POUR LA REALISATION D'UNE FORMATION EN GESTION ADMINISTRATIVE FINANCIERE ET COMPTABLE

AVIS D’APPEL D’OFFRE POUR LA REALISATION D’UNE FORMATION EN GESTION ADMINISTRATIVE, FINANCIERE ET COMPTABLE

 

Date: 14 Septembre 2016

 

AAO No: 04 –16/ COPROSEM

 

  1. Créé en Aout 2013, la Coopérative des Producteurs de Semences maraîchères du Mali (COPROSEM) est une organisationregroupant 66 producteurs/trices de semences maraîchères dont 23 femmes. Elle a son siège à Kayes. Pour des raisons fonctionnelles et d’implication des producteurs dans la gestion, la COPROSEM est actuellement découpée en six (06) sections qui sont : La section zone périurbaine de Bamako composés de sites de Diko-Kasséla, Gnognakoro et Djolibani, la section de  Kita Founia Moribougou, la section de Somankidy-Coura, la section de jimékon-Sinéwaly, la section de Sobokou-Lany Mody et la section de Kamankollé-Samé-Plantation. L’organisation est née à Kayes dans un contexte de crise alimentaire due essentiellement à la faible pluviométrie de la zone qui ne favorise ni l’agriculture ni l’élevage. En effet, en raison de l’insécurité alimentaire catastrophique due à la démographie galopante de la population et au faible rendement des cultures vivrières, les populations rurales n'ont eu le choix que d’investir dans la production horticole (production de légume et de fruit).

Dans cette situation, les produits horticoles permettent de servir de supplément et compléter les ressources disponibles de nourriture tout en produisant un revenu conséquent en même temps. Encore meilleure, la promotion de ce secteur contribuera à la sécurité alimentaire et à l’amélioration du niveau de vie des populations dues à la valeur nutritive de ces produits horticoles.

C’est dans ce sens qu’elle a sollicité et obtenu l’appui de la Fondation des Etats-Unis pour le développement en Afrique (USADF), une Fondation du gouvernement Américain, qui lui apporte un appui financier et le cabinet AE2C  joue le rôle d'assistance technique à la coopérative. Le financement ainsi obtenu vise à construire un siège et augmenter le revenu net de COPROSEM et ses membres à travers la vente de ses semences à ses clients. Cet appui financier devrait permettre à la coopérative, d’accroître significativement son volume et  son revenu monétaire.

Pour atteindre, ces performances, une des contraintes identifiées de la COPROSEM, est la faiblesse des procédures administratives, comptables et financières et leur non-application effective).

Au niveau de la gestion comptable et financière, les principes mêmes de base d’une gestion transparente et efficace des ressources ne sont pas respectés ou connus.

Au niveau administratif, l’organisation a besoin qu’on lui livre un certain nombre de documents de base type et qu’on l’aide à mettre en place un système de gestion documentaire et d’archivage qui soit efficace et adapté aux conditions en milieu rural.

C’est  dans ce cadre que s’inscrivent les présents termes de référence (TDR) qui visent à recruter les services d’un expert ou d’un bureau capable d’aider la coopérative à former les membres de l’organisation et à leur apporter une assistance après formation de temps à l’application effective des outils de gestion.

 

OBJECTIF GENERAL

L’objectif général de la formation est de parvenir à renforcer les capacités des leaders de la coopérative  ainsi que celles du staff technique en les dotant d’outils et de connaissances pouvant leur permettre d’appliquer effectivement les  règles et procédures de base.

 

OBJECTIFS SPECIFIQUES

Les objectifs spécifiques sont :

-          Faire un état des lieux des procédures, règles et outils de gestion administrative, comptable et financière qui existent au sein de la coopérative ;

-          Faire un rapport succinct sur l’état des lieux des procédures, règles et outils de gestion administrative, comptable et financière et des propositions d’amélioration ;

-          Former les membres de l’organisation à l’application effective des procédures et règles de gestion administrative, comptable et financière ;

-          Apporter une assistance ponctuelle sur quelque temps, pour s’assurer de l’application effective des procédures et règles de gestion ainsi proposée ;

-          La comptabilité générale (l’importance des pièces comptables, de l’enregistrement comptable, surtout des recettes et des dépenses ; la numérotation et le classement des pièces comptables) ; y compris la notion de résultat ; d’affectation des résultats (l’importance des amortissements) ;

-          Le calcul des coûts (l’importance et la pratique du calcul des coûts basés sur l’exemple  de leurs produits ; y compris des travaux pratiques sur le calcul des coûts) ;

-          Faire la gestion financière notamment le suivi des opérations bancaires et de la caisse (y compris la notion de rapprochement bancaire, de contrôle régulier et inopiné de la caisse) ;

Produire un rapport final de fin de mandat, avec les recommandations pour une meilleur suivie consolidation du système en place.

 

TACHES DU CONSULTANT

Les tâches du consultant consisteront à :

-          Analyser les règles et procédures internes existantes ou tacitement appliquées au sein de la coopérative ; faire un rapport de ce premier état des lieux ;

-          Former les membres de l’organisation à comprendre l’importance des différentes règles ;

-          Assister le groupe à appliquer effectivement ces procédures; cela doit aller jusqu’à la mise en place effective des outils nécessaires, pas uniquement un appui théorique !

Produire le rapport de mission incluant le rapport de formation, d’assistance ponctuelle apportée et les recommandations.

 

Résultats attendus

Les résultats attendus sont :

-          Un diagnostic de l’existant en matière de procédures, administratives, comptables et financières est fait;

-          Le rapport disponible avec les recommandations du consultant aux capacités des membres de l’organisation est élaboré;

-          Un cahier de participants élaboré et mis à disposition de la coopérative dans les meilleurs délais (moins d’une semaine après la formation);

-          Les quinze (15) leaders  et le staff technique de la coopérative sont formés à l’application du manuel révisé;

-          Des outils de gestion élaborés;

-     un système de classement et d’archivage est mis en place

 

PROFIL RECHERCHE

Il est recherché pour ce mandat un consultant :

-          Ayant une formation en comptabilité, gestions financières ou autres domaine connexe avec des compétences des compétences en conception de supports de formation et en animation de formation ;

-          Avoir une expérience d’au moins 5 ans dans le domaine visé dans l’élaboration de manuel de procédures, l’assistance comptable ou la formation ;

-          Avoir réalisé au moins 5 mandats similaires au profit d'organisations paysannes ou agricoles ;

Etre disposé à assurer cette prestation sur place à Kayes. 

 

LIVRABLES

Il est demandé en version électronique et papier :

-          Un rapport diagnostic sur l’état des lieux et les recommandations ;

-          Un cahier de participants mis à la disposition de la coopérative comportant les notions clés comme le bilan, le compte de résultat, les outils comptables et administratifs ;

Un rapport succinct de mission incluant la mission de formation, d’assistance technique à la mise en place effective du manuel, avec les recommandations éventuelles.

 

CLAUSES PARTICULIERES

-          Le public cible est constitué exclusivement des membres dont les langues courantes sont le Bambara et Sarakolé ;

-          Le client et donneur d’ordre est la COPROSEM; cet elle qui signera le contrat et assurera les paiements conformément aux clauses contractuelles qui seront convenues ; AE2C qu’assure l’assistance technique à la coopérative ;

-          Le lieu de la mission sera la ville de Kayes la formation touchera 17 personnes pendant cinq (5) jours effectifs en théorie et étude de cas en guise de pratique.

 

-          NB: Cette durée ne comprend pas les jours de voyage, de préparation ni de rédaction de rapport.

 

CONTENU DE L’OFFRE

Le consultant devra soumettre une offre technique et financière sur support papier directement à la coopérative avec copie électronique aux adresses suivantes qui sont mentionnées ci-dessous.

L’offre technique devra comprendre :

-          Commentaires et analyse critique des TDR ;

-          Compréhension du mandat (contexte, objectifs, attentes ou résultat) ;

-          L’approche méthodologique à utiliser pour assurer la prestation ;

-          Les grandes lignes du contenu du manuel qu’il compte élaborer, et donc les syllabus de son contenu qui montre qu’il a bien compris les spécificités du groupe qui est une organisation paysanne, en milieu rural et dont les membres n’ont pas tous les capacités ;

-          Le calendrier détaillé d’intervention depuis la première tâche, jusqu’à la dernière tâche ; y compris le calendrier de ou des formations prévues ;

-          Résumé de vos expériences les plus pertinentes en lien avec le mandat (dans le cas d’un  bureau d’étude l’offre technique devrait comprendre les fiches d’expériences en lien avec le mandat),

-          La liste du/des consultants affectés à la mission ainsi que leur rôle précis dans la mission ; si l’expert compte mobiliser plus d’un consultant pour la mission ;

-          Le (les) curriculum vitae (CV) du/des consultants affectés à la mission.

 

L’offre financière devra comprendre :

-          Le détail des honoraires (unité, nombre, coût unitaire, coût total par ligne budgétaire et montant total de la proposition)

-          Le détail des autres frais (transport et déplacement, hébergement, restauration, frais de secrétariat, etc.). Pour chacun de ses éléments vous devrez donner le maximum de détails pouvant aider à mieux vous comprendre.

 

DATE ET LEU DE SOUMISSION DES OFFRES

 

-       Date limite de soumission : le 30 Septembre 2016 à 16 Heures 00

-       Lieu de dépôt : les dossiers de candidature devront être déposés

-       En copie dure au siège de la Coopérative des producteurs de Semences maraîchères du Mali (COPROSEM) à Kayes ou au bureau du partenaire technique US ADF à Bamako Badalabougou Sema II Rue : 109 Porte:350.

-        En copie électronique  aux adresses suivantes: coprosem@gmail.com , asylla17@outlook.com et samboufdembele@gmail.com . 

Période démarrage probable pour la mission : A déterminer ultérieurement par la coopérative.

 

PERSONNES A CONTACTER  EN CAS DE BESOIN

-          Abdoul K BERTHE, Manager : Tel : 66 89 63 09

-          Boubacar S DEMBELE, Gestionnaire de la coopérative : Tel : 79 08 12 24

-          Aissata H. SYLLA ou Sambou DEMBELE AE2C/USADF : Tél: 20 23 23 81 (uniquement en cas de besoin d’information sur les détails de l’ordre technique).

DISPOSITIONS FINALES

  1. Les soumissionnaires restent engagés par les offres technique et financière sur une période de 90 jours compter de la date limite de dépôt des offres ;
  2. L’organisation se réserve le droit de ne pas donner suite à tout ou partie du présent appel d’offre ou de repousser la date limite de dépôt ;
  3. Tout dossier déposé dans le cadre du présent appel  reste la propriété de la coopérative et ne pourra en aucun cas être rendu au soumissionnaire
  4. Seul le candidat retenu sera  systématiquement contacté. Il appartient aux autres candidats de prendre attache avec l’union  pour avoir les informations sur les résultats du dépouillement
  5. Le bailleur de fonds qu’est ADF dispose d’une politique spécifique pour ce qui concerne les experts qui sont fonctionnaires ; l’expert devra se tenir prêt à la révision de sa proposition financière en fonction de cette politique ;

 

Toutes les propositions sont soumises à l’avis technique d’AE2C,  au-delà du rôle de sélection du consultant qui revient à l’organisation ; les contrats aussi sont soumis à l’accord du bailleur qui se réserve le droit de regarder les offres techniques et financières en dernier ressort.