International Medical Corps

Programme du Mali

Adresse : Hippodrome Porte 1650 Rue 224 – BP 2033

Téléphone Bureau (+223) 44 24 53 76

 

Ibrahim Marou Diarra / Supply Chain Officer Procurement.bko@internationalmedicalcorps.org

 

Date: 12/06/2018

Nombre de pages, y compris cette page: 12

 

Demande d’offres référence: ? 05099BKO2018

 

Objet ou titre: Mise en place d’un accord cadre pour la location de véhicule sur Bamako pour International Medical Corps.

 

International Medical Corps, organisme international de secours et de développement sans but lucratif travaillant dans la république du Mali pour une réduction de la souffrance, l’élimination de l’extrême pauvreté, la santé, la nutrition et la violence basée sur le genre.

 

 

Cher Représentant des ventes / Responsable du service commercial,

 

Au nom de l’International Medical Corps (IMC) Mali/Programme, nous  vous demandons de bien vouloir fournir un devis pour les éléments demandés exprimée en Francs CFA, avec la livraison à destination du Bureau d’International Medical Corps.

 

 Questions / demandes de clarification:

Si vous avez des questions au sujet de cette demande de cotation, veuillez nous contacter par e-mail sous youologuem@internationalmedicalcorps.org

 

  1. Demande de cotation -Gestion

 

 Date limite de réponse

  • Les cotations doivent être communiquées au plus tard 17H00 (GMT+0) le 26 Juin 2018. Les cotations reçues après la date limite sont considérées comme non valables, des exceptions peuvent cependant être faites au cas par cas.

 

Critères de sélection des fournisseurs

  • Basé sur le processus de sélection de fournisseur du prix le plus bas techniquement acceptable, une attribution sera décernée au soumissionnaire présentant le prix le plus bas qui respecte ou dépasse les normes d'acceptabilité techniques tout en respectant les délais de livraison déterminés.  
  • La capacité technique est évaluée par la façon dont les articles ou services proposés répondent aux spécifications techniques minimales énoncées dans le présent RFQ.

 

Validité de l’offre:

  • L'offre doit être valide pour 30 jours à compter de la date d'échéance de RFQ. Si cela n'est pas possible, veuillez indiquer votre meilleur délai de validité de l’offre.
  • L'offre comprend, mais non exclusivement les coûts, prix, termes et conditions, niveaux de service, et toutes les autres informations. Si le contrat est attribué à votre entreprise, toute information dans RFQ et dans le processus de la négociation est contractuelle.

 

Instruction de soumission:

  1. Les cotations doivent être soumises:
  • Option 1: Par la boite à soumission d’appel d’offres située à l’entrée du Bureau d’International Medical Corps Mali.
  • Option 2 : Par email à bko@internationalmedicalcorps.org puis se rendre au bureau d’International Medical Corps pour signer la décharge.

 

Vous êtes tenu de soumettre des offres signées et datées avec en-tête de votre entreprise.

En cas de soumission dans une enveloppe scellée, l'extérieur de l'enveloppe doit clairement mentionner le numéro de référence RFQ.

Nous déclinons toute responsabilité dans le cas où une enveloppe envoyée sans numéro de référence de RFQ lisible est ouverte par erreur et donc disqualifiée.

 

  1. Pour être admissible, la cotation doit:
  • Fournir des renseignements complets, exacts et précis tels que requis par cet appel d'offres et ses annexes, y compris les certifications attachées.
  • Être présentée sur papier à en-tête de la compagnie du soumissionnaire et signée par l'officier habilité de la société.
  • Il est recommandé que les listes de prix soient copiées sur papier à en-tête du soumissionnaire.
  • Il est recommandé que l'en-tête mentionne le numéro d'enregistrement du soumissionnaire, la TVA ou # fiscale, l'adresse, le capital (le cas échéant), etc.
  • Demande de soumission;
  • Autorisation administrative d’exercice commercial, industriel et artisanal;
  • Certificat du registre de commerce;
  • Attestation de paiement de la patente de l’année en cours de trésorerie;
  • Une copie du quitus fiscal à jour;
  • Une copie de la carte fiscale;
  • Un certificat de mise à jour auprès de la INPS;
  • Liste des références en possession de l’entrepreneur avec preuve d’appartenance et/ou de location avec contrat de location;
  • Toutes autres références jugées utiles pour les prestations demandées.

 

  1. Au minimum, les offres doivent clairement mentionner
  • Le numéro de référence de RFQ;
  • Le nom, l'adresse (rue, email, autre), et le numéro de téléphone du soumissionnaire;
  • Une description technique/spécification détaillée des articles proposés de façon suffisamment détaillée pour évaluer la conformité avec les exigences de la demande. Si nécessaire, il est possible d’y inclure la documentation du produit ainsi que d'autres documents;
  • Conditions de toute garantie liée à l'offre
  • "Remise à" / "Envoyée à" adresse, si différente de l'adresse postale;
  • Les informations sur les performances antérieures, lorsque celles-ci représentent un facteur d'évaluation, à inclure les contrats récents et pertinents pour les articles identiques ou similaires et d'autres références (y compris les numéros de contrat, les points de contact avec les numéros de téléphone et autres informations pertinentes); et
  • Confirmation de l'acceptation des Termes et Conditions de la demande de cotation

 

Offre de prix

  • Vous trouverez dans le document la liste des articles / services pour lesquels votre entreprise est sollicitée pour remettre une offre. Vous devez répondre à chaque point dans l'ordre séquentiel similaire.
  • Le prix doit inclure toutes les conditions d'escompte, le transport et les frais d'assurance, applicables;
  • L’offre de prix doit répondre aux exigences énoncées dans b. et c.

 

Cotation partielle:

  • International Medical Corps prendra ne prendra pas en considération une cotation partielle.

 

Enregistrement du Vendeur

  • Chaque vendeur doit être enregistré auprès d’International Medical Corps avant de pouvoir recevoir un contrat.
  • Si vous n'êtes pas encore un fournisseur enregistré à International Medical Corps, veuillez fournir des informations / documents listés sur le Formulaire d'inscription des Vendeurs ci-joint, et la confirmation à l'adhésion aux Termes et conditions et au Code de conduite de Vendeurs d’International Medical Corps en retournant ces documents complétés et signés.

 

 

Conditions de paiement:

International Medical Corps a l'intention d’attribuer une commande d'achat ou un contrat à prix ferme et définitif  à la suite de cette RFQ avec des conditions de paiement de 30 jours net à compter de la livraison et la réception des produits commandés au lieu spécifié. Si cela n’est pas possible, veuillez donner vos meilleures conditions de paiement.

 

Facturation

Les factures fournies à l'International Medical Corps doivent clairement indiquer:

  • La commande d'achat / le contrat / le numéro de commande d’exécution

 

  1. Demande de cotation - Termes et Conditions Veuillez faire une offre pour :

 

La mise en place d’un accord cadre pour une période de 12 mois renouvelable une fois après évaluation des services durant la première année.

 

Elément 1 :

Véhicule 4X4  multi-usagers ville et route latérite (Ex : Toyota Land Cruiser Prado)

Quantité :                                          1 pièce

Disponibilité des Chauffeurs :         24/7

Description :                                      Véhicule 4X4 – Diesel 5 passagers minimum  en très bon état ou neuf. Remplacement du véhicule lors des entretiens. Maxima attendus : 5 à 10 ans, 200.000 Km

Durée de la location :                      12 mois

Localisation :                                     Bamako & régions

 

Elément 2:

Véhicule 4x2 multi-usagers ville et route en latérite

Quantité :                                          1 pièce

Disponibilité des Chauffeurs :         24/7

Description :                                      Véhicule 4x2, Diesel/ Essence, 5 passagers minimum en très bon état ou neuf. Maxima attendus: 0 à 3 ans, 5,000km. Remplacement du véhicule lors des entretiens.

Durée de la location :                      12 mois

Localisation :                                    Bamako & régions

 

NB :

Veuillez proposer le cout journalier d’un véhicule avec chauffeurs (24 Heures/24 et 7 jours /7  dans votre proposition. Le nombre de véhicules à louer sera déterminé après la sélection du fournisseur

 

Informations importantes :

  • Les chauffeurs devront avoir au minimum un jour de congés par semaine
  • Les chauffeurs doivent respecter les procédures de conduite d’International Medical Corps. Une formation aura lieu pour les nouveaux chauffeurs
  • Les heures de travail sont ceux mis en place par l’inspection  du travail  de la République du mali
  • International Medical Corps ne payera pas d’heures supplémentaires
  • Soumettre un planning (Jours travaillés – Jours de Repos -) y compris les contacts téléphoniques  des chauffeurs
  • Tous les chauffeurs doivent savoir parler et écrire parler en français
  • Le chauffeur doit être correctement habillé et des habits propres
  • Un certificat médical de vision est recommandé pour tous les chauffeurs

 

III. Demande de Cotation (RFQ) - Contrôle de la qualité

 

Défauts; Garantie; Divers.

  1. IMC se réserve le droit d'inspecter et de tester la quantité et qualité l’ensemble des fournitures, équipement et services de la prestation fixée par le Contrat, dans toute la mesure du possible, sur tous les lieux et à tout moment, y compris la période de fabrication, l'entrepôt du vendeur et en tout cas avant réception. IMC effectuera les inspections et les tests d'une manière qui ne retardera pas indûment les travaux. IMC n'a aucune obligation contractuelle à d’effectuer une inspection et un examen dans l’intérêt e l'entrepreneur.
  2. International Medical Corps inspectera les articles au moment de leur livraison (si différents, non homologués) et fournira un avis écrit à l'entrepreneur relatif à l’ensemble des défauts, de non-conformités, ou de problèmes liés à la performance de l'entrepreneur relatifs à ses obligations contractuelles. (Voir niveau de qualité acceptable - AQL - ci-dessous).
  3. L'entrepreneur doit être présent au cours du processus du contrôle quantitatif et qualitatif d’International Medical Corps, à effectuer au moment de la livraison. Si l'entrepreneur ne se présente pas, l'entrepreneur accepte le résultat du contrôle quantitatif et qualitatif effectué par International Medical Corps. Dans un délai raisonnable avant la livraison, l'entrepreneur doit communiquer à International Medical Corps par écrit le nom de son représentant qui participera au processus d'un contrôle quantitatif et qualitatif.
  4. International Medical Corps ne sera pas obligé d'acheter ou de payer, et International Medical Corps peut à tout moment après la livraison rejeter tout ou partie de quelconque livraison de biens et de services que l'International Medical Corps définit comme non conformes au contrat pour défaut de matériaux ou de fabrication, ou qui, par ailleurs, ne sont pas en conformité avec les spécifications du contrat. Dans toute  la mesure du possible, International Medical Corps communiquera par écrit  les motifs de rejet desdites marchandises.
  5. L’entrepreneur doit enlever à ses propres frais les éléments rejetés ou qui doivent être corrigés, l'entrepreneur assumera seul les coûts pour le nouveau chargement du fret suite à une inspection négative. Cependant, après avis, International Medical Corps peut exiger ou permettre la correction sur place, sans délai, par et aux frais de l'entrepreneur. Le Vendeur ne doit pas soumissionner pour acceptation des fournitures corrigées ou rejetées sans divulguer l'ancien rejet ou l'exigence pour la correction, et, lorsque c’est requis, doit divulguer les mesures correctives prises.

 

  1. Si l'entrepreneur ne parvient pas à retirer rapidement, remplacer ou corriger les articles rejetés qui sont requis à être retirés ou être corrigés ou remplacés, International Medical Corps peut (1) par contrat ou autrement, retirer, remplacer ou corriger les articles et facturer le coût à l'entrepreneur; (2) résilier le contrat pour défaut. Si toutefois l'entrepreneur corrige ou remplace les fournitures en respectant les échéances de livraison, International Medical Corps peut exiger leur livraison et effectuer une réduction équitable de prix, ou demander le remboursement si les fonds ont été avancés.

 

 

  1. L'Entrepreneur est exclusivement responsable des défauts au niveau des articles de l'entrepreneur, de ses agents, représentants ou sous-traitants. L’entrepreneur accepte par les présentes d'indemniser International Medical Corps des pertes, dommages ou réclamations de toute nature résultant de tels défauts.
  2. Aucun droit ou obligations en vertu de tout accord conclu avec International Medical Corps ne peuvent être cédées ou sous-traitées à une tierce partie, à moins que cette cession fasse suite à l'autorisation écrite d’International Medical Corps.
  3. L'échec de International Medical Corps d'inspecter et d'accepter ou de rejeter les fournitures ne dégage pas l'entrepreneur de sa responsabilité, ni impose une responsabilité à International Medical Corps, pour les articles non conformes. Les inspections et tests réalisés par International Medical Corps ne libèrent pas l'entrepreneur de sa responsabilité suite à des défauts ou autres manquements aux exigences du contrat, découverts avant réception.
  4. L'entrepreneur garantit que tout produit, équipement et matériaux, et le contenu des articles fournis en vertu du présent contrat, est exempt de défauts et déficiences et est conforme aux spécifications annexées.
     Cette garantie générale est applicable à l'équipement, matériaux, et au contenu des articles achetés en vertu du présent accord.
  5. Si les articles sont achetés, l'entrepreneur doit effectuer la livraison à la destination spécifiée à la date prévue indiquée ou comme convenu autrement par écrit par les deux parties. Toute telle date prévue indiquée est essentielle et l'entrepreneur doit aviser International Medical Corps rapidement s’il prévoit que la livraison ne sera pas réalisée dans les délais impartis. L’entrepreneur doit assumer l’ensemble des frais liés à la livraison anticipée non autorisée ou toute livraison tardive.
  6. l) Si l'un des articles, produits ou services n’est pas livré conformément au calendrier de livraison convenu entre  International Medical Corps et l'entrepreneur, et si le retard de livraison n'est pas du à des événements imprévus (Force Majeure, dont: inondations, tremblement de terre, tempête , ouragan ou autres catastrophes naturelles, hostilités, activités terroristes, guerre, une vaste mobilisation militaire, embargo, insurrection, grève ou toute autre cause similaire échappant au contrôle raisonnable de l'entrepreneur) l'entrepreneur doit payer à International Medical Corps des dommages et intérêts à hauteur de 5% (cinq pour cent) de la valeur de l'achat par mois. Les dommages et intérêts sont payés proportionnellement pour une période de moins d'un mois calculés sur la base de trente (30) jours/mois. International Medical Corps émettra une note de débit pour recueillir ledit paiement pour les articles en souffrance.
  7. L'entrepreneur qui ne pourra pas tenir ses engagements en raison d’un cas de force majeure doit, dès que possible compte tenu de la nature de l'événement, informer International Medical Corps de l'empêchement et des conséquences de celui-ci. À compter de la date de l'avis de Force Majeure par l'entrepreneur, le contrat est suspendu.  L'entrepreneur devra dans ce cas de figure faire tout son possible pour éliminer ou remédier les cas de force majeure.  Si la situation causant la suspension se poursuit pendant soixante (60) jours civils ou plus, International Medical Corps peut mettre fin à tout ou partie du contrat moyennant un préavis écrit à l'entrepreneur.

 

 

 

  1. Dans le cas de rejet d’articles défectueux ou non conformes contenus dans une livraison, cette livraison est toujours considérée comme non délivrée, et les pénalités pour retard de livraison seront appliquées.
  2. Demande de cotation - Termes et Conditions [Modifier si nécessaire]:

 

L’émission de cette RFQ ne constitue pas un engagement d'attribution de la part d’International Medical Corps, ni impose à International Medical Corps à payer pour les coûts encourus dans la préparation et la présentation d'une soumission.

 

Les fichiers joints font partie intégrante de cette RFQ y compris Termes et Conditions Version juin 2016.

En soumettant une offre valable suite à cette RFQ vous acceptez d’adhérer au RFQ et aux Termes et Conditions.

 

International Medical Corps peut prendre contact avec les soumissionnaires pour confirmer la personne de contact, l’adresse, le montant de l'offre et pour confirmer que l'offre a été soumise en lien avec la présente invitation.


Pour les projets de construction en vertu de financement de l'USG notez les exigences de 2 CFR 325 sur la Garantie de soumission (Bonding).  Le bonding est utilisé dans le cadre des projets de construction pour protéger contre les événements indésirables qui peuvent générer des perturbations, le défaut de terminer le projet en raison de l'insolvabilité du constructeur, ou l'échec au niveau de la prestation dans le cadre du respect des spécifications.

 

 Déclarations inexactes dans l’offre:

Les soumissionnaires doivent fournir des informations complètes, exactes et exhaustives telles que requises par cet appel d'offres et ses annexes. De faux énoncés dans l’offre  constituent un motif de résiliation immédiate de l'accord avec le fournisseur. International Medical Corps prend la fraude, les inexactitudes, la falsification, la manipulation, l'altération des faits et/ou des documents très au sérieux et a une politique de tolérance zéro et peut entamer une action en justice en cas de fausses déclarations par les entrepreneurs.

 

Divulgation des conflits d'intérêts:

Les soumissionnaires doivent divulguer tout lien passé, actuels ou futur avec toutes les parties associées à l'émission, l'examen ou la gestion de cet appel d'offres et de l'attribution escomptée.  Le défaut de fournir une information complète et transparente peut amener International Medical Corps à réexaminer la sélection d'un soumissionnaire potentiel.

 

Droit de sélectionner/refuser

International Medical Corps se réserve le droit de sélectionner et de négocier avec les entreprises qu'il définit, à sa seule discrétion, pour être qualifié pour des propositions compétitives et de mettre fin à des négociations sans encourir aucune responsabilité.  International Medical Corps se réserve également le droit de rejeter toute proposition reçue sans fournir d’explication.

 

Droits réservés:

Toutes les réponses à la RFQ deviennent la propriété d'International Medical Corps et International Medical Corps se réserve le droit, à sa seule discrétion:

  • de disqualifier toute offre, sur la base d’un manquement du soumissionnaire dans le respect des instructions de l’appel d’offre ;
  • de renoncer à tout écart du soumissionnaire par rapport aux exigences de la présente demande qui de l'avis d’International Medical Corps n’est  pas considéré comme un défaut matériel nécessitant le rejet ou la disqualification; ou si une telle renonciation augmente la compétition ;
  • de prolonger le délai pour la soumission de toutes les réponses RFQ après notification à tous les soumissionnaires;
  • de résilier ou modifier le processus de RFQ à tout moment et de réémettre le RFQ à toute entreprise qu’International Medical Corps juge opportun ;
  • d’émettre une attribution basée sur l'évaluation initiale des offres sans aucune discussion;
  • d’attribuer seulement une partie des activités de l’appel d’offres ou d’émettre de multiples attributions basées sur les activités de l’appel d’offres.

 

Code de conduite

International Medical Corps est engagé à respecter les normes les plus élevées au niveau de toutes nos relations d'affaires avec le gouvernement des Etats-Unis et d'autres bailleurs de fonds internationaux et privés, en protégeant les ressources des contribuables, et en fournissant des services et des produits de haute qualité. Le respect de l’ensemble des lois et règlements et l’assurance d’une concurrence loyale sont les fondements de cet engagement. Ainsi, les vendeurs d’International Medical Corps doivent permettre à International Medical Corps d'auditer leurs programmes de conformité.

 

Ce Code de conduite de Vendeurs exprime les attentes que nous nourrissons pour l’ensemble des vendeurs d’International Medical Corps et ils ont l’obligation de  signer et de soumettre le code de conduite de Vendeur, ci-joint.

 

Signalement de la fraude & Comportement non éthique

Pour signaler une fraude et un comportement non éthique:

 

De plus amples détails sur International Medical Corps et nos projets dans le monde entier sont disponibles sur notre site web: www.internationalmedicalcorps.org