POUR LA REALISATION D'UNE FORMATION EN GESTION ADMINISTRATIVE. FINANCIERE ET COMPTABLE

AVIS D’APPEL D’OFFRE POUR LA REALISATION D’UNE FORMATION EN GESTION ADMINISTRATIVE, FINANCIERE ET COMPTABLE

 

Date: 16 Août 2016

 

AAO No: 02 – 16/ JABASENETON

 

1.L’Association communale des productrices d’oignon/échalote « Jabaseneton » de Sébougouest une organisation paysanne créée le 05 Août 2013 comptant actuellement 1005 membres répartis entre les villages de Sécoro, Sébougou et Dougoukouna.Depuis sa création, l’association ambitionne d’améliorer le pouvoir d’achat de ses membres par la promotion de la filière oignon/échalote d’où sont tirées l’essentiel des revenus. De ces faits, elle vise à contribuer à l’amélioration des conditions de vie de ses sociétaires. Plus spécifiquement il s’agit pour l’association de:

- Rechercher des sources de financement disponibles pour ses membres;

- Améliorer la maîtrise de la production de l’oignon et de l’échalote par ses membres grâce à la diffusion des techniques modernes ;

- Améliorer le niveau d’équipement de ses productrices et leur accès aux facteurs de production;

-Augmenter le rendement de production actuel,  afin d’augmenter les quantités produites;

- Améliorer l’organisation de la commercialisation afin de mieux faire face à la fluctuation des prix du marché ;

- Améliorer sa structuration dans le but de renforcer ses capacités à délivrer des services aux membres ;

- Améliorer le niveau de revenu des membres, leurs conditions de vie et celles de leurs familles ;

- Contribuer à la sécurité alimentaire au Mali, à travers une horticulture responsable, qui préserve l’environnement.

Toutefois, l’association est confrontée à des contraintes au niveau technique, commercial et organisationnel. Pour faire face à ces contraintes et atteindre les objectifs visés, l’association de Sébougou a sollicité et obtenu un appui financierde la Fondation des États-Unis pour le Développement en Afrique (US-ADF) et le cabinet AE2Cjoue le rôle d'assistance technique à l’association, à travers un projet de renforcement de capacité dans la production et la commercialisation d’oignon/échalote.

Pour atteindre, les objectifs qu’elle s’est assignée, une des contraintes identifiées de JABASENETON, demeure la faiblesse des procédures administratives, comptables et financières.

Au niveau de la gestion comptable et financière, les principes mêmes de base d’une gestion transparente et efficace des ressources ne sont pas respectés ou connus.

Au niveau administratif, l’organisation a besoin qu’on lui transmette un certain nombre de documents de base type et qu’on l’aide à mettre en place un système de gestion documentaire et d’archivage qui soit efficace et adapté aux conditions en milieu rural.

C’est dans ce cadre que s’inscrivent les présents termes de référence (TDR) qui visent à recruter les services d’un expert ou d’un bureau capable d’aider la coopérative à former les membres de l’organisation et à leur apporter une assistance après formation de temps à l’application effective des outils de gestion.

 

OBJECTIF GENERAL

L’objectif général de la mission est de réaliser le diagnostic du système et des capacités de gestion administrative, comptable et financière de la coopérative en vue de former, et d’assister ses membres à l’application effective de règles et procédures de base.

 

OBJECTIFS SPECIFIQUES

Les objectifs spécifiques sont :

-          Faire un état des lieux des procédures, règles et outils de gestion administrative, comptable et financière qui existent au sein de la coopérative ;

-          Faire un rapport succinct sur l’état des lieux des procédures, règles et outils de gestion administrative, comptable et financière et des propositions d’amélioration ;

-          Former les membres de l’organisation à l’application effective des procédures et règles de gestion administrative, comptable et financière ;

-          Apporter une assistance ponctuelle sur quelque temps, pour s’assurer de l’application effective des procédures et règles de gestion ainsi proposée ;

-          La comptabilité générale (l’importance des pièces comptables, de l’enregistrement comptable, surtout des recettes et des dépenses ; la numérotation et le classement des pièces comptables) ; y compris la notion de résultat ; d’affectation des résultats (l’importance des amortissements) ;

-          Le calcul des coûts (l’importance et la pratique du calcul des coûts basés sur l’exemple de leurs produits ; y compris des travaux pratiques sur le calcul des coûts) ;

-          Faire la gestion financière notamment le suivi des opérations bancaires et de la caisse (y compris la notion de rapprochement bancaire, de contrôle régulier et inopiné de la caisse) ;

Produire un rapport final de fin de mandat, avec les recommandations pour un meilleur suivi et une bonne consolidation du système en place.

 

TACHES DU CONSULTANT

Les tâches du consultant consisteront à :

-          Analyser les règles et procédures internes existantes ou tacitement appliquées au sein de l’association; faire un rapport de ce premier état des lieux ;

-          Former les membres de l’organisation à comprendre l’importance des différentes règles ;

-          Assister le groupe, à l’application effective de ces procédures ; cela doit aller jusqu’à la mise en place effective des outils nécessaires, par juste un appui théorique ;

-          Produire le rapport de mission incluant le rapport de formation, d’assistance ponctuelle apportée et les recommandations.

 

RESULTATS ATTENDUS

Les résultats attendus sont :

-          Un diagnostic de l’existant en matière de procédures, administratives, comptables et financières est fait ;

-          le rapport disponible avec les recommandations du consultant aux capacités des membres de l’organisation est élaboré ;

-          les quinze (15) membres à former de la coopérative, sont formés à l’application du manuel et l’appliquent effectivement ;

-          un système de classement et d’archivage est mis en place, tenu à jour de façon sécurisée (à l’abri des pertes de documents, des termites ou de tout autre risque).

 

PROFIL RECHERCHE

Il est recherché pour ce mandat un consultant :

-          Ayant une formation en comptabilité, gestions financières ou autres domaine connexe avec des compétences en conception de supports de formation et en animation de formation ;

-          Avoir une expérience d’au moins 5 ans dans le domaine visé dans l’élaboration de manuel de procédures, l’assistance comptable ou la formation ;

-          Avoir réalisé au moins 5 mandats similaires au profit d'organisations paysannes ou agricoles ;

Etre disposé à assurer cette prestation en milieu rural notamment la partie formation 

 

LIVRABLES

Il est demandé en version électronique et papier :

-          Un rapport diagnostic sur l’état des lieux et les recommandations ;

-          Unrapport succinct de mission incluant la mission de formation, d’assistance technique à la mise en place effective du manuel ; avec les recommandations éventuelles.

 

CLAUSES PARTICULIERES

-          Le public cible est constitué exclusivement des membres et le personnel technique dont la langue courante est le Bambara;

-          Le client et donneur d’ordre est JABASENETON; c’est elle qui signera le contrat et assurera les paiements conformément aux clauses contractuelles qui seront convenues ; AE2C ne fait qu’assurer l’assistance technique à l’association ;

-          Le lieu de la mission sera lacommune rurale de Sébougou la formation touchera 15 personnes pendant sept (7) jours.

 

CONTENU DE L’OFFRE

Le consultant devra soumettre une offre technique et financière sur support papier directement à la coopérative avec copie électronique aux adresses suivantes qui sont mentionnées ci-dessous.

L’offre technique devra comprendre :

-          Commentaires et analyse critique des TDR ;

-          Compréhension du mandat (contexte, objectifs, attentes ou résultat) ;

-          L’approche méthodologique à utiliser pour assurer la prestation ;

-          Les grandes lignes du contenu du manuel qu’il compte élaborer, et donc les syllabus de son contenu qui montre qu’il a bien compris les spécificités du groupe qui est une organisation paysanne, en milieu rural et dont les membres n’ont pas tous les capacités ;

-          Le calendrier détaillé d’intervention depuis la première tâche, jusqu’à la dernière tâche ; y compris le calendrier de ou des formations prévues ;

-          Résumé de vos expériences les plus pertinentes en lien avec le mandat (dans le cas d’un  bureau d’étude l’offre technique devrait comprendre les fiches d’expériences en lien avec le mandat),

-          La liste du/des consultants affectés à la mission ainsi que leur rôle précis dans la mission ; si l’expert compte mobiliser plus d’un consultant pour la mission ;

-          Le (les) curriculum vitae (CV) du/des consultants affectés à la mission.

 

L’offre financière devra comprendre :

-          Le détail des honoraires (unité, nombre, coût unitaire, coût total par ligne budgétaire et montant total de la proposition)

-          Le détail des autres frais (transport et déplacement, hébergement, restauration, etc.). Pour chacun de ses éléments vous devrez donner le maximum de détails pouvant aider à mieux vous comprendre.

 

DATE ET LIEU DE SOUMISSION DES OFFRES

-       Date limite de soumission : le 05

Septembre 2016

Votre dossier doit être déposé sous le  format ci-après :

-        En format physique, à la mairie de Sébougou ou au bureau du partenaire technique US ADF à Bamako Badalabougou Sema II Rue : 109 Porte:350.

Période démarrage probable pour la mission : A déterminer ultérieurement par l’association

 

PERSONNE A CONTACTE EN CAS DE BESOIN

-          Mme GUEYE Aminata DIALLO,Présidente de l’association: Tel : 65 10 6801 / 76 38 52 15

-          Mory DIARRA, Gestionnaire – comptable de l’association : Tel : 74 49 3450

-          Sambou F DEMBELE, Aissata H. SYLLA, MRO, AE2C/USADF : Tél: 20 23 23 81 (à contacter uniquement en cas de besoin d’information sur les détails d’ordre technique).

DISPOSITIONS FINALES

  1. Les soumissionnaires restent engagés par les offres technique et financière sur une période de 90 jours compter de la date limite de dépôt des offres ;
  2. L’organisation se réserve le droit de ne pas donner suite à tout ou partie du présent appel d’offre ou de repousser la date limite de dépôt ;
  3. Tout dossier déposé dans le cadre du présent appel reste la propriété de la coopérative et ne pourra en aucun cas être rendu au soumissionnaire
  4. Seul le candidat retenu sera systématiquement contacté. Il appartient aux autres candidats de prendre attache avec l’union pour avoir les informations sur les résultats du dépouillement
  5. Le bailleur de fonds qu’est ADF dispose d’une politique spécifique pour ce qui concerne les experts qui sont fonctionnaires ; l’expert devra se tenir prêt à la révision de sa proposition financière en fonction de cette politique ;

 

Toutes les propositions sont soumises à l’avis technique d’AE2C également, au-delà du rôle de sélection du consultant qui revient à l’organisation ; les contrats aussi sont soumis à l’accord du bailleur qui se réserve le droit de regarder les offres techniques et financières en dernier ressort.