Coordinateur (Trice) Logistique
Supérieur hiérarchique : Directrice des Opérations
Rapportant à ce poste : Chargé Achat, Chargé stock, Gestionnaire de la flotte et Informaticien Lieu de Travail : Le siège de Marie Stopes Mali à Bamako avec déplacements sur le terrain
La principale responsabilité de ce poste c’est d’utiliser votre ….
? Initiative ? Conduite ? Persévérance ? Orientation des résultats
? Énergie ? Intégrité ? Enthousiasme ? Et engagement au développent
personnel
…pour promouvoir l’objectif de Marie Stopes Mali (MS Mali), la prévention des naissances non
désirées et sa mission d’assurer l’espacement des naissances pour le bonheur et la santé de la
famille.
Marie Stopes Mali
Marie Stopes Mali (MS Mali) est une entreprise sociale britannique à but non lucratif utilisant des
techniques modernes d'affaires et de commercialisation pour développer des programmes durables de
planification familiale qui ont comme objectif de promouvoir les droits humains, l’autonomisation de la
femme, la santé de la femme et de l’enfant et le développement national. MSI est engagé à maintenir
le droit fondamental des couples et des individus de décider librement et sans coercition du nombre et
de l'espacement de naissances, et d'avoir les informations et les moyens de faire cela.
En 2014 Marie Stopes International fournira des services de santé de la reproduction (SR) et de
planification familiale (PF) dans plus de 37 pays et à plus de 6 millions de clients. Tout en fournissant
des informations et des services pour un éventail de méthodes de PF, MSI développe de plus en plus
une expertise dans un plus grand nombre de domaines de programmation de la SR. Ces domaines
comprennent le VIH et le SIDA et d'autres infections sexuellement transmissibles (ISTs), et la livraison
de services étendus de maternité sans risque, y compris la présence d’unités obstétrique dans certains
pays.
L’ONG MSI Mali a vu le jour en 2008, s’agissant du premier programme de MSI en Afrique de l’ouest
francophone il fait face à plusieurs défis quant au marketing de ses services en particulier et à la
planification familiale en générale. Au Mali le taux de prévalence contraceptive est très bas et stagnant
tandis que le taux de fertilité demeure élevé. Par contre, il existe un taux élevé de besoins non-satisfaits
en matière de la PF (31% au Mali). Au jour d’aujourd’hui, MS Mali a 3 centres, 8 équipes mobiles, 20
MS Ladies et, un réseau de plus de 230 Franchisés qui fournissent des services de la santé de la
reproduction. En 2013, MS Mali a eu sa meilleure année, avec plus de 100,000 clients et 340,000
Couple Année Protection.1
1 One couple year of protection (CYP) is the equivalent of one year of contraceptive protection for one couple. For example,
one IUD is equivalent to nearly 5 CYPs because it affords that couple contraceptive protection for about 5 years.
Responsabilités globales du poste :
Sous la supervision directe de la Directrice des Opérations, le/la Coordinateur(Logistique a pour objectif d’assurer la mobilisation optimale des ressources mattréirciee)l les et logistiques pour soutenir le bon fonctionnement du programme.
Responsabilités Directes Clés :
Le/La coordinateur(trice) logistique est une personne clé dans le dispositif fonctionnel de MS
Mali. Il/Elle est chargé de la supervision des achats, de la négociation des contrats, des
appels d’offres, la gestion du stock, la gestion de la flotte et du parc informatique ; en accord
avec les impératifs de délai, coût, et qualité ainsi que la réglementation liée aux normes et
procédures de MSM.
A. Coordination
? Définir et structurer les méthodes de travail du service à travers la mise à jour du
manuel des opérations et veiller à son application
? Offrir un support technique aux différents départements
? Former et renforcer les agents appropriés sur les procédures logistiques, contrôle des
actifs, inventaire, contrôle de magasins et gestion en phase avec les politiques et
procédures
? Intégrer l’approvisionnement et la logistique à la planification opérationnelle,
fournissant l'expertise et communiquant les délais ou les risques potentiels sur les
achats spécifiques lors de la réunion mensuelle et trimestrielle de planification.
? Participer à l’élaboration de nouveaux projets
? Organiser des sessions de formation et/ou recyclage sur le manuel des opérations
? Superviser la performance des fournisseurs
? Veiller au respect de la procédure de communication tel que décrite dans le manuel
de sécurité.
B. Assurer l’approvisionnement adéquat et efficient selon les procédures MSI
? Assurer que toutes les procédures d’approvisionnement et logistiques utilisées par le
programme sont conformes aux politiques de MSI et aux exigences des bailleurs.
? Assurer que le « Plan d'approvisionnement des projets et chronogramme d'achat
global » (M7 App1) est en place pour chaque début d’année, ce en collaboration avec la
direction pays et les responsables de programmes, ainsi que le département financier. Et
s’assurer que cet outil est actualisé de façon trimestrielle.
? Assurer l’approvisionnement du programme en médicaments, consommables et
équipements
? Assurer que le chargé des achats actualise de façon hebdomadaire le « Suivi des
commandes » (M1 App 20) et vous le transmet actualisé chaque vendredi.
? Assurer que le chargé des achats actualise mensuellement le catalogue d’achat « M4
App 8 » pour l’ensemble de MSI (données prix / fournisseurs) et vous le transmet
actualisé chaque fin de mois J+5.
? Assurer que le chargé des achats actualise mensuellement la base de données
fournisseurs « M4 App 7 » pour l’ensemble de MSI (contrat / fournisseurs) et vous le
transmet actualisé chaque fin de mois J+5.
? Planifier, coordonner et suivre les achats sur base de l’outil « Suivi des commandes »
(M1 App20)
? Tenir des réunions avec les fournisseurs
? Qualifier et évaluer les fournisseurs en respect des normes MSI du Module 4
C. Gérer et entretenir les locaux et équipements
? Assurer que les procédures de sécurité appropriées sont en place dans les locaux
? Superviser le respect des contrats d’entretien et la planification efficace des travaux
? Superviser la gestion des immobilisations
? Superviser les travaux de constructions et aménagements
D. Gérer le Stock
? Assurer que l’entreposage est adéquat et la distribution efficiente en collaboration avec
le chargé de stock
? Assurer que le responsable de stock, en collaboration avec le magasinier, actualise
mensuellement le « Suivi de stock » « M3 App 9 » et vous le transmet actualisé chaque
fin de mois J+5.
? Assurer que les CMM et les niveaux de stock tampon sont trimestriellement analysés et
actualisés, sur base « Suivi de stock » « M3 App 9 », en collaboration avec le
département programme et finance lors de la réunion mensuelle et trimestrielle de
planification.
? Assurer que le forcast pharmacie est mensuellement actualisé
? Collaborer avec le département de finances pour garantir que toutes les procédures
comptables (valorisation de l’inventaire, dépréciation d'actifs, etc.) sont respectées
? Collaborer avec le département médical pour garantir que les produits mise à la
disposition des canaux répondent aux normes MSI
? Assurer une gestion saine et transparente des produits et matériels mis à votre
disposition
E. Gérer le parc automobile
? Avec le gestionnaire du parc, il ou elle doit veiller à une gestion efficiente du parc
automobile et motos et générateurs.
? S’assurer que la gestion du parc automobile est en conformité avec les normes de
MSI, de par une attribution appropriée des véhicules, d’une utilisation sûre et
rationnelle, ainsi que du respect effectif de plannings d’entretiens et de maintenance
en collaboration avec le gestionnaire du parc automobile
? Suivre les dossiers de sinistres
? Faire l’état mensuel de consommation de carburant et de kilométrage et soumettre
son rapport au superviseur hiérarchique avant le 5 du mois suivant
? Définir les besoins en renouvellement, évolution ou acquisition de parc de véhicules
et moto
? Repère les besoins en approvisionnement, ravitaillement, équipement, et prépare les
demandes d’achat (outillages, rechanges, pneumatiques, carburants, ...)
? Faire une gestion dynamique et stratégique du parc : mise à jour de la base de
données du parc
? Superviser la planification mensuelle des déplacements du personnel du bureau ou
des visiteurs à Bamako et dans les régions
? Gérer en collaboration avec le chargé logistique les livraisons dans les régions
? Eveiller à la mise à jour du logiciel Tracpoint
? Eveiller à la mise à jour des données du pays sur la plateforme « Global Fleet
Community »
F. Assurer le bon fonctionnement du système informatique
? Assurer un matériel informatique, des logiciels adéquats pour tout MS MALI.
? Assurer la protection et la sauvegarde des données
? Superviser un soutien informatique adéquat pour l'ensemble du personnel
? Assurer un soutien pour les innovations telles que les rapports par SMS ou tablette,
CLIC, SharePoint
? Participer à l’élaboration du manuel informatique, sa mise à jour et veiller à son
application
G. Pack Reporting Logistique
? S’Assurer que le « Pack Reporting logistique mensuel » soit transmis chaque mois J+10
? L’évaluation de la qualité de votre flotte
? Tableaux de bord des performances et graphique des tendances
? Analyse des différents rapports et mesures correctrices
H. Gestion de l’équipe
? Gérer la performance du chargé achat, du gestionnaire de parc, du responsable de
stock et de l’informaticien : mise-en-place des indicateurs clés de performance,
supervision/coaching, formation
? Responsable de la tenue de la réunion hebdomadaire du lundi avec l’ensemble de
l’équipe logistique pour coordonner les activités du département.
? Participer à l’élaboration des manuels des opérations
? Appui – conseil par rapport aux procédures en vigueur
? Faire les évaluations et mettre en place les ICP des membres de l’équipe
? Créer un cadre de concertation et un climat favorable entre les membres de l’équipe
? Participer au recrutement et induction des nouveaux membres d’équipe
Exécuter d'autres activités relatives à la demande de son superviseur hiérarchique en
rapport avec sa fonction. Cette liste n’est pas exhaustive.
Indicateurs Clés de Performance
1. Mise en place et dissimilation du manuel opération
2. Zéro rupture au niveau central et dans les canaux
3. Opérationnalités des véhicules pour les missions
4. Délai de réactivité en cas de problèmes au niveau des équipements ou locaux
5. Support informatique fourni à temps et correctement, sans causer de perturbation
majeure
6. Promptitude et respect des délai d’envoi des rapports
7. Evaluation des membres de l’équipe
8. Saisie, vérification et validation des TimeSheet de l’équipe
I. Profil
Qualifications
? Diplôme universitaire : Bac+ 4 en logistique, affaires ou autre pertinent
Compétences, capacités et qualités
? Une compréhension et un engagement à la mission et la valeur de MSI
? Etre engagé en faveur des droits sexuels et de la reproduction ;
? Honnêteté, intégrité, motivation, fort esprit d’initiative
? Une excellente maîtrise des logiciels informatiques, particulièrement MS Excel ;
? Compétences techniques dans la gestion de la chaîne logistique : approvisionnement,
informatique, gestion de flotte et gestion du stock.
? Connaissance des procédures des bailleurs de fonds, USAID, DFID, ou autres ;
? Etre rigoureux avec une attention permanente aux détails et un respect des procédures;
? Etre capable de superviser le travail de son équipe et être dans une logique permanente
de renforcement de capacités, transferts de compétences;
? Etre capable de s’organiser, prioriser des tâches selon les besoins actuels de
l’organisation et de travailler d’une manière autonome;
? Etre capable de travailler sous pression et à même de gérer les urgences;
? Etre capable de faire de proposition pour améliorer les procédures;
? Etre flexible quant aux horaires de travail ;
Expérience
? Expérience de la logistique (dans le domaine de la santé serait un plus)
? Expérience de planification et de gestion de budgets
? Expérience dans le domaine des ONG
J. Procédures de dépôt de candidature
Le dossier doit être composé :
1. D’une lettre de motivation de maximum 2 pages expliquant comment les compétences et
les expériences du candidat(e) répondent aux exigences du poste.
2. D’un CV détaillé avec trois personnes de références • Les candidat(e)s présélectionné(e)
pour un test seront demandé(e)s d’amener au rendez-vous leur dernier diplôme (document
original) et les autres attestations qui font parties de leur dossier. • Les dossiers de
candidature doivent être reçus par email au plus tard le 11 Février 2019 à l’adresse suivante
recrutement@msimali.org
L’objet du message d’envoi du dossier de candidature doit indiquer la position pour laquelle
le candidat postule, soit « Candidature Poste Coordinateur Logistique »
N.B. Seuls les candidat(e)s présélectionné(e)s pour un test seront contactés. Les dossiers des
candidat(e)s non-retenu(e)s ne seront pas retournés