MALI JUSTICE PROJECT, MALI

Recrutement d’une équipe de consultants ou d’un Cabinet de consultance  pour appuyer au développement organisationnel de la Plateforme inter – régionale pour la libre circulation des personnes et des biens au Mali

APPEL D’OFFRES

 

Période de la prestation : septembre – octobre 2020

Date de début : 20 août 2020

Date de fin : 5 Octobre 2020

Durée effective de la mission : 40 jours

 

  1. CONTEXTE

Le Projet Justice au Mali (MJP) est une initiative majeure de l'USAID visant à améliorer l'efficacité du secteur de la justice, à accroître l'accès à la justice et à aider le gouvernement du Mali à réduire la corruption le long des corridors commerciaux. La Composante 3 du MJP a travaillé dans la région de Sikasso pour fournir des services juridiques ciblés, des campagnes de plaidoyer et des campagnes d’information du public le long des principales routes commerciales afin de réduire le niveau de corruption.

Au cours des années précédentes, la Composante a mis en place et fourni un appui technique à la Plateforme Sikasso pour la libre circulation des personnes et des biens (la Plateforme Sikasso ou Plateforme), un forum anti-corruption destiné aux gouvernements locaux, aux acteurs du secteur privé, aux associations professionnelles, aux OSC et aux organisations de défense des droits.

Cette Plateforme est une initiative du Conseil Régional de Sikasso concrétisée grâce à l’intervention du Projet Mali Justice (MJP) en 2016 qui a accompagné le processus de mise en place ainsi que de l’opérationnalisation.

Le 24 juillet 2019, la Plateforme a reçu une subvention du MJP pour soutenir ses activités à travers la mise en œuvre d’un programme structuré d’actions. Cette subvention a permis à la Plateforme de montrer le rôle citoyen qu’elle joue pour la libre circulation des personnes et des biens à travers ses cellules de veille et para-juristes au niveau des postes de contrôle. Cependant, elle intervient dans la dernière année du MJP alors que la Plateforme n’a ni une mobilisation optimale des parties prenantes devant la composer ni même une base solide en termes de structuration. 

C’est pourquoi le MJP, à travers la Composante 3, a recruté un Consultant pour soutenir la durabilité des actions enclenchées et des résultats obtenus par la Plateforme. Une stratégie de durabilité / pérennité a été proposée par le Consultant et approuvée par le Bureau Exécutif dans le but de permettre aux partenaires locaux de prendre en main les initiatives en cours et les développer davantage, afin de parvenir au changement vers l’intégrité des corridors visés.

Pour  la mise en œuvre des activités prévues dans le plan stratégique, le MJP, à travers la composante 3, lance un appel d’offres afin de recruter une équipe de consultants ou un Cabinet de consultance (le Consultant pour la suite du document) pour mener des actions s’inscrivant dans le cadre du développement organisationnel de la Plateforme inter – régionale pour la libre circulation des personnes et des biens au Mali.

 

  1. OBJECTIFS :

Contribuer à la mise en œuvre de la stratégie de durabilité approuvée par le Bureau Exécutif de la Plateforme.

 

  • RESULTATS ATTENDUS
  • Un manuel de procédures de gestion organisationnelle, administrative et financière taillé aux besoins et aux objectifs de la Plateforme est élaboré ;
  • Trois (03) Notes conceptuelles de projets d’une durée de 3 ans au moins de chaque branche est élaboré;
  • Un bouquet de services que la Plateforme offrira à ses adhérents pour développer leurs intérêts et les fidéliser ;
  • Un plan stratégique de mobilisation de ressources est élaboré ;
  • Les capacités de la Coordination sont renforcées en termes de gestion de ressources humaines, matérielles et financières et de mobilisation.

 

  1. MISSION

Sur la base des documents statutaires et des accords de subvention de la Plateforme, le Consultant aura pour mission de :

  • Effectuer une analyse de besoins en renforcement de capacités en matière de gestion organisationnelle, administrative et financière, de développement et de gestion de projet et de mobilisation de ressources internes et externes.
  • Outiller les organes de gestion de la Plateforme Inter Régionale et de ses Branches Locales sur les principes, méthodes et bonnes pratiques de gestion sur les plans stratégique, organisationnel, administratif et financier.
  • Accompagner les responsables de gestion dans l’acquisition des compétences suffisantes pour assurer une gouvernance saine et efficace de la Plateforme

 

  1. ACTIVITES
  • Rédaction d’une note de cadrage de la mission, sur la base des recommandations lors de la réunion de cadrage avec le MJP et la Plateforme
  • Analyse de besoins en renforcement de capacités de gestion en renforcement de capacités en matière de gestion organisationnelle, administrative et financière, de développement et de gestion de projet et de mobilisation de ressources internes et externes, par recherche documentaire et consultation des bénéficiaires
  • Développement d’un manuel de procédures de gestions organisationnelle, administrative et financière
  • Rédaction et présentation d’un rapport d’étapes afin de déterminer avec précision les activités de formation et de coaching
  • Formation en formulation et gestion de projets
  • Développement d’un bouquet de services aux adhérents ou autres parties prenantes externes
  • Formation à la mobilisation des ressources
  • Coaching pour l’appropriation des outils développés et réunions de suivi et d’évaluation
  • Rédaction d’un rapport final détaillant les activités effectuées, les résultats obtenus et les recommandations pour le développement

 

  1. DEROULEMENT DES ACTIVITES

Pour développer les capacités organisationnelles de la Plateforme, le cabinet de consultation et/ou de prestation devra réaliser les activités ci-après :

  1. Développement d’un manuel de procédures de gestions organisationnelle, administrative et financière

Sur la base des documents statutaires et des accords de subvention de la Plateforme, il s’agit de décrire dans un manuel les outils de gestions, les procédures et tâches/sous-tâches, les rôles et responsabilités, les ressources nécessaires ainsi que l’aspect temps des tâches. Le manuel servira à la fois de guide, de standards et d’instruments de redevabilité à l’usage des responsables de la Plateforme. Dans ce sens le manuel devra tenir compte des parties ci-après :

  • 1ère partie : description du manuel
  • 2ème partie : présentation de la plateforme inter-régionale 
  • 3èmepartie : procédure de gestion (administrative, immobilisation, financière, communication)
  • 4ème partie : audit interne
  • 5ème partie – procédure comptable
  • 6ème partie - procédures passation de marches
  • 7ème partie - procédures suivi – évaluation

La démarche d’élaboration du manuel sera participative pour l’appropriation immédiate du manuel par le personnel.

  1. Formation en formulation et gestion de projets

Basée sur la méthode de cadre logique, cette activité consiste à faire acquérir aux responsables (de gestion de) de la Plateforme et de ses branches locales les compétences pour :

  • Maitriser la conception et le cycle d’un projet
  • Concevoir une méthode de suivi et d’évaluation
  • Comprendre les mécanismes de financement

Elle comprendra une session de formation théorique et pratique de trois (03) jours. Cette session de formation devra regrouper l’ensemble du personnel de la coordination de la Plateforme inter-régionale ainsi que trois (03) responsables de gestion de projet (dont les secrétaires généraux) de chaque branche locale.

 Les branches locales bénéficieront d’une période de coaching dans la formulation d’au moins trois notes conceptuelles types et, le cas échéant, d’une proposition de projet.

Le cabinet de consultation et/ou de prestation devra assurée l’animation et la coordination scientifique de cette session. Il assurera, en outre, le coaching des cinq (05) branches locales dans la formulation d’au moins trois notes conceptuelles types et, le cas échéant, d’une proposition de projet.

  1. Développement d’un bouquet de services aux adhérents ou autres parties prenantes externes

En réponse aux besoins et aspirations des professionnels adhérents ou aspirants adhérents de la Plateforme, et en vue de les intéresser davantage et de les fidéliser, il s’agira ici, pour le cabinet de consultation et/ou de prestation, de développer des services à leur attention. 

Les services offerts devront contribuer à la rentabilisation de l’engagement à l’anti-corruption sur les corridors et ainsi au développement leurs affaires.  Les services seront offerts soit gracieusement, en contrepartie des cotisations, soit payant, notamment pour les parties prenantes externes. Chaque offre de service devra notamment indiquer l’objectif, les enjeux incluant les dividendes, le contenu et l’expertise disponible.

  1. Formation à la mobilisation des ressources

Cette formation, de trois (03) jours, vise à faire acquérir aux responsables de partenariat/finances de la Plateforme (Trois personnes par branche locale), les concepts, outils et méthodes opérationnels pour la mobilisation des ressources. Il s’agira d’obtenir diverses ressources auprès d’une multitude de fournisseurs de ressources (ou bailleurs de fonds), par différents mécanismes dont les projets et les offres de services ci-dessus décrites. La démarche sera une méthode active de formation d’adultes basée sur des projets ou offres de service déjà développés. Elle aboutira à un plan stratégique de mobilisation de ressources à valider par les instances de gouvernance de la Plateforme.

Le cabinet de consultation et/ou de prestation devra assurée l’animation et la coordination scientifique de cette formation. Il coordonnera l’élaboration d’un plan stratégique de mobilisation de ressources qui sera soumis à la  validation par les instances de gouvernance de la Plateforme.

  1. Coaching pour l’appropriation des outils développés et réunions de suivi et d’évaluation

Le cabinet de consultation et/ou de prestation accompagnera en mode coaching, soit à distance soit sur leurs lieux de travail respectifs, les responsables formés ou concernés à l’utilisation des outils développés, pendant une période de 4 mois, pour s’assurer de l’appropriation et effectuer les actions correctives nécessaires. Ces interventions seront à la demande des dits responsables ou du MJP.

  • SUPERVISION DE LA CONSULTANCE :

L’ensemble du travail sera fait sous la supervision conjointe du Directeur Technique du MSI, de Coordonnateur de Plaidoyer de la composante 3 et du Coordinateur de la Plateforme inter - régionale. Les activités seront ponctuées de réunion de suivi et d’évaluation avec les superviseurs et les instances dirigeantes de la Plateforme.

  • LIVRABLES :

Livrable

Date limite calendaire

1

Note de cadrage de la mission détaillant le processus et les étapes de la mise en œuvre des activités

J+3

2

Analyse de besoins en renforcement de capacités

J+5 

3

Développement du Manuel de gestion organisationnelle, administrative et financière ;

J+20

4

Rapport d’étapes

J+22  

5

Animation et coordination scientifique de la Formation en formulation et gestion de projets

J+ 25 

6

Coaching des cinq (05) branches locales dans la formulation d’au moins trois notes conceptuelles types et, le cas échéant, d’une proposition de projet.

J+ 30

7

Développement d’un bouquet de services aux adhérents ou autres parties prenantes externes de la Plateforme

J+32

8

Animation et coordination scientifique de la formation à la mobilisation de ressources

J+37

9

Elaboration d’un plan stratégique de mobilisation de ressources

J+38

10

Soumission du plan stratégique de mobilisation de ressources à la validation par les instances de gouvernance de la Plateforme.

 

J+ 39

11

Rapport final

J+40

 

EVALUATION DE L’OFFRE DE SOUMISSION

Le comité de sélection tiendra compte des propositions techniques et financières :

Phase 1 : Analyse de l’offre technique.

Les offres techniques seront examinées selon la grille suivante :

Rubrique

Note

A-      Expertise et formation du soumissionnaire (70 points)

1.    Expertise en matière d’élaboration de manuels de procédures et de gestion administrative, comptable, financière ;

 

/15

2.    Expérience en matière d’animation d’ateliers / de formation sur le montage et la gestion de projets

/15

3.    Expérience en matière d’animation d’ateliers / de formation sur la mobilisation financière

/10

4.    Expérience en rédaction de documents de politique et/ou didactiques

/7

5.    Expérience de travail avec les OSC (singulièrement les regroupements d’organisations) 

/8

B-      Démarche méthodologique (30 points)

1.    Pertinence de la réponse de l’offre

/5

2.    Clarté de la présentation, logique et réalisme du plan d’exécution

/10

Note maximale (70 points)

 

Phase 2 : Analyse des offres Financières.

 (Méthode d’analyse à compléter par l’Administration du projet)

Note maximale : 30 points

Compétences requises

Le prestataire doit justifier :

  • Une reconnaissance officielle (N° RCCM, NIF, Compte bancaire) ;
  • d’une expérience de plus de 6 ans en matière dans le domaine des activités citées ci-haut;
  • d’une connaissance appropriée de la problématique d’organisation et le fonctionnement des OSC et de lutte contre la corruption et des tracasseries routières.

Le MJP se réserve le droit de vérifier la véracité des déclarations du prestataire et lui demander de produire les justificatifs confirmant ses déclarations.

MODALITES DE SOUMISSION

Le dossier de soumission doit comprendre :

  • Une offre technique décrivant l’approche, les outils, le processus de mise en œuvre des différentes activités ;
  • Les CV actualisé(s) et détaillé(s) des intervenants ;
  • Une proposition financière détaillée.

Nota : L’offre technique devra préciser les rôles de chaque intervenant y compris, dans le cas d’une équipe de consultants, le chef d’équipe et ses attributions.

DOSSIER DE SOUMISSION

Les offres techniques et financières sont transmises par mail à l’adresse suivante : ikeita@checchiconsulting.com avec copie à rafolisy@yahoo.fr

DELAI DE SOUMISSION

Les propositions doivent être soumises au plus tard le 31 août 2020 à 15 heures.