Réseau national pour la Promotion de l’Abandon du Mariage d’Enfant au Mali

(REPAME)

 

Termes de Référence pour le recrutement d’un consultant pour l’élaboration d’un manuel de procédures et normes administratives, comptables et financières

 

 

 Mars 2020

I.             CONTEXTE ET JUSTIFICATION 

Le RESEAU NATIONAL POUR L’ABANDON DU MARIAGE DES ENFANTS AU MALI (REPAME) est la coalition des acteurs intervenant ou œuvrant à mettre fin au mariage des enfants au Mali. Il a été créé en 2016 par plus d’une cinquantaine d’organisations de promotion des Droits des filles. Il a eu son récépissé en 2017.  Sa gestion quotidienne est assurée par un secrétariat permanent de huit (8) membres.

 

Le REPAME est une organisation autonome et indépendante.

 

Le REPAME sollicite par la présente un consultant pour l’élaboration de son manuel de procédures et normes administratives, comptables et financières. Les présents termes de référence définissent l’étendue de la mission qui sera confiée au consultant pour rédiger le manuel.

 

  1. OBJECTIFS :

 

2.1 Objectif Général 

 

L’objectif de la consultance est de produire un draft de manuel des normes et procédures administratives, comptables et financières afin d’assurer un meilleur fonctionnement du réseau

 

2.2 Objectifs spécifiques 

 

Le manuel de procédures visera les objectifs spécifiques suivants : 

 

  • Définir les mécanismes de traitement du courrier et des autres moyens de communication,
  • Décrire l’organisation du REPAME à travers l’organigramme existant, fixer les tâches et niveau de responsabilité des différents agents et entités impliqués dans le fonctionnement des procédures ;
  • Fournir des instruments adaptés et formalisés pour la rédaction, la transmission, le contrôle et le traitement des documents administratifs et comptables ;
  • Décrire les procédures et les opérations relatives au fonctionnement du système de gestion du REPAME ;
  • Décrire les procédures et les opérations relatives à la gestion des biens et matériels ;
  • Mettre en place un mécanisme de gestion comptable et financière ;
  • Mettre en place un mécanisme de gestion des ressources humaines ;

 

3. ETENDUE DE LA MISSION

 

 

- Rédaction du manuel des normes et procédures administrative, comptable et financière,

  • Description générale du REPAME y compris l’organigramme et la description des tâches,
  • Aspects institutionnels : précision du cadre institutionnel global du REPAME en rapport avec toutes les structures devant jouer un rôle dans son fonctionnement. Détail des attributions de chaque acteur avec niveau de rattachement levant toute équivoque sur le rôle de chacun. Pour le REPAME rédiger la fiche de description des postes de chaque agent,
  • Description des procédures : cette partie doit être la plus détaillée possible et permettre d’identifier les tâches des différents acteurs afin d’assurer une coordination efficace. Les principales procédures à mettre en place sont les suivantes :

 

o procédures budgétaires, o procédures de trésorerie et de finance, o procédures d’acquisition et de gestion des biens, o procédures de gestion du personnel, o procédures d’audit interne et externe…

4. RESULTATS ATTENDUS

Le manuel de procédures des normes administrative, financière et comptable finalisé approuvé par le REPAME.

5. METHODOLOGIE

Le manuel de procédures administrative, financière et comptable du REPAME sera élaboré selon la méthode participative et comprendra les étapes suivantes :

 

  • La mise en place d’un comité chargé d’élaborer les TdR et de lancer l’avis à candidature,
  • Le recrutement d’un consultant par ce comité,
  • La facilitation de la recherche documentaire par le comité,
  • L’élaboration du projet de manuel par le consultant,
  • La revue du projet de manuel par l’équipe restreinte,
  • La validation finale du projet de manuel à travers un atelier national,
  • L’élaboration du rapport de l’atelier de validation par le consultant,
  • La finalisation du manuel par le consultant,
  • La dissémination du manuel auprès des membres et utilisateurs par l’équipe restreinte.

6. CONTENU DU MANUEL

Le manuel de procédures doit préciser pour le compte du REPAME et ses Membres, l’organisation, les principes de gestion, les tâches et procédures à appliquer. Les normes et procédures qui s’y trouveront doivent s’appliquer à l’ensemble des contributions financières (fonds d’origine extérieure, adhésion et cotisation) et aux activités du REPAME. 

 

Les procédures administratives, financières et comptables sont regroupées par grandes fonctions. A chaque fonction correspondent plusieurs tâches à mener, chacune d’elles s’analysant en termes d’opérations successives à exécuter.

 

Les chapitres souhaités qui doivent faire l’objet de développement dans le manuel sont les suivants :

 

  • Les aspects institutionnels,
  • La planification des activités,
  • La passation des marchés,
  • Le suivi des activités,
  • Les procédures financières,
  • Les procédures comptables,
  • Les procédures administratives,
  • La gestion des matériels et des biens,
  • La gestion des ressources humaines,
  • Les rapports d’activités, - l’audit interne et révision, - les annexes

7. LES BIENS LIVRABLES

Les biens livrables attendus sont les suivants :

 

7.1 Un manuel de procédures administrative, comptable et financière

 

7.2 Un système intégré et informatisé de gestion comptable, budgétaire et analytique supporté par un guide clair et capable de prendre en charge :

 

  • La gestion comptable,
  • La gestion financière et de trésorerie,
  • La gestion budgétaire,
  • La gestion des marchés et contrats,
  • La gestion des immobilisations,
  • La gestion des consommables,
  • Les procédures d’acquisition et de gestion des biens,
  • Les procédures de gestion du personnel,
  • Les procédures de contrôle (audit interne et externe),

Le manuel sera élaboré et fourni en trois (03) exemplaires originaux en copies dures et une (01) version électronique.

8. PROFIL DU CONSULTANT

  • Le Consultant devra être une structure nationale spécialisée de type bureau de gestion ou bureau d’audit ayant une expérience avérée dans l’organisation et la mise en place de système de gestion au sein de coalition d’organisations.
  • Le Consultant doit disposer d’une équipe complète et compétente dans le domaine de l’élaboration de manuels de procédures de gestion, d’organisation et de tenue de la comptabilité et de gestion de fonds privés et institutionnels. Le Consultant doit être disponible à travailler avec le REPAME dans le cadre de son mandat. Il doit démontrer une capacité à rendre compte promptement et efficacement de la gestion de son mandat.
  • Le Consultant doit disposer de compétences avérées pour les fonctions suivantes :
    • Un chef de mission, expert-comptable diplômé ou diplôme d’organisation équivalent ayant au moins dix (10) années d’expérience dans le domaine de mise en place de système de gestion au sein des programmes,
    • Un expert-comptable diplômé spécialisé dans l’organisation et la mise en place de procédures de gestion, ayant au moins 5 années d’expérience,
    • Un spécialiste dans l’organisation institutionnelle et ayant au moins 5 années d’expérience,

 

  1. DELAI

La durée de la mission est de 30 jours ouvrable. 

10. FINANCEMENT

L’activité d’élaboration de manuel de procédures du REPAME entre dans le cadre du renforcement de capacité institutionnelle et organisationnelle.

 

11. SOUMISSION DES OFFRES

Les offres techniques et financières doivent être adressées à la Présidente du REPAME par mail aux adresses ci-dessous :

habagayogo@yahoo.fr

ibrabouared@gmail.com

actionsudcontact@gmail.com

 

 

 NB : Date limite de soumission des offres techniques et financières le 16 mars 2020 à 12h00