APPEL A CANDIDATURE N° « AOI-E31 -19-BAMA-07 »

 

 

Termes de références

Réalisation d’un Audit Financier du projet CARE pour

pour la période allant du 1er Août 2019 au 29 février 2020

 

 

INTRODUCTION :

 

Dans le cadre du financement du projet CARE « Assistance complète, réhabilitation et autonomisation des survivants d’explosifs » par le Service des Nations Unies pour la Lutte Antimines (UNMAS), Humanité&Inclusion est à la recherche d’un cabinet pour effectuer l’audit financier du projet et ainsi émettre une opinion professionnelle sur la sincérité, la régularité et l’image fidèle des comptes du projet.

  1. DESCRIPTION DU PROJET :

 

  1. Présentation du projet

 

Mis en œuvre le 1er août 2019 par Humanité&Inclusion (HI) en partenariat avec l’Association jeunesse et développement du Mali (AJDM), le projet «Assistance complète, réhabilitation et autonomisation des survivants d'explosifs» a pour objectif d'améliorer les conditions de vie des survivants d'explosifs et des communautés touchées par un conflit.

  1. Contexte de l’intervention

À la suite de l’éclatement du conflit en 2012, les risques d’explosion des engins explosifs sont devenus une nouvelle menace au Mali, avec un large impact négatif sur la sécurité et la liberté de circulation dans les régions du centre et du nord du pays. Cette contamination entrave l'acheminement de l'aide humanitaire, l'accès aux moyens de subsistance et économique de la population, le retour des réfugiés et des personnes déplacées, en plus de menacer les vies de civils.

De 2012 à nos jours, l'UNMAS et son partenaire ont enregistré 243 survivants de la guerre explosive (REG). Alors que le nombre de ces survivants a considérablement diminué suite à l'intervention de l'UNMAS et ses partenaires (2012: 53; 2013: 54; 2014: 38; 2015: 37; 23: 2016; 23: 2017; janvier à juin 2018: 7), le nombre des civils ayant survécu à des engins explosifs improvisés (IED), utilisés par les auteurs d'actes de violence au Mali, a augmenté de manière exponentielle (2013: 26; 2014: 31; 73: 2016; 38: 2016; 67: 2017; janvier à juin 2018: 140).

Au début de 2018, l'UNMAS a lancé deux initiatives pour faire face à l'augmentation des accidents avec des engins explosifs improvisés. Tout d'abord, il a sensibilisé les conducteurs de transports en commun et les acteurs humanitaires dans les régions de Mopti et de Gao sur les  IED, dans le but de sensibiliser les usagers de la route aux risques posés par les engins piégés.

 

 

 

 

Deuxièmement, UNMAS a financé  deux (2) ONG locales sur trois (3) mois de projet pilote d’intervention rapide mécanisme d'assistance immédiate aux survivants nouvellement enregistrés d'accidents explosifs.

Ce projet a été couronné de succès et s’avère nécessaire car les civils sont de plus en plus exposés au danger des risques d'explosion, principalement des engins piégés. En effet, les civils représentent 47% du total des survivants en 2018, le nombre de majorité des survivants enregistrés dans les régions de Gao et Mopti.

Alors que des accidents explosifs continuent de se produire, l'UNMAS, la communauté internationale et des organisations nationales restent déterminées à agir pour la protection de la population civile. Répondre aux besoins urgents et ponctuels des communautés touchées par le conflit en général et des survivants d'explosifs en particulier, l'UNMAS cherche à demande de la part d’organisations qualifiées de fournir une assistance globale aux survivants d’explosifs, et communautés touchées par le conflit, afin d’améliorer leurs conditions de vie.

 

  1. Objectifs du projet :

L’objectif général de l’action est d’améliorer les conditions de vie des survivants d’explosifs et des communautés touchées par le conflit par une réponse adaptée à leurs besoins.

 

  • Renforcer la capacité d'une organisation de la société civile partenaire nationale dans la mise en œuvre d'activités d'éducation aux risques et d'assistance aux victimes ;
  • 2 000 femmes, hommes, garçons et filles de la communauté à risque, y compris les personnes déplacées à l'intérieur de leur pays, bénéficient d'une sensibilisation accrue aux risques liés aux engins explosifs ;
  • 267 bénéficiaires de l’assistance aux victimes identifiés ont accès à l’assistance humanitaire essentielle, ce qui atténue l’impact des incidents explosifs et/ou des suivis.

 

  • L'organisation de la société civile partenaire d'exécution locale a bénéficié de suivi mensuel et assurance qualité (AQ) pendant toute la durée du projet ;
  • 30 points focaux de la communauté des femmes et des hommes ont reçu suite mentorat et soutien par le biais des activités du projet ;
  • 2 000 femmes, hommes, filles et garçons, y compris les personnes déplacées, reçoivent des séances d'éducation aux risques ;
  • 55 nouveaux bénéficiaires directs de l'aide aux victimes dans le besoin et qui acceptent l'aiguillage / le soutien reçoivent au moins un service du projet ;
  • 199 bénéficiaires précédemment soutenus bénéficient d'un accompagnement et d'un suivi le projet.

 

 

 

 

 

 

  • Renforcer la capacité d’une OSC partenaire nationale de mise en œuvre par la supervision, le monitoring et l’assurance qualité continus ;
  • Renforcer les capacités et le réseau d’un pool des points focaux communautaires femmes et hommes ;
  • Offrir des séances d’éducations aux risques à 2000 femmes, hommes, garçons et filles dans les communautés à risques y compris aux personnes déplacées en les reliant à un mécanisme de réponse rapide (RMM) existant ;
  • Diffuser des messages radiophoniques pour partager avec les communautés bénéficiaires, des informations sur les activités du projet et les bénéficiaires ;
  • Assurer l’accueil d’urgences des survivants, des victimes indirectes d’engins explosifs et des armes légères et des petits calibres et des personnes handicapées pour d’autres raisons, notamment les évacuations sanitaires et la fourniture d’articles non alimentaire ;
  • Renforcer le système de référencement existant ;
  • Allouer un soutien socio-économique, recouvrement des avoir aux bénéficiaires vulnérables conformément aux évaluations des besoins ;
  • Suivi des bénéficiaires précédemment soutenus ;
  • Réaliser une évaluation pour mesurer l’impact et l’amélioration des conditions de vies des bénéficiaires des activités génératrices de revenu déjà réalisées ;
  • Formations des bénéficiaires préalablement sélectionnes aux activités génératrices de revenu (AGR).

 

  1.  Relations avec d’autres structures et organisations

 

Les principaux partenaires sont :

  • Partenaire technique et financier : UNMAS
  • Partenaires de mises en œuvre des activités du projet : Humanité & Inclusion (HI) et Association, Jeunesse et  Développement du Mali (AJDM).

 

  1.  Zones d'intervention:

 

Le projet est mis en œuvre dans les régions de Mopti (Bandiagara, Bankass, Djenné, Douentza, Koro, Mopti, Ténenkou, Youwarou) et Ségou (Niono, Macina).

 

  1. PRESENTATION DE LA MISSION D’AUDIT

 

  1. Justification de l’audit

 

Cet audit externe est prévu à l’article X (Audit Requirements) de la convention de financement signé entre UNMAS et HI. Il s’agit donc d’une obligation vis-à-vis du bailleur du projet, UNMAS (Service des Nations Unies pour la Lutte Antimines) afin de vérifier non seulement la tenue correcte de la comptabilité mais aussi la bonne utilisation des fonds alloués au projet d’un point de vue légal et dans le respect des clauses de la convention de  financement UNMAS. L’enjeu de cet audit est d’améliorer la qualité et la consistance de l’information financière produite par Humanité& Inclusion (HI) pour ce projet.

 

  1. Objectifs de la mission d’audit :

 

L’objectif global est de permettre à l’auditeur d’exprimer une opinion professionnelle indépendante sur la situation financière du Projet CARE au cours de la période allant du 1er  août 2019 au 29 février 2020, conformément aux normes Internationales d’Audit (ISA) définies par la Fédération Internationale des Experts Comptables (IFAC), les clauses de l’accord de subvention signé avec le bailleur et  au manuel de procédures de gestion administrative, financière et comptable de HI.

 

 

 

Les objectifs spécifiques de la mission sont les suivants :

  • Vérifier les opérations comptables et les états financiers (Rapports financiers) du projet CARE;
  • Analyser et apprécier les procédures de gestion administrative, financière et comptable, logistique et du système de contrôle interne en vigueur au sein de Humanité&Inclusion (HI) Programme Mali conformément au manuel de procédures ;
  • Apprécier la qualité de la cohérence entre les procédures de décision et la pratique quotidienne, la fidélité des rapports financiers ;
  • Apprécier la qualité des rapports financiers et proposer au besoin des recommandations concrètes en vue d’améliorer la gestion financière ;
  • Examiner la conformité d’exécution par rapport aux buts du projet, par le contrôle et l’évaluation des transactions, dépenses et recettes par rapport aux documents de base du projet (descriptions du projet, plan d’activités, contrats, budgets, etc.);
  • Examiner la conduite des affaires d’un point de vue économique et d’efficacité, par le contrôle et l’évaluation de la minimisation des coûts des ressources utilisées pour les activités, tout en assurant une qualité appropriée ;
  • Examiner la comparaison des dépenses par rapport aux budgets et l’explication des écarts ;
  • Examiner le respect par les parties des clauses des contrats de projet ;
  • Examiner la prise en compte des constats et des recommandations des rapports d’audit antérieurs.

 

  1. Périmètre :

 

Le périmètre de l’audit est l’ensemble de la comptabilité du projet CARE pour toutes les activités menées entre le 1er août 2019 au 29 février 2020 y inclus toutes les subventions de ses partenaires et en prenant en compte de toutes les dépenses.

                                                            

  1. Méthodologie

 

La mission utilisera les rapports financiers et d’activités trimestriels, semestriels et annuels  périodiques tout en  impliquant les parties prenantes à l’élaboration des documents. Pour ce faire la mission devra : 

 

  • Exploiter les données, rapports, outils de gestion et tout autre document utile produit par HI ;
  • Rencontrer les différents agents impliqués dans la gestion administrative, logistique, financière et comptable ;
  • Exploiter les documents comptables et tout autre document : avis de crédit, les budgets adoptés, les pièces justificatives, les marchés passés le cas échéant, le procès-verbal de l’inventaire physique, la liste des équipements acquis sur le projet, les journaux de caisse et de banque, les rapprochements bancaires, lettres de confirmation du solde bancaire, les dossiers de personnel des agents recrutés ou affectés sur le projet, le manuel de procédures, les protocoles d’accord et tout autre document jugé pertinent pour cette mission.

 

  1. Exécution de la mission

 

La mission d’audit devra procéder d’une part à la :

 

  • Vérification physique de la trésorerie ;
  • Vérification physique des matériels roulants et autres matériels du projet ;
  • Vérification des listes d’inventaire et de l’état du matériel ;
  • Vérification des documents se rapportant aux véhicules et autres matériels ;
  • Vérification des rapprochements/consolidations bancaires ;
  • Vérification des demandes de confirmation de solde des comptes ;
  • Vérification des contributions reçues des partenaires en rapport avec les contrats de subvention ou de financement ;
  • Vérification des pièces justificatives et de leur éligibilité ;
  • Vérification du respect des clauses du contrat de projet;
  • Vérification que les dépenses effectuées correspondent aux budgets acceptés par les différentes parties ;
  • Vérification des coûts administratifs en conformité avec la convention/accord de financement ;
  • Vérification de la mise en place et de l’application des mesures de système de contrôle interne adéquates quant à l’utilisation des ressources engagées ;
  • Vérification de l’existence de procédures d’acquisition des biens et des services et de leur respect ;
  • Les systèmes d’archivages ;
  • Toutes autres vérifications que l’auditeur jugera utiles.

 

Et d’autre part à :

 

  • Examiner le Système de contrôle interne.

 

L'auditeur est tenu de procéder à un examen exhaustif et approfondi du système de contrôle interne allant au-delà de la revue standard qu'il effectue normalement dans le cadre d'un audit classique. Le but de cet examen est d’obtenir une compréhension suffisante des règles et procédures du système de contrôle interne y compris les manuels de procédures (de gestion administrative, comptable, financière  et budgétaire) en place et vérifier que ces règles et procédures sont adéquates et fiables, mises en application, et fonctionnent correctement. L'auditeur appréciera plus particulièrement:

  • les systèmes comptables et d’information pour déterminer s'ils sont adéquats;
  • la capacité du personnel comptable et financier à gérer efficacement le projet.

 

Et plus spécifiquement l’auditeur devra :

  • Analyser et apprécier les procédures de gestion (comptable, financière, humaine, logistique) ;
  • Apprécier les outils de gestion utilisés et leur pertinence dans le cadre d’une gestion transparente ;
  • Apprécier le système de contrôle interne en vigueur au sein de Humanité&Inclusion (HI) Programme Mali ;
  • Apprécier le système et la pratique de rapportage financier et la cohérence avec les rapports d’activités ;
  • Relever toutes les faiblesses dans la gestion interne de la structure ;
  • Proposer des recommandations pour l’amélioration du système de gestion.

 

Les conclusions de cet examen seront consignées dans un rapport séparé (Lettre à la Direction ou Management Letter) à l'attention de la direction de HI dans lequel il rendra compte de toutes les faiblesses et autres défaillances du système, évaluera les risques liés aux défaillances du contrôle interne et fera des recommandations pratiques et pertinentes pour son amélioration. La lettre à la direction couvrira et ne sera pas limitée aux :

  1. commentaires et observations sur les dossiers, systèmes et contrôles comptables examinés pendant l'audit ;
  2. carences particulières et les points faibles des systèmes et des contrôles, et présentera des recommandations en vue de leur amélioration ;
  3. degré de conformité à chacune des clauses financières de l'accord de financement et présentera des commentaires, le cas échéant, sur les facteurs internes et externes affectant le respect de ces clauses ;
  4. questions qui auront attiré son attention durant l'audit parce qu'elles pourraient avoir un effet notable sur l’exécution du projet.

 

  1. Les rapports d’audit

 

L'auditeur sera tenu de fournir:

 

  1. le rapport d'audit/rapport succinct qui contiendra :
  2. i) l'opinion professionnelle des auditeurs sur les états financiers du projet ;
  3. ii) l'opinion portant sur la conformité de l’usage des fonds ;

iii) l'opinion de la conformité de la passation et de l’exécution des marchés au compte du projet.

 

  1. b) le rapport sur le contrôle interne (Lettre à la direction ou Management Letter) rendant compte de toutes les faiblesses du système, évaluant les risques liés à ces défaillances et proposant des recommandations pertinentes et pratiques avec un chronogramme de mise en œuvre (par exemple, plan d’action avec calendrier.)

 

Le rapport d’audit ainsi que le rapport sur le contrôle interne doivent être signé par l’auditeur.

 

  1. c) Avis de HI sur la Lettre du management reconnaissant et réagissant par rapport aux résultats du travail des auditeurs.

 

L'auditeur  présente le rapport d'audit et le rapport sur le contrôle interne provisoires au  Mandant afin de recevoir les commentaires dans un délai de trois (03) jours. L’auditeur intègrera les commentaires et présentera le rapport d'audit et le rapport sur le contrôle interne en versions finales au Mandant dans un délai de cinq (05) jours.

 

Le rapport final sera établi en français et en anglais en 4 (quatre) exemplaires.

 

Le rapport d’audit doit contenir les éléments suivants :

 

  • Les forces et les faiblesses des procédures de la gestion administrative, financière et comptable ;
  • Les recommandations sur les faiblesses relevées ou les dysfonctionnements par rapport aux principes comptables généralement admis ;
  • La situation financière pour la période d’audit ;
  • Les appréciations sur les dépenses réalisées, la régularité des pièces comptables et la relation avec les budgets approuvés ;
  • Les appréciations sur la paie des salaires, la politique salariale et l’effectif du personnel ;
  • L’appréciation sur la cohérence entre les rapports financiers établis par HI et ceux de l’audit ;
  • Le redressement (si nécessaire) des états financiers ;
  • Le rapprochement budget - réalisation. Un commentaire s’attachera à justifier les écarts ;
  • Et toute autre information pertinente susceptible d’aider HI à améliorer sa gestion ;
  • Une liste d’inventaire et d’équipement ;
  • Un bilan, un relevé des rentrées et des dépenses ainsi que des notes explicatives sur des variations budgétaires potentielles, et une énumération des principes comptables appliqués ;
  • Les Etats financiers doivent non seulement refléter la position consolidée financière du projet ;
  • Le rapport doit aussi inclure une évaluation des risques, des systèmes de comptabilité internes et des contrôles internes qui doit porter au minimum sur le fonctionnement de la coordination, la structure organisationnelle, les modes d’attribution des pouvoirs et la répartition des tâches.

 

  1. Points généraux

L’auditeur aura accès à tous les documents juridiques, échanges de correspondance et autres éléments d’information liés au projet et jugés nécessaires par  lui dans le cadre de sa mission. Il pourra aussi obtenir la confirmation du bailleur des montants décaissés pour le projet.

 

Références de Vérification :

 

Les documents suivants sont considérés comme référence de base à l'exécution du mandat :

  • convention de subvention ou de financement ;
  • législation en République du Mali, en particulier concernant les domaines des finances et du contrôle des comptes ;
  • contrat entre l'auditeur et l’audité ;
  • plan des activités et plans annuels du Mandant concernant le projet;
  • rapports financiers concernant le projet ;
  • tout autre document pertinent.

 

Séance de clôture de l'audit.

 

Après réalisation de l'audit, avant de quitter le bureau du programme, l'auditeur tient une séance de clôture avec les responsables et les membres du personnel concernés. La séance traite des remarques et résultats de l'audit, relève les "goulots d'étranglement" et les faiblesses dans la gestion administrative et financière, propose des solutions aux problèmes ressortis durant l'audit.

 

  1. Le choix du cabinet d’audit

La mission d’audit sera assurée par un cabinet comptable spécialisé dans l’audit des projets et programmes de développement. L’auditeur doit être inscrit au Tableau de l’Ordre National des Experts Comptables et Comptables Agrées du Mali (ONECCA).

L’auditeur garde et conserve correctement les documents internes de travail pendant une période de dix ans à compter de la résiliation de l’audit.

 

Le choix de l’Auditeur relève de la responsabilité de HI.

 

 

  1. La durée de l’audit

 

La durée de l’audit est de vingt (20) Jours  à compter de la date de signature du contrat.

 

  1. DATE LIMITE DU DEPOT  DES OFFRES

 

Les cabinets intéressés par la présente mission d’audit doivent faire parvenir leurs offres technique et financière sous pli fermé adressées au secretariat de HI au plus tard le 14/01/2020 à l’adresse Badalabougou Sema, BPE : 22 99, Rue 132, Porte 982 Tél : +223 20 23 27 14//20 22 26 57//20 23 26 58 Bamako Mali.