MALI JUSTICE PROJECT, MALI

Recrutement d’un Cabinet de consultance pour appuyer le développement organisationnel de la Plateforme inter – régionale pour la libre circulation des personnes et des biens au Mali

APPEL D’OFFRES

 

Période de la prestation : novembre 2020 – mars 2021

Date de début : 02 novembre 2020

Date de fin : 31 mars 2021

Durée effective de la mission : 40 jours ouvrables

                                                                    

  1. CONTEXTE

Le Projet Justice au Mali (MJP) est une initiative majeure de l'USAID visant à améliorer l'efficacité du secteur de la justice, à accroître l'accès à la justice et à aider le gouvernement du Mali à réduire la corruption le long des corridors commerciaux. La Composante 3 du MJP a travaillé dans la région de Sikasso pour fournir des services juridiques ciblés, des campagnes de plaidoyer et des campagnes d’information du public le long des principales routes commerciales afin de réduire le niveau de corruption.

Au cours des années précédentes, la Composante a mis en place et fourni un appui technique à la Plateforme Sikasso pour la libre circulation des personnes et des biens (la Plateforme Sikasso ou Plateforme), un forum anti-corruption destiné aux gouvernements locaux, aux acteurs du secteur privé, aux associations professionnelles, aux OSC et aux organisations de défense des droits.

Cette Plateforme est une initiative du Conseil Régional de Sikasso concrétisée grâce à l’intervention du Projet Mali Justice (MJP) en 2016 qui a accompagné le processus de mise en place ainsi que de l’opérationnalisation. Le 24 juillet 2019, la Plateforme a reçu une subvention du MJP pour soutenir ses activités à travers la mise en œuvre d’un programme structuré d’actions. Cette subvention a permis à la Plateforme de montrer le rôle citoyen qu’elle joue pour la libre circulation des personnes et des biens à travers ses cellules de veille et parajuristes au niveau des postes de contrôle

En vue d’assurer la pérennité des actions enclenchées et des résultats obtenus, la Plateforme a adopté une stratégie de durabilité. Il s’agit de permettre aux partenaires locaux de prendre en main les initiatives en cours et les développer davantage, afin de favoriser le changement vers l’intégrité du système de contrôle des corridors routiers.  En effet, des sections locales ont été établies dans cinq cercles (Bougouni, Kadiolo, Koury, Koutiala et Sikasso) pour assurer une veille citoyenne sur les corridors de leurs circonscriptions respectives, fournir une assistance aux usagers de corridors en conflit avec les agents de contrôle et mener des actions de plaidoyer auprès des autorités compétentes en faveur de la lutte contre la corruption et les tracasseries routières.

Pour appuyer la Plateforme dans la mise en œuvre de son plan stratégique, le MJP lance un appel d’offres afin de recruter un Cabinet de consultance (le Cabinet pour la suite du document) pour mener des actions s’inscrivant dans le cadre du développement organisationnel de la Plateforme inter – régionale pour la libre circulation des personnes et des biens au Mali.

 

  1. OBJECTIFS :

Contribuer à la mise en œuvre de la stratégie de durabilité approuvée par le Bureau Exécutif de la Plateforme.

 

  • RESULTATS ATTENDUS
  • Un manuel de procédures de gestion organisationnelle, administrative et financière taillé aux besoins et aux objectifs de la Plateforme est élaboré ;
  • Trois (03) notes conceptuelles de projets d’une durée de 3 ans au moins pour chaque Section locale sont élaborées ;
  • Un bouquet de services que la Plateforme, par l’intermédiaire de ses Sections locales, offrira à ses adhérents pour développer leurs intérêts et les fidéliser, est développé ;
  • Un plan stratégique de mobilisation de ressources est élaboré ;
  • Les capacités de la Coordination sont renforcées en termes de gestion de ressources humaines, matérielles et financières et de mobilisation.

 

  1. MISSION

Sur la base des documents statutaires et des accords de subvention de la Plateforme, le Cabinet aura pour mission de :

  • Effectuer une analyse de besoins en renforcement de capacités en matière de gestion organisationnelle, administrative et financière, de développement et de gestion de projet et de mobilisation de ressources internes et externes.
  • Outiller les organes de gestion de la Plateforme Inter Régionale et de ses Sections locales sur les principes, méthodes et bonnes pratiques de gestion sur les plans stratégique, organisationnel, administratif et financier.
  • Accompagner les responsables de gestion dans l’acquisition des compétences suffisantes pour assurer une gouvernance saine et efficace de la Plateforme

 

  1. ACTIVITES
  • Rédaction d’une note de cadrage de la mission, sur la base des recommandations lors de la réunion de cadrage avec le MJP et la Plateforme
  • Analyse de besoins en renforcement de capacités de gestion en renforcement de capacités en matière de gestion organisationnelle, administrative et financière, de développement et de gestion de projet et de mobilisation de ressources internes et externes, par recherche documentaire et consultation des bénéficiaires
  • Développement d’un manuel de procédures de gestions organisationnelle, administrative et financière
  • Rédaction et présentation d’un rapport d’étapes afin de déterminer avec précision les activités de formation et de coaching
  • Formation en formulation et gestion de projets, suivi d’un coaching dans le développement de trois projets pour chaque Section Locale
  • Développement d’un bouquet de services aux adhérents ou autres parties prenantes externes
  • Formation à la mobilisation des ressources
  • Coaching pour l’appropriation des outils développés et réunions de suivi et d’évaluation
  • Rédaction d’un rapport final détaillant les activités effectuées, les résultats obtenus et les recommandations pour le développement

 

  1. DEROULEMENT DES ACTIVITES

Pour développer les capacités organisationnelles de la Plateforme, le Cabinet devra réaliser les activités ci-après :

  1. Développement d’un manuel de procédures de gestions organisationnelle, administrative et financière

Sur la base des documents statutaires et des accords de subvention de la Plateforme, il s’agit de décrire dans un manuel les outils de gestions, les procédures et tâches/sous-tâches, les rôles et responsabilités, les ressources nécessaires ainsi que l’aspect temps des tâches. Le manuel servira à la fois de guide, de standards et d’instruments de redevabilité à l’usage des responsables de la Plateforme. Dans ce sens le manuel devra tenir compte des parties ci-après :

  • 1ère partie : description du manuel
  • 2ème partie : présentation de la plateforme inter-régionale
  • 3ème partie : procédure de gestion (administrative, immobilisation, financière, communication)
  • 4ème partie : audit interne
  • 5ème partie – procédure comptable
  • 6ème partie - procédures passation de marches
  • 7ème partie - procédures suivi – évaluation

La démarche d’élaboration du manuel sera participative pour l’appropriation immédiate du manuel par le personnel.

  1. Formation en formulation et gestion de projets

Basée sur la méthode de cadre logique, cette activité consiste à faire acquérir aux responsables (de gestion de) de la Plateforme et de ses branches locales les compétences pour :

  • Maitriser la conception et le cycle d’un projet
  • Concevoir une méthode de suivi et d’évaluation
  • Comprendre les mécanismes de financement

Elle comprendra une session de formation théorique et pratique de trois (03) jours. Cette session de formation devra regrouper l’ensemble du personnel de la coordination de la Plateforme inter-régionale ainsi que trois (03) responsables de gestion de projet (dont les secrétaires généraux) de chaque branche locale.

 Les branches locales bénéficieront d’une période de coaching dans la formulation d’au moins trois notes conceptuelles types et, le cas échéant, d’une proposition de projet.

Le Cabinet devra assurer l’animation et la coordination scientifique de cette session. Il assurera, en outre, le coaching des cinq (05) branches locales dans la formulation d’au moins trois notes conceptuelles types et, le cas échéant, d’une proposition de projet.

  1. Développement d’un bouquet de services aux adhérents ou autres parties prenantes externes

En réponse aux besoins et aspirations des professionnels adhérents ou aspirants adhérents de la Plateforme, et en vue de les intéresser davantage et de les fidéliser, il s’agira ici, pour le Cabinet, de développer des services à leur attention. 

Les services offerts devront contribuer à la rentabilisation de l’engagement à l’anti-corruption sur les corridors et ainsi au développement leurs affaires.  Les services seront offerts soit gracieusement, en contrepartie des cotisations, soit payant, notamment pour les parties prenantes externes. Chaque offre de service devra notamment indiquer l’objectif, les enjeux incluant les dividendes, le contenu et l’expertise disponible.

  1. Formation à la mobilisation des ressources

Cette formation, de trois (03) jours, vise à faire acquérir aux responsables de partenariat/finances de la Plateforme (Trois personnes par branche locale), les concepts, outils et méthodes opérationnels pour la mobilisation des ressources. Il s’agira d’obtenir diverses ressources auprès d’une multitude de fournisseurs de ressources (ou bailleurs de fonds), par différents mécanismes dont les projets et les offres de services ci-dessus décrites. La démarche sera une méthode active de formation d’adultes basée sur des projets ou offres de service déjà développés. Elle aboutira à un plan stratégique de mobilisation de ressources à valider par les instances de gouvernance de la Plateforme.

Le Cabinet devra assurer l’animation et la coordination scientifique de cette formation. Il coordonnera l’élaboration d’un plan stratégique de mobilisation de ressources qui sera soumis à la validation par les instances de gouvernance de la Plateforme.

  1. Coaching pour l’appropriation des outils développés et réunions de suivi et d’évaluation

Le Cabinet accompagnera en mode coaching, soit à distance soit sur leurs lieux de travail respectifs, les responsables formés ou concernés à l’utilisation des outils développés. Il rendra ses experts disponibles au maximum 2 jours par mois pour assurer cet accompagnement pendant une période de 4 mois. Le coaching a pour objectif d’assurer l’appropriation des outils et d’effectuer les actions correctives nécessaires. Ces interventions seront à la demande des dits responsables ou du MJP.

  • SUPERVISION DE LA CONSULTANCE :

L’ensemble du travail sera fait sous la supervision conjointe du Directeur Technique du MSI, de Coordonnateur de Plaidoyer de la composante 3 et du Coordinateur de la Plateforme inter - régionale. Les activités seront ponctuées de réunion de suivi et d’évaluation avec les superviseurs et les instances dirigeantes de la Plateforme.

  • LIVRABLES :

Livrable

Date limite calendaire

1

Note de cadrage de la mission détaillant le processus et les étapes de la mise en œuvre des activités

J+3

2

Analyse de besoins en renforcement de capacités

J+5 

3

Développement du Manuel de gestion organisationnelle, administrative et financière ;

J+20

4

Rapport d’étapes

J+22  

5

Animation et coordination scientifique de la Formation en formulation et gestion de projets

J+ 25 

6

Coaching des cinq (05) branches locales dans la formulation d’au moins trois notes conceptuelles types et, le cas échéant, d’une proposition de projet.

J+ 30

7

Développement d’un bouquet de services aux adhérents ou autres parties prenantes externes de la Plateforme

J+32

8

Animation et coordination scientifique de la formation à la mobilisation de ressources

J+37

9

Elaboration d’un plan stratégique de mobilisation de ressources

J+38

10

Soumission du plan stratégique de mobilisation de ressources à la validation par les instances de gouvernance de la Plateforme.

 

J+ 39

11

Coaching pour l’appropriation des outils développés et réunions de suivi et d’évaluation

J+80

12

Rapport final

J+85

 

EVALUATION DE L’OFFRE DE SOUMISSION

Le comité de sélection tiendra compte des propositions techniques et financières :

Phase 1 : Analyse de l’offre technique.

Les offres techniques seront examinées selon la grille suivante :

Rubrique

Note

A-      Expertise et formation du soumissionnaire (70 points)

1.    Expertise en matière d’élaboration de manuels de procédures et de gestion administrative, comptable, financière ;

 

/15

2.    Expérience en matière d’animation d’ateliers / de formation sur le montage et la gestion de projets

/15

3.    Expérience en matière d’animation d’ateliers / de formation sur la mobilisation financière

/10

4.    Expérience en rédaction de documents de politique et/ou didactiques

/7

5.    Expérience de travail avec les OSC (singulièrement les regroupements d’organisations) 

/8

B-      Démarche méthodologique (30 points)

1.    Pertinence de la réponse de l’offre

/5

2.    Clarté de la présentation, logique et réalisme du plan d’exécution

/10

Note maximale (70 points)

 

Phase 2 : Analyse des offres Financières.

 (Méthode d’analyse à compléter par l’Administration du projet)

Note maximale : 30 points

Profil requis du Cabinet

Le cabinet de consultance doit justifier d’une reconnaissance officielle (N° RCCM, NIF, Compte bancaire) et avoir :

  • des compétences avérées et des références dans les domaines d’activités citées ci-haut;
  • des expériences de plus de 5 ans en matière de formation des adultes et de coaching d’organisations de la société civile (OSC);
  • une connaissance appropriée de la problématique d’organisation et le fonctionnement des OSC ainsi que l’accès à la finance des acteurs non étatiques et notamment en matière de gouvernance et de lutte contre la corruption;

Le Cabinet mettra en place le personnel suffisant et de qualité pour assurer les prestations requises et un travail de qualité pendant toute la durée de la mission.

Le Cabinet devra proposer au minimum une équipe ayant au minimum les profils clé suivants :

  1. a) Chef de mission:

Le chef de mission sera responsable de la coordination générale de la mission avec l’objectif principal d’assurer le déroulement normal en termes de délais, de qualité et de coûts. Il fera tout pour minimiser l’impact des difficultés qui pourraient surgir en cours d’exécution. Il aura obligation de tenir informé régulièrement le Coordinateur de Plaidoyer du MJP sur l’avancement des travaux et dans un délai de 24 heures en cas de difficulté ou imprévu majeur.

Profil du Chef de mission :

  • Etre titulaire d’au moins un diplo?me de niveau master (Bac+5) dans le domaine de Gestion, de Développement organisationnel ou tout autre domaine jugé pertinent ;
  • Avoir au moins 10 ans d’expériences dans l’une des domaines d’activités indiqués en Section VI ;
  • Avoir une bonne connaissance des questions de gouvernance et/ou de lutte contre la corruption ;
  • Avoir réalisé des expériences similaires en termes de nature et d’envergure dans le développement d’outils de gestion d’OSC ;
  1. b) Autre personnel :

Le Cabinet proposera le personnel complémentaire qu’il jugera utile à la qualité des études et du produit final.

Le MJP se réserve le droit de vérifier la véracité des déclarations du prestataire et lui demander de produire les justificatifs confirmant ses déclarations.

Langues

La langue de la mission est le français. La maîtrise du Bambara pour les prestations de formation et de coaching est requise.

  • La connaissance de l’anglais est un atout.

MODALITES DE SOUMISSION

Le dossier de soumission doit comprendre :

  • Une offre technique décrivant l’approche, les outils, le processus de mise en œuvre des différentes activités, disponibilité de personnel qualifié ;
  • Les CV actualisé(s) et détaillé(s) des intervenants ;
  • Une proposition financière détaillée.

Nota : L’offre technique devra préciser les rôles de chaque intervenant, y compris ce du chef de mission et ses attributions.

DOSSIER DE SOUMISSION

Les offres techniques et financières sont transmises par mail à l’adresse suivante : ikeita@checchiconsulting.com avec copie à rafolisy@yahoo.fr

DELAI DE SOUMISSION

Les propositions doivent être soumises au plus tard le 26 octobre 2020 à 15 heures GMT.