HUMANITE & INCLUSION

Appel d’offre – Réf N° « AO-E31-19-BAMA-03 »

TERMES DE REFERENCE POUR LA REALISATION D’UN AUDIT FINANCIER

ET DE CONFORMITE EXTERNE

 

Entité sujette à l’audit, nommée “contrepartie” dans le document :

Fédération HANDICAP INTERNATIONAL

 

Pays

Mali

Autorité contractante

Fédération HANDICAP INTERNATIONAL

Date prévisionnelle de contractualisation de l’audit :

Mi-juillet 2019

 

Date indicative de démarrage de l’Audit :

Fin juillet 2019

Date indicative de fin de l’Audit :

Juin 2021

 

1.     Contexte

 

1.1.   Contexte général du projet (cadre institutionnel)

 

Le Mali a une population totale de 18,1 millions d'habitants[1], avec une espérance de vie de 53 ans. L’indice synthétique de fécondité est de 6.2 enfants par femme. Il est classé 176ème sur 187 (2 014) en termes d’Indice de Développement Humain, avec un PIB par habitant parmi les plus faibles du monde (693 $). 67 % de la population est analphabète. L’économie malienne est encore largement dominée par un secteur agricole et par un secteur informel très important, tant au plan de sa contribution au PIB qu’en termes de fournisseur d’emplois. Le développement du secteur de l’éducation est marqué par une croissance démographique très forte qui induira une pression sur le système éducatif dans les prochaines années. Le Gouvernement du Mali s’est fixé, via une stratégie de croissance accélérée, d’atteindre une croissance plus stable et plus créatrices d’emplois. Cette stratégie de croissance est axée sur le secteur agro-sylvo-pastoral et la diversification agricole. Elle place aussi la formation professionnelle, notamment celle des jeunes chercheurs d’emplois, comme l’une des priorités du Gouvernement.

Le projet est mis en œuvre dans la région de Mopti. La Région de Mopti est située au centre du Mali et s'étend du 15°45' latitude Nord au 13°45' latitude Nord et du 5°30' longitude Ouest au 6°45' longitude Ouest. Elle est à cheval entre les régions du Nord Mali (Tombouctou, Gao, Kidal) et celles du Sud (Ségou, Sikasso) et en position transfrontalière avec le Burkina Faso (sous-préfectures de Djibo, Ouahigouya et Tougan). Ceci fait que la région est un carrefour où l’on rencontre presque tous les groupes ethniques du Mali, mais aussi ceux des pays voisins. La position singulière du Delta Intérieur du Niger (DIN) située en partie centrale dans la région et le transport fluvial ont consolidé cette position de zone d'attirance.

Avec une superficie totale de 79017 km² soit 6,34% du territoire national, la région de Mopti compte 8 cercles et 108 communes dont 5 communes urbaines (Mopti, Bandiagara, Djenné, Douentza et Tenenkou). Le cercle de Douentza est le plus vaste de la région avec 23 481 km2 soit 29,7 % de la superficie totale et à la densité la plus faible (8,4 habitants au km2). Le plus petit cercle de la région est Djenné qui couvre une superficie de 4 563 km2 soit 5,8 % de la superficie totale de la région avec une densité de 42,8 habitants au km 2. La région compte 2 081 villages, soit une moyenne de 19 villages par commune. La population totale de la région est estimée en 2009 à 2 037 330 habitants soit 14,3% de la population du Mali[2]. Le taux d'accroissement naturel de la population est de 3%. La population elle est essentiellement rurale. Le taux d'urbanisation est relativement faible de l'ordre de 10 à 13% en 10 ans. La population est majoritairement féminine avec 51% de femmes contre 49% d'hommes.

Le projet est en adéquation avec les différents cadres politiques régissant le domaine d’intervention ciblé notamment, la politique nationale de la formation professionnelle, le CSCRP, les Objectifs de Développement Durable (1, 4, 5, 8) et la loi d’orientation de l’éducation, le programme décennal de l’éducation et son programme intérimaire. Il est aussi la déclinaison opérationnelle du schéma directeur régional de la formation professionnelle, technique et de l’emploi de la région de Mopti.

 

1.2.   Présentation du projet

Le Projet, Accompagnement de la Jeunesse et des Collectivités Territoriales dans leurs Initiatives de Formation et d’insertion Professionnelle "ACTIF" intervient dans l’ensemble des huit (8) cercles de la région de Mopti. L’intervention du projet touchera en termes d’appui à la maîtrise d’ouvrage les 108 communes, les 8 cercles et le Conseil Régional. Spécifiquement, le projet interviendra dans 30 communes pour soutenir les initiatives de formation et d’insertion professionnelle. Le projet ACTIF vise à toucher 3000 jeunes sur l’ensemble de la région de Mopti sur une durée de quatre ans.

L’objectif principal du projet ACTIF est d’améliorer la capacité de résilience économique de la jeunesse afin de réduire le sentiment d’exclusion et d’accroître sa participation au développement socio-économique de la région de Mopti. Il cible de manière spécifique à :

  • Améliorer l’accès des jeunes aux services d’éducation via un enseignement de qualité, l’alphabétisation et des formations professionnelles ; et
  • Accroître les capacités de réponse des collectivités aux besoins de formation et d’insertion économique des jeunes.

Mis en œuvre par le consortium Humanité & Inclusion – Aide et Action, le projet ACTIF a adopté une approche méthodologique qui se décline suivant trois axes d’intervention :

  1. La Formation et Insertion professionnelle : La capacité des jeunes à développer et à mettre en œuvre un projet d'insertion professionnelle durable est renforcé (alphabétisations, techniques, gestion simplifiée, handicap, genre, etc.). Une étude de filière sera réalisée afin d’identifier les métiers porteurs et d’orienter les jeunes dans ….
  2. L’Éducation (alphabétisation, formation des enseignants SARPE et appui aux IFM) : Le projet accompagnera l’amélioration de la qualité de l’éducation (facteur de décrochage et déscolarisation). Dans ce sens, il apportera des appuis pour (i) renforcer les capacités d’intervention des IFM (Koro et Bankass) et des académies d’enseignement (Sevaré et Douentza) et (ii) renforcer les compétences pédagogiques des enseignants, notamment ceux recrutés suivant la Stratégie Alternative de Recrutement du Personnel Enseignant (SARPE)

 

  1. L’appui accompagnement des collectivités territoriales dans leur prérogative de développement local. Le projet ACTIF s’inscrit dans l’approche territoriale de la région de Mopti avec sa démarche de formation et d’insertion professionnelle intégrée dans les communes d’intervention. Les communes seront le réceptacle de ce projet mais le rayonnement du processus sera porté par le CRM (Conseil Régional de Mopti) qui en assurera la cohérence globale. Le principal défi à relever est que les nouveaux élus ne sont pas outillés pour faire face à l’exercice de leur fonction notamment la maitrise d’ouvrage.

 

La Fédération Handicap Internationale assure la maitrise d’ouvrage du projet et la gestion du consortium. Une convention de partenariat encadre les relations en HI et les membres du consortium.

 

1.3.   Contexte de l’audit

L’audit a lieu dans le cadre de la convention de financement CML 1420 02R entre l’Agence Française de Développement et la Fédération HANDICAP INTERNATIONAL.

La convention de financement signée entre l’AFD et HI prévoit que l’AFD effectue des versements sous forme d’avances sur le compte du Projet.

La convention prévoit également que des audits soient réalisés pour vérifier la bonne utilisation des fonds versés sous forme d’avances. Ces audits doivent être annuels. A ce jour, aucun audit n’a été réalisé sur le projet.

2.     Périmètre de l’audit

 

L’analyse couvre la période du 01/01/2018 au 31/12/2018 du projet Accompagnement de la jeunesse et des Collectivités Territoriales dans leurs Initiatives de Formation et d’insertion professionnelle (ACTIF). Le projet, d'une durée de 4 ans (2018-2021), permet le redéploiement de services d'éducation et de formation de qualité en direction de la jeunesse dans la région de Mopti, en vue de réduire ses vulnérabilités, de favoriser l'inclusion et de renforcer la cohésion sociale. Il cible les publics les plus défavorisés, avec une attention particulière aux jeunes, aux personnes handicapées et aux femmes.

L’audit couvrira de façon annuelle les exercices 2018, 2019, 2020 et 2021.

L’audit couvre le(s) comptes HI : HI Ecobank Agence principale ; N° compte : ML090 01001 181500362501 95 Bamako-Mali et le partenaire Aide et Action International (AEAI) Ecobank Mali-Agence principale nom du compte : AEAIA MALI ACTIF FA AFD, N° compte 181526192009 adresse : Place de la Nation, Quartier du fleuve BPE : 1272-Bamako Mali Tél : (223) 20 70 06 00 Fax : (223) 20 23 33 05 ouvert(s) dans le cadre de la mise en œuvre du Projet auprès de l’ECOBANK MALI. Il doit fournir les assurances que les états financiers présentent de manière fiable les transactions financières et les soldes comptables relatifs à l’exécution de cet exercice.

 

En termes de volumétrie de la documentation, à titre d’information, pour l’exercice 2018, il est précisé qu’au regard du périmètre de l’audit :

  • Environ [sept (07)] marchés, ont été passés, dont [zéro (0)] marchés de travaux, [cinq (05)] marchés de fournitures ou services courants et [deux (02)] marchés de prestations intellectuelles
  • Le Projet comporte [deux (02)] compte(s) bancaires ouvert(s) et leur(s) convention(s) de compte(s) ainsi que les relevés bancaires y afférents.
  • Les justificatifs des dépenses représentent [10%].

3.     Objectifs de l’audit

 

L’objectif de l’audit est d’exprimer une opinion professionnelle indépendante sur la situation financière du Projet et notamment sur les dépenses effectuées à partir des fonds versés pour le Projet dans les périodes considérées, au regard :

  1. De la gestion administrative, comptable et financière du Projet,
  2. Du respect des procédures prévues pour la mise en œuvre du Projet, dans la Convention de financement ainsi que dans les différents documents de Projet (en particulier les procédures de passation de marchés et le respect du circuit financier),
  • De l’existence et de l’effectivité d’un système de contrôle adéquat,
  1. Des engagements contractuels pris par la contrepartie afin de s‘assurer que les fonds mis à la disposition du Projet ont été utilisés conformément aux fins pour lesquels ils ont été octroyés
  2. De l’existence des engagements de financement pris éventuellement par d’autres bailleurs et de la mise à disposition effective de ces fonds,

 

L’auditeur devra accorder une attention particulière au risque de fraude, de corruption ou de conflit d’intérêts. Les livres et documents comptables, rapports d’audits comptables et financiers, rapports des commissaires aux comptes, relevés des comptes du Projet et tous rapports sur l’exécution et le contrôle des exercices budgétaires et financiers constituent la base de vérification des Etats Financiers du Projet. Ils doivent rendre compte de manière fidèle des transactions financières du Projet en s’appuyant sur une vérification exhaustive des pièces justificatives de transactions, par références aux normes et principes comptables, manuels et procédures administratives en vigueur.

 

4.     Livrables

Conformément aux objectifs de l’audit et au contenu de la mission, les livrables attendus sont les suivants :

  • Le rapport d’audit décomposé en les parties suivantes :
  1. Un rapport d’audit des états financiers
  2. Un rapport d’analyse portant sur la conformité de l’usage des fonds ;
  3. Un rapport d’évaluation de la conformité de la passation et de l’exécution des marchés
  4. Un rapport sur le contrôle interne et
  5. Le cas échéant, une annexe spécifique comprenant une liste référençant pour chaque constat/risque pertinent identifié, des indices de fraude, corruption ou conflit d’intérêt qui peuvent y être associés.

 

5.     Contenu de la mission

 

  • UN AUDIT DES ETATS FINANCIERS

 

L'auditeur formulera :

  • Une opinion professionnelle et indépendante sur les états financiers, accompagné d’une analyse fournissant des éléments utiles pour la lecture de ces états financiers, tels que les événements importants qui auront eu des répercussions sur la situation financière du projet, ses actifs et sa trésorerie, une description des principaux risques qui peuvent affecter ces éléments et les mesures mises en place par les gestionnaires du projet pour mitiger ces risques et leurs effets ;
  • Une opinion sur la conformité des dépenses de manière à s’assurer que les fonds sont (i) gérés conformément aux règles et procédures qui s’appliquent et notamment établies dans la documentation contractuelle de l’AFD et (ii) utilisés aux fins pour lesquelles ils ont été alloués.

Conformément à la norme ISA 240 (Prise en compte du risque de fraude et d’erreur lors de l’audit des comptes), le consultant devra identifier et évaluer les risques de fraude, obtenir ou fournir des preuves suffisantes d’analyse de ces risques et traiter de manière appropriée, le cas échéant, les fraudes identifiées ou suspectées.  En application de ces normes d'audit, l'auditeur demandera à la contrepartie une lettre de confirmation engageant la responsabilité des dirigeants dans l'établissement des états financiers et le maintien d'un système de contrôle adéquat.

 

Plus précisément, l’auditeur s’assurera entre autres que :

 

  • Les comptes de la contrepartie ont été préparés sur la base de l’application systématique des normes comptables en vigueur, et donnent une image fidèle de la situation financière à la fin de chaque exercice, ainsi que des ressources reçues et des dépenses effectuées au cours de l’exercice clos à cette date.
  • Tous les dossiers, comptes et écritures nécessaires ont été tenus au titre des différentes opérations relatives au Projet. Il devrait exister des relations de correspondance évidentes entre les comptes tenus par la Contrepartieet les rapports présentés à l’AFD et à la tutelle du Projet. La mission devra réaliser des rapprochements entre le Compte du Projet et le suivi comptable et financier réalisé par la contrepartie ainsi que d’exécuter aux procédures de circularisation nécessaires, notamment au titre des documents bancaires susceptibles d’émaner de plusieurs entités, au regard de la structuration financière du projet ;
  • Les transactions financières effectuées pendant la période auditée et les soldes des comptes à la fin de cette période, sont admissibles, corrects et ne font pas apparaitre de soldes débiteurs.

 

6.     Un rapport d’analyse portant sur la conformité de l’usage des fonds du projet actif et du circuit fiduciaire

 

Le rapport inclura un examen de l’effectivité des rapprochements bancaires ainsi qu’une opinion sur la conformité de l’usage des fonds du projet relatif à la convention et celle du circuit fiduciaire tels que définis contractuellement, à chacune des dates des demandes de versements ou de remboursement émises par le Projet entre la date de fin de la période objet du précédent audit et celle de la période objet du présent audit. L’audit de la conformité de l’usage des fonds du projet sera complété par des rapprochements avec le(s) compte(s) du Projet, une analyse des paiements aux fournisseurs, des avances, des acomptes (s’il y en a) et le solde disponible à la fin de l’exercice considéré. L’auditeur donnera son avis sur le respect des procédures pour chaque tranche décaissée [et pour le solde des comptes d’avance au 31/12 de l’année considérée], vérifiera la conformité et l’exactitude des transactions financières durant la période auditée et le solde de trésorerie en fin de la période.

Une synthèse de ce rapport sera réalisée. Elle présentera sous la forme de tableaux synthétiques l’état de l’exécution financière du Projet, la part des fonds non ou insuffisamment justifiée selon les typologies des dépenses présentant des anomalies (cf. annexe 1), etc.

 

Plus précisément, l’auditeur s’assurera entre autres que :

 

  • Les dépenses totales n’excèdent pas les lignes budgétaires du plan de financement tel que décrit dans la convention CML 1420 02R.
  • Les justifications de dépenses existent et sont exhaustives, fiables et conformes et fiables à ce qui avait été validé. L’auditeur appréciera les modalités d’enregistrement et de classement de ces pièces. Il vérifiera la correspondance entre les mouvements de trésorerie et les opérations enregistrées dans les systèmes de comptabilité du Projet. Il s’assurera ainsi de la traçabilité des fonds mis à la disposition du Projet, depuis leur déblocage par l’organisme payeur jusqu’à leur destination finale (l’audit proposera pour ce faire une méthodologie d’échantillonnage).
  • Il existe une cohérence entre les dépenses de fonctionnement (salaires et primes, consommables, carburant, etc.) imputées sur les fonds du projet et les capacités dont disposent les structures du consortium (effectifs, parc de véhicule, …) et les activités qui se sont déroulées au cours de la période auditée.

A cette fin, l’auditeur veillera à ;

  • Constater la conformité ou la non-conformité des procédures de gestion, d’exécution et de contrôle des dépenses, appliquées dans le cadre du Projet par rapport aux procédures nationales ou celles de la Contrepartie ; 
  • Constater et analyser la conformité et la régularité des pièces justificatives ainsi que le respect des modalités de circulation, de contrôle et d’archivage des pièces ;
  • Evaluer, le cas échéant, le montant des dépenses inéligibles, irrégulières, non justifiées ou insuffisamment justifiées ;
  • S’assurer de la réalisation effectuée dans le cadre du projet en cohérence avec les dépenses effectuées ;  

 

  1. Un rapport d’évaluation sur la conformité de la passation et de l’exécution des marches

 

La conformité de la passation et de l’exécution des marchés sera examinée pour chaque composante du projet et pour chaque étape du processus de passation de marchés. L’auditeur s’attachera à mettre en exergue tout événement qui aurait été de nature à aller à l’encontre des dispositions de la Convention de Financement signée entre la Contrepartie et l’AFD, l, du Plan de Passation des Marchés validé par l’AFD l,  et de la règlementation applicable au Maitre d’Ouvrage. L’auditeur effectuera, des contrôles de la réalité des prestations réalisées dans le cadre des marchés passés ainsi que des paiements des prestataires auxquels les marchés ont été confiés.

 

Plus précisément, l’auditeur s’assurera entre autres que :

 

  • Dans le cas où des avis de non-objection (ANO) sont requis de la part de l’AFD pour certains marchés, l’auditeur devra vérifier que les ANO prévus ont bien été sollicités sur ces marchés et délivrés par l’AFD ;
  • Il s’attachera à vérifier la conformité des appels d’offres lancés entre le 01 janvier et le 31 décembre de l’exercice concerné par rapport aux dispositions de la Convention de Financement signée entre la Contrepartie et l’AFD, , (iv) du Plan de Passation des Marchés validé par l’AFD , et (v) de la règlementation applicable à la Contrepartie, et s’assurer que les équipements, biens, travaux et/ou services financés ont été enregistrés dans les livres comptables.

L’auditeur vérifiera plus particulièrement :

  • La conformité du mode de passation de marché et de sélection retenu ;
  • La pertinence des documents d’appel d’offres (en particulier, les critères de qualification (le cas échéant) et les critères d’évaluation). Si un document d’appel d’offres type a été validé en amont, il s’assurera qu’il a bien été respecté.
  • La transparence, l’ouverture et l’équité de l’appel d’offres (publicité, délais) ;
  • Les modalités d’ouverture des plis, d’évaluation des offres et d’attribution des marchés et leur conformité avec les dispositions des documents d’appels d’offres (sur la base des procès-verbaux d’ouverture des plis, d’analyse des offres et de proposition d’attribution) ;
  • Les dispositions du marché (présence de la déclaration d’intégrité signée, sans modification ; garanties et assurances exigées, modalités de rémunération) ;
  • L’efficacité et l’efficience des modalités de mise en concurrence des fournisseurs, en comparant le coût des biens et services acquis par le Projet (consommables, équipements, prestations intellectuelles…) avec des références externes pertinentes, permettant d’évaluer le coût optimal de ces acquisitions. Parmi ces références, les prix observables sur les marchés pourront être exploités. Le cas échéant, l’auditeur analysera les facteurs explicatifs des écarts éventuellement constatés entre le coût d’acquisition et les prix du marché. Sur cette base, il émettra des propositions concrètes d’adaptation des procédures, permettant de réduire ces écarts mais aussi au regard des 4 critères suivants la pertinence du DAO, la transparence, notamment l’équité d’accès à la commande publique (publicité, délais), la légalité des méthodes d’évaluation des offres et là légalité/légitimité des décisions d’approbation des marchés ;
  • L’acceptabilité des éventuels avenants conclus (motif, conditions de l’avenant, montants) ;
  • En cas de refinancement (marchés déjà attribués ou passation de marchés lancée avant la signature de la Convention de Financement), l’auditeur devra vérifier l’absence de recours, plainte(s) et/ou réclamation(s) portant sur le processus de passation de marché et en cas de recours, plainte(s) et/ou réclamation(s), vérifier que ceux-ci ont été traités de manière satisfaisante par le Maître d’Ouvrage. Les documents attestant de la réalisation des diligences seront collectés et adressés à la contrepartie et à l’AFD ;
  • L’auditeur s’assurera de la disponibilité effective des équipements acquis sur les fonds du Projet (véhicules, matériel informatique, etc…), et de leur allocation conforme aux dispositions de Projet (disponibilité des équipements au sein des services et structures auxquels ils étaient destinés) ;

Par ailleurs, l’auditeur :

  • Appréciera si les dispositions des documents de consultations des soumissionnaires garantissent la qualité des biens et services acquis par le Projet. Une attention particulière sera portée sur la qualité des équipements acquis (matériel roulant, matériel informatique) ; l’auditeur vérifiera si les procédures de passation des marchés permettent d’éviter toute acquisition de contrefaçons.
  • Vérifiera que les diligences LAB/FT (Lutte Anti blanchiment et lutte contre le Financement du Terrorisme) ont bien été réalisées par la Contrepartie avant l’attribution du/des marché(s), notamment la vérification de l’absence du/des bénéficiaire(s) des marchés ou des sous-traitants sur les listes de sanctions financières adoptées par la Nations-Unies, l’Union européenne et la France. Par ailleurs, il appartiendra à l’auditeur, dans le cadre de ce contrôle, de s’assurer de la bonne prise en compte des résultats des recherches effectuées par la Contrepartie et des conséquences qui s’y attachent le cas échéant ;
  • Vérifiera que les diligences et les engagements pris par la contrepartie envers l’AFD en matière de Responsabilité Sociale et Environnementale, tels que prévus par la convention de financement, ont bien été réalisés ; les documents attestant de la réalisation des diligences seront collectés et adressés à la contrepartie et à l’AFD ;

 

  1. Une lettre de contrôle interne

 

Une lettre de contrôle interne devra inclure les éléments suivants :

  • Commentaires et suggestions sur les procédures de comptabilisation, de reporting, de contrôle comptable y compris l’efficacité du système de contrôle interne des décaissements du Compte Spécial et des comptes du projet ;
  • Analyse de la mise en œuvre des recommandations de l’auditeur interne (le cas échéant)
  • Analyse de l’effectivité de l’organisation des services chargés de la gestion fiduciaire (effectifs, plan de charge, management) et des besoins de renforcement de capacités, le cas échéant
  • Relevé des cas de non-respects de procédures identifiés
  • Pour les faiblesses, anomalies ou irrégularités relevés lors de l’audit, indication des causes internes et externes, catégorisation par type de problèmes et propositions de mesures de régularisation (les commentaires porteront notamment sur les causes internes et externes des anomalies ou faiblesses observées) ;
  • Élaboration d’une matrice de recommandations actuelles pour l'amélioration de la gestion administrative et financière du projet et son système de contrôle interne ;
  • Élaboration d’une matrice montrant l’état des observations des précédentes missions d’audit (s’il y en a eu) et la mise en œuvre des recommandations des auditeurs par les gestionnaires du projet ;
  • Indication des problèmes identifiés au cours de la mission d’audit susceptibles d’avoir un impact significatif sur l’exécution et la continuité du Projet ;
  • Toute autre question qu'il jugera pertinent de porter à l’attention de la contre partie

Idéalement, la lettre de contrôle interne devra inclure les réponses de la Contrepartie sur les insuffisances relevées par l’auditeur.

 

Les recommandations devront être priorisées et adressées à l'attention de la contrepartie pour transmission à l’AFD.

 

Si une recommandation antérieure est partiellement atteinte, l’auditeur devra préciser quelles sont les activités complémentaires à mettre en place pour remplir totalement la recommandation. Pour toutes nouvelles recommandations, l’auditeur devra préciser le destinataire de la recommandation (service responsable/bénéficiaire) et prioriser les recommandations en fonction de l’importance du dysfonctionnement entraîné. La nature du risque encouru en l’absence de résolution de la difficulté devra également être précisée, ainsi que le chronogramme de mise en œuvre des recommandations priorisées. Les recommandations pourront être résumées sous forme de plans de recommandations, indiquant le degré d’importance / d’urgence de la mise en œuvre de la recommandation, le niveau responsable de la mise en œuvre ainsi qu’un échéancier de mise en œuvre.

 

 

  1. [Le cas échéant] Une annexe spécifique présentant sous forme de liste pour chaque constat/risque pertinent identifie des indices de fraude, corruption ou conflits d’intérêt qui peuvent y être associes

 

Un tableau synthétique indiquera ainsi les cas de non-conformité qui, de l’avis de l’auditeur, pourraient avoir donné lieu à des détournements illicites de ressources affectées au projet ou pouvoir être interprété comme le résultat d’une volonté de falsification des états financiers du projet ou des rapports et déclarations qui en découlent.

 

10.  Méthodologie

 

L’auditeur procédera à la réalisation de recoupements nécessaires entre les différents livres et autres documents comptables et financiers afin de s’assurer de l’exhaustivité de la comptabilité tenue et présentée.

 

Pour les besoins de l’exercice, sans que les indications présentées ne soient exhaustives, le tableau joint en annexe 1 synthétise les qualifications à donner aux dépenses présentant des anomalies.

Il appartiendra à l’auditeur d’utiliser cette terminologie, ou le cas échéant, d’en proposer une autre, à charge pour ce dernier d’en expliciter les termes.

 

11.  Calendrier de la mission

 

La durée estimative de la mission devra s’étendre sur vingt (20) jours.

 

Au terme de son travail, l'auditeur disposera de cinq (05) jours pour rendre son rapport provisoire.

 

A compter de cette date, la contrepartie disposera de trois (03) jours pour en prendre connaissance et transmettre ses observations aux auditeurs, qui sur la base de ces dernières et des justificatifs qui auront été transmis disposeront d’un délai de trois (03) jours pour transmettre leur rapport final, qui fera état de la prise en compte des observations et pièces justificatives qui les auront amenées à modifier leur opinion le cas échéant.

 

L’ensemble des documents énumérés au point 4 des présents Termes de référence dans leur version finale, accompagnés des états financiers seront transmis sous format papier et sous format électronique au plus tard six mois après la fin de l’exercice concerné.

 

Le rapport final sera établi en français[4] en 4 (quatre) exemplaires.

 

Ces documents seront adressés à :

  • Contact de la contrepartie

Contact Programme Handicap International Mali (nom d’usage Humanité&Inclusion) – Myriam Abord-Hugon

Rue 132, Porte 982, Badalabougou SEMA

Téléphone : (223) 20 23 27 14//20 22 26 57//20 23 26 58

Bamako-Mali

m.abord-hugon@hi.org

Contact Fédération Handicap International

Mme VULLIEZ Pascale

138 avenue des Frères Lumière

69008 LYON

p.vulliez@hi.org

 

  • Contacts de l’AFD

Contact principal : AFD Bamako  

M. Hamadoun DICKO

Adresse : Quinzambougou - Route de Sotuba

BP 32. Bamako- Mali.

Téléphone : (223) 20 21 28 42//20 21 49 96//20 21 47 05

Fax : (223) 20 21 86 46

dickoh@afd.fr

Site web : http://www.afd-mali.org 

Contact AFD – Paris

Mme Nirrengarten Audrey

Division Education Formation Emploi

Département du Développement humain

5 rue Roland Barthès

75598 PARIS CEDEX 12

NIRRENGARTEN Audrey <nirrengartena@afd.fr>

 

Par ailleurs, l’auditeur devra prévoir préalablement à la restitution de son rapport définitif une séance de restitution auprès de l’Agence Française de développement (indiquer la personne référente).

 

12.  Information complémentaire

 

L’auditeur aura accès à toute la documentation légale, comptable et financière, les correspondances et toute autre information relative au Projet qu'il aura jugé nécessaire. Le cabinet d’audit sélectionné devra être en mesure de travailler sur des pièces comptables originales ou scannées. L'auditeur obtiendra une confirmation des montants décaissés et du solde des Comptes notamment auprès de HI Programme Mali. Les informations disponibles devraient inclure les copies : du document d’évaluation du Projet, les conventions de financement, le rapport d'évaluation de la gestion financière et les rapports de supervision.

 

L’auditeur devra également prévoir une ou des rencontres potentielles avec l’agence de l’AFD à Bamako.

 

13.  Profils du cabinet et de l’équipe d’auditeurs  

 

Le cabinet d’audit sélectionné devra être un cabinet international/régional ou national, ayant fait l’objet d’un ANO de l’AFD, membre d’un ordre professionnel comptable reconnu par la Fédération internationale des experts-comptables (IFAC), et ayant une expérience confirmée en audit financier des comptes des projets de développement.

 

La composition de la mission est laissée à l’appréciation du Prestataire. La mission devra toutefois comprendre au moins deux personnes, dont la configuration proposée, pour la mission, doit veiller à la spécificité d’intervention qui se déroulera d’une part, auprès de services relevant du secteur public et, d’autre part, auprès d’opérateurs du secteur privé et/ou associatif.

 

 

ANNEXE 1 Typologie de dépenses

  Type de dépense

Définition

Exemples

     Dépenses       

    Inéligibles

Dépenses :

-  pour lesquelles les pièces justificatives fournies présentent des anomalies ou ne sont pas fiables ;

- Non prévues dans le budget du Projet

Rénovation d’une villa privée (caractère illicite)

 

Factures pros formas non datées (nécessité d’une analyse plus poussée pour déterminer le caractère frauduleux ou non)

 

 

Taxes non prévues dans la convention de financement

 

Per diem supérieurs au montant prévu par le projet

  Dépenses irrégulières 

Dépenses dont l’exécution n’est pas conforme à une loi, à un décret, à un arrêté etc.

 

Frais de mission perçus en l’absence d’ordre de mission annexés à la liasse de pièces justificatives,

 

Frais de mission perçus supérieurs aux seuils autorisés par la loi (per diem)

 Dépenses non justifiées

Dépenses effectuées mais pour lesquelles aucune pièce justificative n’a été fournie

 

Dépenses insuffisamment justifiées

Dépenses pour lesquelles les pièces justificatives fournies sont incomplètes au regard de la nomenclature du Manuel opérationnel relatif au projet notamment

Absence de bordereau de livraison ou d’attestation de service fait

 

Annexe 2 – Grand livre comptable selon méthodologie de la contrepartie

 

Composition du dossier de Soumission :

  • Offre Technique :
  • Lettre de soumission adressée à la Directrice de programme HI Mali ;
  • Description de la méthodologie de l’audit ;
  • Attestation et diplôme des experts en charge de l’audit ;
  • Planning d’audit
  • Preuves des expériences dans les audits similaires ;
  • Expériences de travail avec AFD est un atout ;
  • CV des experts ;

b- Offre Financière :

  • Proposition financière bien détaillée avec tous les coûts possibles et en TTC.

PROCEDURE DE SOUMISSION

 

Ceci est un processus de recrutement ouvert et HI n’a pas pré-identifié des candidats.

Tous les documents requis doivent être envoyés au plus tard le 30 juillet 2019 à 12h00mn (heure locale) en version numérique à l’adresse suivante : appel-offre@mali.hi.org    avec en objet la mention « AO-E31-19-BAMA-03 »

 

 

[3] Comprenant notamment, la convention de financement, les programmations annuelles, les aide-mémoire de suivi du projet etc…

[4] ou dans la langue comprise par la contrepartie qui doit aussi être comprise par l’équipe-projet