AVIS D’APPEL D’OFFRES SOUS PLI FERME

MARKETING SOCIAL N° 0002-15

Keneya Jemu Kan - Communication et Promotion de la Santé est un projet dont le but est de contribuer à des améliorations durables en matière de  santé à l’utilisation accrue de produits et services à fort impact et l’adoption de comportements sains.
Dans le cadre de ses activités de promotion, l’entité de Marketing Social du projet KJK  lance un avis d’Appel d’Offres sous pli fermé pour la conception, l’impression et l’affichage d’une affiche Aquatabs de 12m2. Le détail des spécifications techniques se trouve en annexe I.
PARTIE I : RESUME  DE L’OFFRE SOUS PLI FERME
La table ci–dessous fournit les informations de base sur l’offre, incluant le type de contrat proposé au fournisseur/société qui devra être sélectionné à l’issue de ce processus. Keneya Jemu Kan – Communication et Promotion de la Santé n’a aucune obligation légale de contracter avec un fournisseur ou prestataire de services. Nous vous invitons à respecter la date limite de soumission ci-dessous. Les soumissions hors délai ne seront pas considérées.
RESUME DE L’OFFRE

Article pour consultation de fournisseur    Affiche 12m2 Aquatabs
Type de contrat planifié    Terme fixe de Contrat à quantité définie
Durée du contrat planifié    Livraison des biens
Possibilité de renouvellement    OUI
Date de lancement de l’offre    Jeudi 17 Décembre 2015 à 8h00
Visite des lieux    Non applicable
Date-limite de soumission    Lundi 4 janvier 2016 à 17Heures
Lieu d’ouverture publique des offres    Salle de Réunion de Keneya Jemu Kan
Mail de contact pour les renseignements    Seynabou.Dieng@thepalladiumgroup.com
Date-limite pour les renseignements    2 jours avant la date-limite de soumission des offres

Partie II : DIRECTIVES DE SOUMISSION DES OFFRES
II.1. Format et contenu des offres
Les soumissionnaires doivent se conformer au format et contenu des instructions dans la table ci-dessous. Toute non-conformité avec le format et le contenu de soumission ci-dessous peut disqualifier votre offre.
FORMAT ET CONTENU DES OFFRES

Nombre de copies demandées des offres    1 copie originale signée et cachetée, 2 photocopies
Langue des Offres    Français

Contenu minimum des offres    Forme d’identification  complète du soumissionnaire plus toutes les annexes demandées (voir section III)
    Offres technique et financière signées et cachetées, plus les autres annexes demandées (voir section IV).

L’offre financière devra contenir les coûts unitaires et les avantages compétitifs offerts par le soumissionnaire au titre du présent appel d’offres.
Monnaie de l’offre    En F CFA
Prix de l’offre    En hors TVA/TPS (Taxe sur la Valeur Ajoutée /Taxe sur les Prestations de Services)
Validité de l’offre    Quatre Vingt Dix (90) jours à partir de la date d’ouverture des offres
Forme de soumission des offres    Livraison en main ou courrier postal  (copies dans une enveloppe fermée, signée et cachetée) avec la mention «MARKETING SOCIAL – DAO 0002/15 ». 
Adresses complètes de soumission des offres    Keneya Jemu Kan – Communication et Promotion de la Santé
Attention : Comité de Sélection
BP. E 3867 Bamako – République du Mali,
Sotuba, Face Ecole « Les Lutins » Téléphone : 00223 20 71 9393                             MARKETING SOCIAL - DAO 0002-15

II. 2 Soumission et transmission
Les offres sont à transmettre en main propre, par courrier dans une enveloppe ou par courrier électronique aux adresses indiquées ci-dessus dans la section II.1.  

a.    Pour être considérée, l’offre originale doit être reçue à l’adresse ci-dessus et en nombre indiqué, pas plus tard que la date-limite de soumission indiquée dans la Partie 1. Les soumissionnaires sont exclusivement responsables de s’assurer de la bonne réception de leurs offres. Les offres reçues après la date-limite de soumission indiquée ci-dessus ne seront pas acceptées.
b.    Les offres doivent suivre la forme et le contenu décrits dans la section II.1. Les offres incomplètes ou offres qui ne suivront pas les directives de soumission seront disqualifiées.
c.    Les offres seront ouvertes en séance publique au lieu et à l’heure indiquée dans la Partie 1.
d.    Une fois ouverte, les offres seront gardées en sécurité et intactes. Les efforts raisonnables seront faits pour les protéger contre la perte, l’altération, ou la divulgation à toute personne autre que les membres du comité de sélection de Keneya Jemu Kan - Communication et Promotion de la Santé. Cependant, Keneya Jemu Kan – Communication et Promotion de la Santé ne sera tenue responsable par  aucun soumissionnaire pour  quelque défaut à se conformer aux directives de soumission des offres indiquées ci-dessus.
e.    Les offres peuvent être altérées, corrigées ou retirées après la dernière date limite de réception des offres. Dans des cas exceptionnels, Keneya Jemu Kan - Communication et Promotion de la Santé peut, à sa seule discrétion, permettre la correction des erreurs arithmétiques, les erreurs de transposition, ou d’autres erreurs mineures. Cela est seulement possible dans les cas où Keneya Jemu Kan - Communication et Promotion de la Santé peut clairement identifier l’erreur et où l’erreur en question peut être établie en conclave devant les autres soumissionnaires.

Partie III : LA FORME D’IDENTIFICATION DU SOUMISSIONNAIRE
Tous les soumissionnaires sont invités à remplir correctement ce formulaire et à le fournir en tant que pièce du dossier de consultation. Les informations doivent concerner les contrats exécutés sur les exercices 2011, 2012, 2013 et 2014.
IDENTIFICATION DU SOUMISSIONNAIRE

Nom de la Société :    
   
Numéros de Téléphone de la Société    
Numéros de fax de la société    
Adresse physique de la société     
Adresse E-mail de la société    
Personne de contact-clé pour cette offre    
Nom & Prénom    
Adresse E-mail
Numéros de téléphone & fax    
REFERENCES   COMMERCIALES   (POUR  TRAVAUX SIMILAIRES)
Les références commerciales des offres qualifiées pour leur évaluation seront vérifiées. Merci de bien vouloir indiquer des contacts actualisés.
Référence 1 :    
Nom    
Numéros de Téléphone    
Adresse physique    
Adresse E- mail    
Numéros fax        
Montant de la fourniture :    
Année d’exécution :    
Délai d’exécution:    
Contact téléphone et e-mail de la personne à contacter*    
Référence 2 :    
Nom    
Numéros de Téléphone    
Adresse physique     
Adresse e-mail    
Numéro de fax    
Montant de la fourniture    
Année d’exécution    
Délai d’exécution    
Contact téléphone et mail de la personne à contacter*    
Référence 3 :    
Nom    
Numéros de Téléphone    
Adresse physique    
Adresse E-mail    
Numéros de fax    
Montant de la fourniture    
Année d’exécution    
Délai d’exécution    
Contact téléphone et mail de la personne à contacter*     

* : Personne pouvant donner des informations de qualité sur les commandes citées dans chaque référence.

PARTIE IV : TERMES DE REFERENCE POUR LA FOURNITURE DES SUPPORTS DE COMMUNICATION 
Dans le cadre de ses activités de marketing social, le projet KJK souhaite lancer la promotion de masse de son produit Aquatabs. En effet, Aquatabs représente un produit très important dans le porte-folio des produits du marketing social étant donné le faible accès des maliens à l’eau potable. Selon l’enquête démographique de santé (EDS 2013), 32% des maliens n’ont pas accès à l’eau potable et seulement 37 % des ménages disposent d’une source d’approvisionnement en eau de boisson sur place, les autres étant obligés de se déplacer à une source d’eau. Aquatabs est une tablette de purification d’eau à base de chlore qui sert à éliminer les microbes qui se trouvent dans l’eau du robinet et du puit afin de la rendre potable.  Aquatabs sert aussi pour laver les légumes. Il s’agit d’un produit destiné à toute la famille. Un comprimé d’Aquatabs sert à purifier 20 litres d’eau et la tablette de 10 comprimés coute 100 Fcfa. L’approvisionnement en eau étant géré par les femmes, Aquatabs cible les femmes  gardiennes de foyer à revenus moyens.  

Nous souhaitons donc lancer un appel d’offres pour la conception, l’impression et l’affichage d’une affiche Aquatabs de 12m2. 

Le fournisseur s’engage à nous fournir un draft de l’affiche le 13 janvier 2016. 

PARTIE V : PRESTATIONS STANDARDS  
 V.1  Directives et politiques du donateur
a-    Les procédures suivies par Keneya Jemu Kan - Communication et Promotion de la Santé dans l'attribution de tout marché et de tout contrat résultant de cet Appel d’offres, ainsi que les conditions générales correspondantes, seront fondées sur les « Procédures d’Approvisionnement de Keneya Jemu Kan - Communication et Promotion de la Santé ». 
b-     Les Prestataires potentiels doivent également noter qu’il est primordial pour  Keneya Jemu Kan - Communication et Promotion de la Santé d’obtenir l'offre la plus avantageuse. Dans la mesure du possible, les offres sont faites en concurrence et tous les prix proposés seront examinés en détail et peuvent être négociés pour obtenir un prix contractuel raisonnable.
V.2 Examen du DAO
Les Prestataires potentiels sont seuls responsables de l’examen minutieux de toutes les Directives de cet Appel d’Offres – y compris, mais sans s’y limiter, la partie II- Directives de soumission des offres et de les respecter entièrement. Le non respect de ces  directives sera aux risques et aux frais du prestataire potentiel. Toute ambiguïté manifeste relative aux spécifications techniques et aux normes ou irrégularités entre ou parmi les diverses clauses de l'Appel d'Offres sera résolue à l'encontre du prestataire s’il ne demande pas qu'elle soit clarifiée avant l'attribution du marché.
V.3    Probité et déontologie
Dans son initiative de recherche d’un prestataire pour la fourniture de supports de communication, Keneya Jemu Kan - Communication et Promotion de la Santé respecte – à l’instar de tous les soumissionnaires du fait de la soumission de leurs offres – les préceptes² et les conseils définis dans les « Directives contenues dans les Procédures d’approvisionnement de Keneya Jemu Kan - Communication et Promotion de la Santé ».

V.4    Langue 
Tous les documents soumis en réponse au présent Appel d’Offres, ainsi que toute correspondance y afférente seront en langue française.
V.5    Demandes de renseignements. 
Les demandes de renseignements concernant le présent Appel d’Offres et toute contre-offre doivent être soumises par écrit sous pli fermé ou par email à l’adresse suivante : Seynabou.Dieng@thepalladiumgroup.com, et reçues au plus tard 02 jours ouvrables  avant la date limite de réception des offres afin de permettre à Keneya Jemu Kan - Communication et Promotion de la Santé de répondre de manière exacte et détaillée. Tous les plis devront porter la mention : Soumission DAO (Dossier d’Appel d’Offres) N° 0002-15/MS-KJK. De telles demandes de renseignements devront être envoyées par tous moyens à l’attention de :
Seynabou Dieng
Responsable Promotion & Marketing / Marketing Social Keneya Jemu Kan 
B.P E 3867
Bamako, République du Mali
Tél : (223) 20 71 93 93
E-mail : seynabou.dieng@thepalladiumgroup.com

V.6    Évaluation des offres. 
L’évaluation des offres soumises conformément au présent Appel d’Offres sera faite par Keneya Jemu Kan - Communication et Promotion de la Santé. Les offres des prestataires potentiels seront évaluées dans un ordre décroissant d'importance, en fonction des facteurs suivants. L’offre d’un prestataire potentiel qui ne satisfait pas aux conditions d'un facteur très important dans la liste prioritaire ne sera pas évaluée sur le facteur suivant de moindre importance.
a.     Keneya Jemu Kan - Communication et Promotion de la Santé peut rejeter toute offre qui ne répond pas nettement aux DIRECTIVES DE SOUMISSION DES OFFRES  (PARTIE II).

b.    Capacité légale. Pour permettre à Keneya Jemu Kan - Communication et Promotion de la Santé d’évaluer si un fournisseur potentiel a la capacité légale de conclure un contrat de fourniture de biens/prestations de services, le soumissionnaire doit fournir une copie de : 

     la copie certifiée du document attestant son inscription au registre du commerce de son pays ;
     la photocopie certifiée conforme du numéro d’identification fiscal (NIF) ;
     l’original du quitus fiscal en cours de validité ou sa photocopie certifiée conforme ;
     l’original de l’attestation INPS  en cours de validité ou sa photocopie certifiée conforme ;
     l’original de l’attestation OMH  en cours de validité ou sa photocopie certifiée conforme.

c.    Qualité. (1) Pour permettre à Keneya Jemu Kan - Communication et Promotion de la Santé   de déterminer facilement si un fournisseur potentiel a la capacité technique de fournir une  telle prestation de service, le soumissionnaire doit fournir les informations suivantes :

(i)    Les spécifications techniques des supports de communication conformément aux spécifications techniques demandées (fournir au moins, un exemple de support déjà conçu et imprimé).
(i)    Les délais de BAT, 
(ii)    Les délais de livraison après validation BAT
(iii)    Les fournisseurs/sociétés qui ont eu des problèmes quelconques relatifs à leurs prestations antérieures avec Keneya Jemu Kan au cours des dix dernières années seront rejetés.

d.     Offre financière. 

L’offre financière doit contenir :

(ii)    Les états financiers réalisés au cours des trois (03) dernières années et certifiés par un comptable ou expert comptable agréé et inscrit sur le tableau des comptables et experts comptables agréés du Mali, ou une attestation délivrée par une banque reconnue au Mali. Sur les dits bilans doit figurer la mention « conformes aux déclarations souscrites aux services compétents des Impôts ». L’attestation délivrée par l'établissement bancaire (voir annexe III) reconnu devra attester  que le Fournisseur a accès aux ressources financières nécessaires pour pouvoir répondre aux critères de qualification (liquidités, lignes de crédit, etc.) Les chèques certifiés ne seront pas acceptés.
(iii)    le prix unitaire; 
(iv)    et tout autre avantage compétitif que vous nous offrez.

e.    Modalité de paiement :

-    40% d’avance payable sur demande du fournisseur, conditionnée au préalable à la remise d’une caution bancaire irrévocable d’égal montant si le montant de l’avance atteint 2 500 000 FCFA (voir modèle en annexe II) ;
-    60% à la livraison finale ;
-    le paiement sera fait par virement ou par chèque au nom du prestataire. 

V.7    Amendements. 
Si à tout moment avant l’attribution du marché, Keneya Jemu Kan - Communication et Promotion de la Santé estime qu’une modification importante des conditions générales du présent Appel d'Offres est nécessaire, elle émettra une telle modification dans un amendement écrit au Dossier d’Appel d’Offres (DAO) à tous les soumissionnaires concurrents. Aucune déclaration verbale de quiconque n’aura de quelque manière que ce soit pour effet de modifier ou autrement affecter tout terme ou condition de l’appel d’offres, et aucun soumissionnaire ne s’appuiera sur une telle déclaration.
V.8    Vérification du prix.
Si le processus de soumission des offres n’est pas suffisamment concurrentiel, toute offre autrement conforme peut être soumise à Keneya Jemu Kan – Communication et Promotion de la Santé qui peut, à sa discrétion, autoriser une procédure de vérification du prix ou de la qualité par un organisme de son choix agissant pour son compte. Dans un tel cas, il sera demandé au soumissionnaire de permettre l'accès de ses locaux aux personnels engagés par  Keneya Jemu Kan - Communication et Promotion de la Santé et de leur fournir les détails de tous les coûts utilisés ou engagés dans la préparation de l'offre. Les informations fournies dans ces circonstances resteront confidentielles. 
V.9    Prorogation des dates de validité de l'offre. 
Lorsque cela s’avère nécessaire et approprié selon les circonstances, Keneya Jemu Kan - Communication et Promotion de la Santé peut demander aux soumissionnaires, par écrit, de prolonger la période de validité de leurs offres. Un soumissionnaire peut refuser d’accorder une prorogation ; toutefois, son offre sera disqualifiée. Conformément aux dispositions ci avant indiquées, un soumissionnaire consentant à prolonger le délai de l’offre ne pourra que prolonger ce délai et ne sera généralement pas autorisé à modifier autrement l’offre.
V.10    Rejet de l’offre ou attribution du marché. 
(a) Keneya Jemu Kan - Communication et Promotion de la Santé n’est pas obligé d’accepter l’offre la plus basse ou toute autre offre et se réserve le droit d’accepter n’importe quelle offre en totalité ou en partie et de rejeter toute offre ou l'ensemble des offres sans avoir à donner de raison et de s'engager contractuellement sur un terme quelconque offert ou sur des termes différents. Les circonstances dans lesquelles le rejet de toutes les offres peut se produire comprennent, sans s’y limiter : (1) aucune des offres ne répond adéquatement aux spécifications, (2) il est prouvé que la concurrence n'est pas suffisante, (3) l’offre la plus basse dépasse la valeur estimée ou les fonds disponibles d’un montant significatif et ne peut pas être réduite par négociation, (4) les bases techniques ou financières de la fourniture des biens/services ont changé matériellement avant l’attribution du marché ou (5) les prix de l’offre sont évidemment, clairement et extrêmement élevés.

V.11    Corruption, Fraude, Collusion, coercition
Keneya Jemu Kan – Communication et Promotion de la Santé s’engage dans un processus d'offre le plus transparent possible, pour assurer le rendement efficient dans tous les achats. L'organisation interdit toutes les tentatives du personnel actuel auprès des Fournisseurs/Prestataires existants, éventuels ou courants pour influencer les résultats d'un processus d’appel d’offre afin d'attribuer le marché à un fournisseur/prestataire spécifique, ou réaliser une évaluation non-compétitive de prix. 
Toute tentative suspectée ou avérée, indirecte ou directe de la part d'éventuel soumissionnaire pour influencer les résultats du processus d'offre en utilisant les moyens suivants, sera cause de disqualification immédiate et de suppression de la liste permanente par Keneya Jemu Kan - Communication et Promotion de la Santé en tant que prestataire potentiel : 
     corruption (donnant ou recevant des articles de valeur pour influencer l'offre) ;
     fraude (falsification des faits, déclaration d'information ou évaluation ayant pour résultat une proposition non-compétitive des prix) ;
     connivence (un accord entre deux ou plusieurs Fournisseurs/Prestataires afin de réaliser un artificiel ou prix non-compétitif) ;
Coercition (personnes menaçant indirectement ou directement le personnel ou l’organisation pour influencer les résultats de l'offre). 

CONCLUSION

Seuls les soumissionnaires qui présentent une demande complète pour la sélection et qui passent le processus de présélection (l’étape de validation technique) seront considérés  par Keneya Jemu Kan – Communication et Promotion de la Santé pour la fourniture des biens ci-avant indiqués au titre du présent marché.
Tous les soumissionnaires doivent se conformer à toutes les directives de soumission des offres, en utilisant la référence MARKETING SOCIAL / DAO N° 0002-15 pour toutes les correspondances. Le défaut de se conformer aux lignes directrices de soumission des offres peut entraîner Keneya Jemu Kan - Communication et Promotion de la Santé à disqualifier votre soumission. 
Nous nous réjouissons de votre intérêt pour cet Appel d’Offres sous pli fermé et vous souhaitons bonne chance dans ce processus de sélection. 
Cordialement, 

Le Chef d’Equipe Marketing Social 
Mr Jean KARAMBIZI
 
Annexe 1 : Spécifications Techniques des supports de Communications
1. Conception d’une affiche Aquatabs, impression en 22 exemplaires et affichage dans les 6 communes de Bamako
Désignation    Spécifications techniques
Conception Affiche     1 graphisme
Quadrichromie 
 
Impression d’affiche     26 exemplaires
Format 12m2
Impression sur papier vinyle
Affichage    Location, affichage de panneaux publicitaire (incluant taxes municipales)
Situation des panneaux : 
-    Bamako : 18 panneaux en raison de 3 panneaux par commune 
-    Koulikoro : 2 panneaux
-    Kayes : 2 panneaux 
-    Mopti : 2 panneaux
-    Sikasso : 2 panneaux 

NB : il sera demandé aux fournisseurs de nous fournir la liste et les adresses des panneaux qu’ils souhaitent utiliser dans leur offre. La localisation des panneaux sera un point important dans la sélection du fournisseur.

Annexe 2
MODELE DE CAUTION D’AVANCE DE DEMARRAGE
ENTETE DE LA BANQUE
Attendu que [nom du fournisseur ou de son représentant], représentant [nom de la société ou de l’entreprise] et désigné dans ce qui suit comme « fournisseur », s’est engagé en date  du …… [Date de signature de l’acte d’engagement] à livrer les affiches;
Attendu qu’il est stipulé dans ce marché que le fournisseur bénéficie d’une avance de démarrage de [montant de l’avance de démarrage] correspondant à 40%  du montant du marché ; 
Attendu de ce qui est rappelé ci-dessus, que nous avons convenu de garantir le remboursement de l’avance de démarrage consentie au fournisseur ;
 Nous affirmons par la présente nous porter de façon inconditionnelle et irrévocable obligataire principal et pas seulement en tant que garant, à l’égard  de Keneya Jemu Kan – Communication et Promotion de la Santé, d’une somme de [montant de la caution] égale à 100% du montant de l’avance de démarrage consentie. 
En conséquence, nous nous engageons à payer, dès votre première demande, sans droit d’objection de notre part, toutes les sommes dues dans la limite de [montant de  la caution] précédemment stipulé.
La présente caution entre en vigueur à la date de sa signature. 
La présente caution fera l’objet le cas échéant de mains levées partielles successives à l’occasion de chaque remboursement et jusqu’au paiement total des montants garantis. 

                        Signature et cachet de la Banque

Annexe 3

MODELE D’ATTESTATION BANCAIRE DE DISPONIBILITE DE CREDITS
ENTETE DE LA BANQUE
Nous soussignés, …………………………….. (Nom de la banque) ayant notre siège à ………………… ………………………. (adresse de la banque), attestons par la présente que l’Entreprise ……….. ………………………………… (nom de l’entreprise) domiciliée  chez nous sous le numéro de compte …………………………….. (numéro de compte de l’Entreprise), dispose de liquidités et ou de facilités de crédits net de tous autres engagements contractuels et à l’exclusion de tout paiement d’avances qui pourraient être faits dans le cadre du marché relatif aux ……… d’un montant de ………………………. (montant de l’attestation au moins égal au montant de l’offre)  FCFA.

En foi de quoi, nous lui délivrons la présente attestation pour servir et valoir ce que de droit.