OFFRE D’EMPLOI Informations préliminaires sur le poste Intitulé du poste RESPONSABLE PHARMACIE Lieu d’affectation GAO Rattachement hiérarchique COORDINATEUR MEDICAL Rattachement fonctionnel GESTIONNAIRE DE STOCK KIDAL Date d’arrivée souhaitée 01/11/2018 Durée 3 mois avec possibilité de renouvellement Salaire fixé selon la grille PUI Selon Profil Informations générales sur la mission Contexte Première Urgence Internationale est une Organisation Non Gouvernementale de solidarité internationale, à but non lucratif, apolitique et laïque. L’ensemble de ses personnels se mobilise au quotidien pour couvrir les besoins fondamentaux des victimes civiles mises en péril, marginalisées ou exclues par les effets de catastrophes naturelles, de guerres et de situations d’effondrement économique. L’objectif est d’aider les populations déracinées dans l’urgence, tout en leur permettant de regagner rapidement autonomie et dignité. L’association mène environ 250 projets par an, dans les domaines de la sécurité alimentaire, la santé, la nutrition, la réhabilitation d’infrastructures, l’eau et l’assainissement et la relance économique. PUI intervient en appui à près de 3 millions de personnes dans 19 pays, en Afrique, en Asie, au Moyen-Orient, dans le Caucase et en France. La mission de PUI au Mali a vu le jour en octobre 2013 avec la mise en œuvre d’un projet d’assistance médicale aux populations affectées par la crise, dans le district sanitaire de Bourem, région de Gao avec l’appui de l’Union Européenne – DG ECHO. Entre 2013 et mai 2015, le projet s’est étoffé pour répondre aux besoins de soins de santé primaires des populations des cercles de Bourem et d’Ansongo, y compris en matière de nutrition dans 7 CSCOM d’Ansongo depuis le 01 mars 2015. La stratégie de PUI au Mali, en 2015 s’articulait autour de 2 axes : 1) valoriser une expertise en santé pour répondre aux besoins de soins de santé où qu’ils soient ; 2) développer une approche multisectorielle et étendre la capacité de réponse à d’autres secteurs humanitaires dans les zones où PUI intervient déjà. C’est ainsi que PUI a pu se tourner vers d’autres régions du Nord afin d’évaluer les besoins non couverts par d’autres acteurs. C’est dans ce cadre que PUI cherche un/une Responsable Pharmacie dynamique pour la base de Gao. Description du poste Objectif global Le responsable pharmacie devra assurer le bon fonctionnement général de la pharmacie centrale PUI et un approvisionnement adéquat en médicaments et équipement médical de qualité des différentes bases du projet. Il doit s’assurer de la bonne gestion des médicaments (approvisionnement, stockage, distribution, suivi des stocks et des consommations) pour l’ensemble de la mission, tant au niveau de la pharmacie centrale qu’au niveau des bases opérationnelles et des structures de santé soutenues. La chaîne d’approvisionnement de médicaments doit être sûre, fiable et documentée à tous les niveaux. Objectifs spécifiques Le logisticien Technique Mission est responsable de : 1. Recueil des données, consolidation et analyse 2. Gestion des approvisionnements 3. Gestion des stocks 4. Encadrement du personnel et appui technique 5. Reporting / réunion Responsabilités et activités à réaliser 1. Recueil des données, consolidation et analyse ? Il/Elle supervise mensuellement le recueil des données (entrées/sorties, stock, consommations) des bases et Centres de santé et leur saisie dans le logiciel Sagastock/ fichiers Excel. ? Il/Elle analyse ces données afin d’optimiser la gestion des médicaments et du matériel médical (estimation des besoins, contrôle, approvisionnement, chaîne du froid, dates de péremption, surplus/rupture de stock etc.) ? Il/Elle s’assure de l’utilisation régulière et appropriée des documents de gestion (fiches de stocks, bon de livraisons, outils informatiques etc.) par le gestionnaire de stock a Kidal et les gérants des dépôts de médicaments au niveau des centres de santé soutenus. ? Il/Elle travaille en étroite collaboration avec le service médical afin de vérifier, par rapport aux données épidémiologiques, les états des stocks et des consommations et évaluer la pertinence des prescriptions. ? Il/Elle doit fournir en temps réel toute donnée fiable de stock, consommation, utilisation des médicaments et produits de santé pour le projet. ? Il/Elle fait une sauvegarde, a minima mensuelle, des toutes les données informatiques (back up) 2. Gestion des approvisionnements ? Il/Elle Elaborer les commandes en collaboration avec le coordinateur médical et assurer le suivi des commandes envoyées au siège (commandes pour le projet et commandes supplémentaires ponctuelles) en collaboration avec le coordinateur logistique. ? Il/Elle Superviser la livraison et la réception des matériels et consommables médicaux ainsi que le contrôle qualité des médicaments reçus. ? Il/Elle informe les services logistique et médical en cas de non-conformité. ? Il/Elle vérifie la conformité es commandes physiques reçues par rapport aux quantités théoriques attendues et informe le coordinateur médical en cas d’incohérences. ? Il/Elle supervise la préparation, le planning de distribution et l’acheminement des besoins de la base de Kidal et des structures de santé soutenues. ? Il/Elle participe à la préparation des donations/prêts /échanges avec le coordinateur médical. ? Il/Elle informe à l’avance et collabore avec le service logistique pour l’organisation du transport des médicaments. 3. Gestion des stocks ? Il/Elle contrôle la gestion du stock central de médicaments et consommables médicaux ; en particulier : les mouvements de stock tant au niveau de la base de données informatique Sagastock/excel que des mouvements physiques, l’anticipation et la gestion des périmés. ? Il/Elle réalise un inventaire physique mensuel, effectue des vérifications aléatoires. En cas d’écart entre inventaire et stock théorique, il/elle investigue et informe le coordinateur médical. ? Il/Elle est le garant d’un stockage approprié (tout particulièrement au regard des conditions de températures, humidité, lumière et salubrité), ordonné (rangement, classification, étiquetage) et sécurisé (clefs, accès) selon les procédures PUI. ? Il/Elle s’assure que les conditions de stockage sont en adéquation avec la législation nationale, en particulier pour les médicaments narcotiques et stupéfiants. ? Il/Elle contrôle la gestion des stocks de la base de Kidal et des dépôts des structures de santé (en collaboration avec le gestionnaire de Kidal et le RTS d’Ansongo) ? Il/Elle s’assure de la bonne compréhension et application des procédures et outils utilisés au niveau des bases et des structures de santé appuyées. ? Il/Elle s’assurer de la mise en quarantaine des articles périmés et/ou endommagés et s’assurer de la destruction effective de ces articles. ? Il/Elle assure la pharmacovigilance et notamment informe immédiatement de tout problème lié à la qualité d’un médicament, conformément aux procédures PUI de gestion pharmaceutique. 4. Encadrement du personnel et appui technique ? Il/Elle assure une formation et un support technique du gestionnaire de stock de Kidal et des gérants des dépôts de médicaments des structures de santé soutenues: gestion de stock, usage rationnel des médicaments, substitution, analyse critique des consommations des structures de santé. ? Il/Elle apporte un support technique aux gérants des dépôts de médicaments dans les structures de santé soutenues par PUI : mise en place d’outils, compagnonnage, formations ponctuelles. ? Il/Elle renforce les capacités des équipes des structures de santé sur la prescription rationnelle des médicaments afin d’assurer une utilisation efficiente des médicaments et consommables médicaux suite à concertation avec la concertation avec les coordinations médicale et les RTS. ? Il/Elle assure une veille sur la consommation des médicaments et consommable et en informe la coordination médicale ainsi que les RTS. ? Il/Elle organise des visites de terrain pour s’assurer d’une bonne gestion des médicaments aussi bien au niveau de la base de Kidal que des structures sanitaires soutenues. ? Il/Elle participe les entretiens d’évaluation du gestionnaire de stock de Kidal en qualité de référent technique. 5. Reporting / réunion ? Il/Elle rédige un rapport d’activité mensuel à transmettre au coordinateur médical. ? Il/Elle participe aux réunions médicales des bases lors des déplacements sur le terrain. ? Il/Elle assure le classement des documents et archives du projet ? Il/Elle représente PUI dans les réunions du Cluster santé, du CCS, etc…, en cas de besoins ? Il/Elle édite et partage le back up (Sagastock) mensuel avec le Coordinateur Médical et l’expert santé du siège. ? Il/Elle tient à jour et partage le planning annuel des activités pharmacie PU ? Il/Elle participe aux missions de monitorage du bailleur. ? . Il/Elle contribue à l’élaboration des rapports bailleurs spécifiquement pour les informations relatives aux médicaments sur la mission. La liste des tâches décrites ci-dessus constitue le cadre général de vos fonctions. Votre profil de poste pourra être reprécisé ou modifié sur votre demande, sur demande de votre supérieur hiérarchique et après validation de l’Administration. . L’éventail des tâches que peut remplir un assistant coordinateur logistique est très vaste, et la bonne volonté de la personne à qui est conféré ce poste sera déterminant. Profil recherché Savoirs et Savoir Faire recherchés INDISPENSABLE APPRECIE FORMATION - Doctorat d’Etat en pharmacie X EXPERIENCE PROFESSIONNELLE - Expérience d’au moins deux (02) ans dans un poste similaire - Expérience humanitaire X X CONNAISSANCES & APTITUDES - Connaissance des procédures PUI - Bonne maitrise des logiciels de bureautique Word et Excel X X LANGUES - Français - Sonrhaï,Tamashek, Bambara, Anglais X X INFORMATIQUE - Logiciel sagastock x Caractéristiques personnelles attendues - Honnêteté, transparence, impartialité et intégrité - Dynamisme/Réactivité/Capacité à rester en éveil - Capacité à résoudre les problèmes de façon positive (« solution oriented »). - Etre souple face aux horaires de travail Cette description de poste reprend les responsabilités principales inhérentes à ce poste. Il pourra cependant être demandé d’effectuer d’autres tâches que celles listées ci-dessus, en lien avec l’objectif du poste, sans que cela soit considéré comme une modification de contrat. Ainsi, une grande flexibilité est demandée dans cette fonction. Il/Elle reconnaît avoir été informé de la charte et du règlement intérieur de PUI et s’engage à les respecter. Le présent profil de poste fait partie intégrante du contrat de travail. Les candidats qui souhaitent postuler doivent déposer, sous pli fermé, une lettre de motivation et un CV à l’adresse suivante : Un des bureaux PUI à Ansongo, Kidal, ou Gao, ou encore à l’adresse email : recrutement@premiere-urgence.ml au plus tard le 23 Octobre 2018 à 12H00. NB : Il est impératif de mentionner sur l’enveloppe ou dans l’objet de votre courrier électronique « Responsable Pharmacie ». Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront informé(e)s et les dossiers de candidatures ne pourront pas être retournés.