenantes bénéficiaires de rétrocessions  supérieures à 5 000 € ont-ils été systématiquement signalés à l’AFD ?

 

 

 

1.4.     Vérification du système comptable

 

 

Dans la comptabilité de l’OSC, existe-t-il un code analytique dédié aux recettes et dépenses induites par le projet  ?

 

 

 

Le montant indiqué dans le rapport d’exécution peut-il être réconcilié avec une liste de dépenses extraite du système comptable?

 

 

 

Le système d’enregistrement permet-il d’attribuer à chaque dépense une facture ou une pièce comptable d’une valeur probante équivalente ?

 

 

 

Le système d’enregistrement permet-il d’attribuer à chaque dépense un justificatif de paiement (généralement un relevé bancaire, une confirmation de virement bancaire, un ticket de caisse) ?

 

 

 

1.5.     Contrôle des dépenses

 

 

Conformité à la législation applicable

- Les règles communautaires et nationales ont-elles été respectées ?

- Le processus de passation de marché public est-il conforme concernant :

  • Les règles de passation de marché public européennes et nationales/ internes et celles stipulées dans la convention.
  • La documentation sur le respect de la procédure retenue (candidatures, lettres de rejet, notification, contrat).
  • Les principes de transparence, de non discrimination, de traitement équitable et de respect de la concurrence ont-ils été respectés ?

 

 

 

Contrôle de l’éligibilité des dépenses

- Les dépenses sont-elles conformes aux critères d’éligibilité explicités dans le guide méthodologique ?

- A-t-on obtenu l’assurance que la dépense n’a pas déjà été subventionnée par un autre financement (UE, régional, local ou autre) non déclaré au plan de financement ? Des contrôles existent-ils afin d’éviter le double-financement ?

 

 

 

Dépenses de personnel

- Les dépenses sont-elles bien liées aux employés de l’OSC ou autrement justifiés au titres des actions prévues dans la convention?

- Les charges de personnel sont-elles justifiées par des documents tels que les contrats de travail, les bulletins de paie (ou tout autre document de valeur probante équivalente), justificatifs de paiement, détail des calculs pour la détermination du coût unitaire du personnel (jour, semaine, mois), fiches de pointage, feuilles de temps spécifiques au projet ?

- Le calcul repose-t-il sur les coûts réels (salaires bruts + obligations contractuelles de l’employeur pour l’employé ayant effectivement travaillé sur le projet) ?

- Lorsque le personnel ne travaille pas à temps plein sur le projet, le calcul du prorata est-il basé sur une méthode tracée et vérifiable ?

 

 

 

Voyage et hébergement

- Les dépenses de déplacement, perdiem et d’hébergement ont-elles été déclarées conformément à une règlementation interne établie par l’OSC ?

- Les voyages auxquels ces dépenses se rapportent sont-ils justifiés par les objectifs du projet tels qu’ils étaient prévus dans la demande initiale ?

- Les déplacements sont ils circonscrits aux zones géographiques couvertes dans le projet ? Si extérieurs, ont-ils été explicitement validés avec l’AFD ?

- Les dépenses de déplacement et d’hébergement sont elles-exclusivement liées à des voyages effectués par des intervenants du projet identifiés par l’OSC ou ses partenaires ?

 

 

 

Les dépenses d’équipement

- Le matériel acheté a-t-il été prévu initialement dans la demande de financement ? Si ce n’est pas le cas, y a-t-il une validation de l’AFD par ANO conformément aux dispositions du guide méthodologique (seuil de matérialité > 10 000 € pour les projets de terrain et d’intérêt général) ?

- Dans le cas où un bien matériel est valorisé, la méthode d’amortissement est-elle conforme aux règles de la comptabilité générale ?

- Si le matériel n’a pas uniquement été utilisé pour le Projet, seule une part des coûts réels est-elle allouée au projet ? Cette part est-elle calculée selon une méthode équitable et justifiée ?

 

 

 

Expertises externes

- Les dépenses sont-elles liées aux éléments prévus sur cette ligne budgétaire d’après les caractéristiques mentionnées dans la demande de financement ?

- Le recours à l’expertise externe a-t-il été réalisé en conformité avec les règles de mise en concurrence et de passation stipulées dans la convention?

 

 

 

Taux de change

- La méthode de conversion appliquée par l’OSC a-t-elle été expliquée et le taux vérifié?

- Cette méthode est-elle conforme aux dispositions de l’Article 3.2.3 de la convention ?

- Le Bénéficiaire a-t-il spécifié la manière dont il utilisera les sommes générées par les gains de change et compensera les pertes de change pendant la durée de mise en œuvre du projet ?

 

 

 

 

2.       LIVRABLES ATTENDUS

Oui, transmis à l’AFD

Non, pourquoi ?

Un rapport de vérification des dépenses, apportant des commentaires sur chacun des contrôles ainsi que le montant des dépenses déclarées inéligibles et incluant notamment une évaluation sur les appels d’offre, les rétrocessions et les valorisations réalisées au cours du projet.

 

 

Une lettre de management reprenant les principales conclusions du rapport de vérificiation des dépenses  et formulant les principales recommandations.

 

 

 

 


 

11.2 Annexe 2 : Déclaration d’intégrité, d'éligibilité et d'engagement environnemental et social

 

Intitulé de l'appel d'offres : ______________________________________________ (le "Marché")

A : _________________________________________________________(le "Maître d'Ouvrage")

 

  1. Nous reconnaissons et acceptons que l'Agence Française de Développement (l'"AFD") ne finance les projets du Maître d'Ouvrage qu'à ses propres conditions qui sont déterminées par la Convention de financement qui la lie au Maître d'Ouvrage. En conséquence, il ne peut exister de lien de droit entre l'AFD et notre entreprise, notre groupement et nos sous-traitants. Le Maître d'Ouvrage conserve la responsabilité exclusive de la préparation et de la mise en œuvre du processus de passation de ses marchés et de leur exécution ultérieure.
  2. Nous attestons que nous ne sommes pas, et qu'aucun des membres de notre groupement et de nos sous-traitants n'est, dans l'un des cas suivants :

2.1) être en état ou avoir fait l'objet d'une procédure de faillite, de liquidation, de règlement judiciaire, de sauvegarde, de cessation d'activité ou être dans toute situation analogue résultant d'une procédure de même nature ;

2.2) avoir fait l'objet d'une condamnation prononcée depuis moins de cinq ans par un jugement ayant force de chose jugée dans le pays de réalisation du Projet pour l'un des actes visés aux articles 6.1 à 6.4 ci-après ou pour tout délit commis dans le cadre de la passation ou de l'exécution d'un marché[4];

2.3) figurer sur les Listes de Sanctions Financières adoptées par les Nations Unies, l'Union européenne et/ou la France, notamment au titre de la lutte contre le financement du terrorisme et contre les atteintes à la paix et à la sécurité internationales ;

2.4) en matière professionnelle, avoir commis au cours des cinq dernières années une faute grave à l'occasion de la passation ou de l'exécution d'un marché ;

2.5) n'avoir pas rempli nos obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale ou nos obligations relatives au paiement de nos impôts selon les dispositions légales du pays où nous sommes établis ou celles du pays du Maître d'Ouvrage ;

2.6) avoir fait l'objet depuis moins de cinq ans d'une condamnation par un jugement ayant force de chose jugée pour l'un des actes visés aux articles 6.1 à 6.4 ci-après ou pour tout délit commis dans le cadre de la passation ou l'exécution d'un marché financé par l'AFD ;

2.7) être sous le coup d'une décision d'exclusion prononcée par la Banque mondiale, à compter du 30 mai 2012, et figurer à ce titre sur la liste publiée à l'adresse électronique http://www.worldbank.org/debarr[5];

2.8) s'être rendu coupable de fausses déclarations en fournissant les renseignements exigés dans le cadre du processus de passation du Marché.

  1. Nous attestons que nous ne sommes pas, et qu'aucun des membres de notre groupement et de nos sous-traitants n'est, dans l'une des situations de conflit d'intérêt suivantes :

3.1) actionnaire contrôlant le Maître d'Ouvrage ou filiale contrôlée par le Maître d'Ouvrage, à moins que le conflit en découlant ait été porté à la connaissance de l'AFD et résolu à sa satisfaction.

3.2) avoir des relations d'affaires ou familiales avec un membre des services du Maître d'Ouvrage impliqué dans le processus de sélection ou le contrôle du marché en résultant, à moins que le conflit en découlant ait été porté à la connaissance de l'AFD et résolu à sa satisfaction ;

3.3) contrôler ou être contrôlé par un autre soumissionnaire, être placé sous le contrôle de la même entreprise qu'un autre soumissionnaire, recevoir d'un autre soumissionnaire ou attribuer à un autre soumissionnaire directement ou indirectement des subventions, avoir le même représentant légal qu'un autre soumissionnaire, entretenir directement ou indirectement des contacts avec un autre soumissionnaire nous permettant d'avoir et de donner accès aux informations contenues dans nos offres respectives, de les influencer, ou d'influencer les décisions du Maître d'Ouvrage ;

3.4) être engagé pour une mission de conseil qui, par sa nature, risque de s'avérer incompatible avec nos missions pour le compte du Maître d'Ouvrage ;

3.5) dans le cas d'une procédure ayant pour objet la passation d'un marché de travaux ou de fournitures :

  1. avoir préparé nous-mêmes ou avoir été associés à un consultant qui a préparé des spécifications, plans, calculs et autres documents utilisés dans le cadre du processus de mise en concurrence considéré ;
  • être nous-mêmes, ou l'une des firmes auxquelles nous sommes affiliées, recrutés, ou devant l'être, par le Maître d'Ouvrage pour effectuer la supervision ou le contrôle des travaux dans le cadre du Marché. 
  1. Si nous sommes un établissement public ou une entreprise publique, nous attestons que nous jouissons d'une autonomie juridique et financière et que nous sommes gérés selon les règles du droit commercial[6].
  2. Nous nous engageons à communiquer sans délai au Maître d'Ouvrage, qui en informera l'AFD, tout changement de situation au regard des points 2 à 4 qui précèdent.
  3. Dans le cadre de la passation et de l'exécution du Marché :

6.1) Nous n'avons pas commis et nous ne commettrons pas de manœuvre déloyale (action ou omission) destinée à tromper délibérément autrui, à lui dissimuler intentionnellement des éléments, à surprendre ou vicier son consentement ou à lui faire contourner des obligations légales ou réglementaires et/ou violer ses règles internes afin d'obtenir un bénéfice illégitime.

6.2) Nous n'avons pas commis et nous ne commettrons pas de manœuvre déloyale (action ou omission) contraire à nos obligations légales ou réglementaires et/ou nos règles internes afin d'obtenir un bénéfice illégitime.

6.3) Nous n'avons pas promis, offert ou accordé et nous ne promettrons, offrirons ou accorderons pas, directement ou indirectement, à (i) toute personne détenant un mandat législatif, exécutif, administratif ou judiciaire au sein de l'Etat du Maître d'Ouvrage, qu'elle ait été nommée ou élue, à titre permanent ou non, qu'elle soit rémunérée ou non et quel que soit son niveau hiérarchique, (ii) toute autre personne qui exerce une fonction publique, y compris pour un organisme public ou une entreprise publique, ou qui fournit un service public, ou (iii) toute autre personne définie comme agent public dans l'Etat du Maître d'Ouvrage, un avantage indu de toute nature, pour lui-même ou pour une autre personne ou entité, afin qu'il accomplisse ou s'abstienne d'accomplir un acte dans l'exercice de ses fonctions officielles.

6.4) Nous n'avons pas promis, offert ou accordé et nous ne promettrons, offrirons ou accorderons pas, directement ou indirectement, à toute personne qui dirige une entité du secteur privé ou travaille pour une telle entité, en quelque qualité que se soit, un avantage indu de toute nature, pour elle-même ou pour une autre personne ou entité, afin qu'elle accomplisse ou s'abstienne d'accomplir un acte en violation de ses obligations légales, contractuelles ou professionnelles.

6.5) Nous n'avons pas commis et nous ne commettrons pas d'acte susceptible d'influencer le processus de passation du Marché au détriment du Maître d'Ouvrage et, notamment, aucune Pratique Anticoncurrentielle ayant pour objet ou pour effet d'empêcher, de restreindre ou de fausser le jeu de la concurrence, notamment en tendant à limiter l'accès au Marché ou le libre exercice de la concurrence par d'autres entreprises.

6.6) Nous-mêmes, ou l'un des membres de notre groupement, ou l'un des sous-traitants n'allons pas acquérir ou fournir de matériel et n'allons pas intervenir dans des secteurs sous Embargo des Nations Unies, de l'Union européenne ou de la France.

6.7) Nous nous engageons à respecter et à faire respecter par l'ensemble de nos sous-traitants les normes environnementales et sociales reconnues par la communauté internationale parmi lesquelles figurent les conventions fondamentales de l'Organisation Internationale du travail (OIT) et les conventions internationales pour la protection de l'environnement, en cohérence avec les lois et règlements applicables au pays de réalisation du Marché. En outre, nous nous engageons également à mettre en œuvre les mesures d'atténuation des risques environnementaux et sociaux telles que définies dans le plan de gestion environnementale et sociale ou, le cas échéant, dans la notice d'impact environnemental et social fournie par le Maître d'Ouvrage.

  1. Nous-mêmes, les membres de notre groupement et nos sous-traitants autorisons l'AFD à examiner les documents et pièces comptables relatifs à la passation et à l'exécution du Marché et à les soumettre pour vérification à des auditeurs désignés par l'AFD.

 

Nom : ________________________________________ En tant que : ______________________________

 

Signature :_____________________________________

 

Dûment habilité à signer l'offre pour et au nom de[7] ______________________________________________

 

En date du : ____________________________________ jour de : _________________________________

 

 

 

 

 

 

[4] Dans l’hypothèse d’une telle condamnation, vous pouvez joindre à cette Déclaration d’Intégrité les informations complémentaires qui permettront d’estimer que cette condamnation n’est pas pertinente dans le cadre du marché financé par l’AFD.

[5] Dans l’hypothèse d’une telle décision d’exclusion, vous pouvez joindre à cette Déclaration d’Intégrité les informations complémentaires qui permettront d’estimer que cette décision exclusion n’est pas pertinente dans le cadre du marché financé par l’AFD.

[6] Article à supprimer le cas échéant en cas de marché conclu avec une entreprise publique sans mise en concurrence.

[7] En cas de groupement, inscrire le nom du Groupement. La personne signant l’offre au nom du Soumissionnaire joindra à l’Offre le Pouvoir confié par le Soumissionnaire.