TERMES DE REFERENCE

Mission n°19SANIN869 -2.1 (phase 2, 1ere partie)

I.                Informations générales

 

Intitulé de la mission

Appuyer ARCAD-Santé PLUS pour lui permettre de se positionner comme récipiendaire principal des subventions du FM

Composante

Transverse

Thématique(s)

Accès aux financements

Bénéficiaire(s)

ARCAD-Santé PLUS

Pays

Mali

Durée totale des jours prévus

A déterminer

Contact Expertise France

Personne référente :

Matthieu FAVRE

Coordonnées :

matthieu.favre@expertisefrance.fr

II.              Justification de la mission

 

Le Fonds Mondial (FM) accompagne le Mali depuis 2005. Le pays a bénéficié de 3 cycles de subvention de 5 ans : le round 4, round 8 et le Nouveau modèle de financement (phase 1 et 2).

Suite à une enquête du Bureau de l’Inspection Générale du FM qui a révélé une mauvaise gestion financière des subventions et des fraudes sur le Round 4, leur gestion a été déléguée aux partenaires internationaux comme le programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD), Catholique Relief Services (CRS), Plan International Mali et PSI. Actuellement, le seul PR national sur les subventions en cours est le SE-HCNLS sur la composante VIH-prise en charge. Ce transfert majoritairement vers des partenaires internationaux s’est réalisé au détriment de beaucoup d’organisations communautaires de base qui ont vu leurs financements et leurs activités s’arrêter ou ralentir.

Malgré ce contexte difficile, l’ONG ARCAD-Santé PLUS, acteur clé dans le paysage de la lutte contre le VIH/Sida au Mali et en Afrique de l’Ouest, a toujours été bénéficiaire secondaire (SR) sur la composante VIH. Elle a coordonné la riposte communautaire avec la création des sites de prise en charge et le renforcement des associations de personnes vivant avec le VIH (PVVIH) satellites des sites, pour le continuum de soins. Elle assure le suivi régulier de plus de 50% des PVVIH du pays et a le statut d’association d’utilité publique depuis avril 2016. Sur la présente subvention VIH, elle est SR des deux PR (le SE/HCNLS et Plan International Mali).

Les organisations de la société civile ont un rôle clé à jouer dans le pilotage des subventions du FM.

C’est dans ce contexte qu’ARCAD-SIDA souhaite se positionner en tant que PR pour la subvention VIH/TB qui couvrira la période 2021-2023.

Afin de maximiser ses chances d’être sélectionnée, l’ONG devait évaluer ses capacités actuelles et identifier les éléments sur lesquels elle doit se renforcer pour mener à bien ce rôle sans pour autant renoncer à celui d’opérateur de terrain et d’association à gouvernance communautaire. ARCAD-Santé PLUS a donc sollicité l’Initiative 5% pour l’accompagner dans un premier temps dans la réalisation d’un diagnostic afin d’identifier les axes de renforcement. Cette mission a abouti à la formulation d’un plan de renforcement des capacités lors de la phase 1 de la mission d’assistance technique.

Dorénavant, ce plan de renforcement des capacités doit être mis en œuvre pour qu’ARCAD-Santé PLUS soit en capacité d’assurer un rôle de PR sur la subvention TB-VIH pour sa composante communautaire.

 

Les chantiers de renforcement des capacités identifiés sont les suivants :

 

  • Mise à jour du manuel de procédures
  • Préparation à la gestion des SR
  • Archivage
  • Gestion et rapportage des données
  • Gestion des achats
  • Audit interne et externe
  • Ressources humaines
  • Gestion du système de Suivi et Evaluation
  • Formation aux activités de TB, et de TB communautaire
  • Réflexion sur la mise en œuvre d’un observatoire communautaire

 

Dans un premier temps, lors du 1er semestre 2020, les chantiers prioritaires à adresser sont les suivants (les autres chantiers seront adressés au cours du 2nd semestre 2020 et feront l’objet de TdR distincts) :

 

  • Archivage
  • Gestion et rapportage des données
  • Ressources humaines

 

  1. L’objectif général de la mission est le suivant :

 

Renforcer les capacités d’ARCAD-Santé PLUS sur les volets : Mise à jour du manuel de procédures, Archivage, Gestion et rapportage des données, Audit interne et externe, Ressources humaines.

 

  1. Les objectifs spécifiques de la mission se déclinent selon le volet concerné :

 

OS1 – Archivage : Elaborer des procédures et des outils d’archivage permettant de garantir la rétention des pièces pour une durée conforme aux exigences internes et des partenaires d’ARCAD-Santé PLUS, former les équipes à ces outils et procédures, et réaliser l’archivage des documents existants.

 

OS2 - Gestion et rapportage des données : appuyer ARCAD-Santé PLUS dans le travail d’intégration des données dans la base de données nationale, le DHIS 2 ; et dans la sécurisation des données personnelles des patients.

 

OS3 - Ressources humaines : confirmer les fiches de postes sur la base des nouveaux profils (à partir du travail réalisé par l’expert 1 – Manuel de procédures) ; Réaliser un « benchmark » et Mettre à jour la grille salariale sur la base des résultats.

 

  • Résultats à atteindre

 

Les résultats de la mission se déclinent suivant le volet concerné :

 

R1 - Archivage :

Un état des lieux complet de tous les documents produits par ARCAD sera effectué, des procédures et outils d’archivage sont produits, les archives sont traitées puis classées, le personnel d’ARCAD est formé à l’archivage.

 

R2 - Gestion et rapportage des données :

Le système de rapportage des données d’ARCAD-Santé PLUS est revu, le logiciel DHIS2 est installé et l’interface avec les outils d’ARCAD mis en place ; un système de sécurisation des données-patients est mis en place.

 

R3 - Ressources humaines :

La grille salariale est révisée sur la base des résultats du « benchmark », ainsi que les fiches de postes sur la base des nouveaux profils.

III.            Description de la mission

 

  • Activités prévues

 

La méthodologie fera l’objet d’une proposition par les expert.e.s lors du processus de candidatures sur la base des ressources disponibles dans le cadre de cette mission (offre technique), sur chacun des 5 volets :

  • Lot 1 : Archivage
  • Lot 2 : Gestion et rapportage des données
  • Lot 3 : Ressources humaines

 

En cas de restrictions des mouvements, notamment dans le contexte épidémique covid-19, merci de présenter d’éventuelles modalités de travail alternatives.

 

Ces propositions devront être discutées et approuvées par le bénéficiaire et par Expertise France.

 

  • Livrables attendus

 

  • Expert 1 - Archivage:
    • Procédures d’archivages revues
    • Outils d’archivage produits
    • Les documents existants sont archivés
    • L’équipe est formée
    • Un rapport de mission incluant des recommandations au regard des exigences du FM.

 

  • Expert 2 - Gestion et rapportage des données:
    • Présentation du système de données nationale installé, qui intègre les données d’ARCAD
    • Rapport de mission incluant des recommandations au regard des exigences du FM.

 

  • Expert 3 - Ressources humaines:
    • Benchmark
    • Grille salariale révisée
    • Fiches de postes des nouveaux profils
    • Rapport de mission incluant des recommandations au regard des exigences du FM.

IV.            Lieu, Durée et Modalités d’exécution

 

  • Période de mise en œuvre : Avril - Juillet 2020

 

  • Date de démarrage : Avril 2020

 

  • Date de fin : Juillet 2020. En fonction des avancées des différents volets, cette date pourra être prolongée par accord entre les parties.

 

La mission se terminera par un débriefing de la mission avec le bénéficiaire.

 

  • Durée effective estimée : selon les experts :

 

  • Expert 1 - Archivage: 10 jours
  • Expert 2 - Gestion et rapportage des données: 55 jours
  • Expert 3 - Ressources humaines: le nombre de jours sera proposé par l’expert.e dans sa note méthodologique.

 

Le nombre de jours est indicatif. Les experts pourront s’ils le souhaitent proposer une autre durée selon la méthodologie présentée.

 

  • Planning/calendrier :

 

Le calendrier prévisionnel d’exécution de la mission sera proposé par les expert.e.s dans les notes méthodologiques.

 

Les expert.e.s se rendront au Service de Coopération et d'Action Culturelle (SCAC) de l'Ambassade de France en début ou en fin de mission pour une réunion d'échanges avec le SCAC / Conseiller Régional en Santé mondiale.

V.              Expertise et profil demandés

 

  • Nombre d’experts : 03

 

Expertise France encourage les candidatures féminines.

 

  • Profil des experts

 

  • Expert 1 - Archivage

 

  1. Qualifications et compétences :
  • Titulaire d’un diplôme universitaire (2nd cycle) dans un domaine pertinent à la mission : administration, renforcement des organisations, gestion administrative, financière, comptable, et RH, gestion des archives.
  • Excellentes qualités /capacités :
    • de communication
    • de travail en équipe et relationnel
    • de transmission des savoirs
    • de supervision
    • d’analyse et résolution des problèmes
    • de prise de décision et d’initiative
  • Excellente maitrise du français (écrit / oral)

 

  1. Expérience professionnelle générale

 

  • Expérience professionnelle d’au moins 5 ans en gestion financière, comptable, et administrative de projets.
  • Expérience dans le domaine de l’archivage et la sécurisation des documents (enjeux liés à : la numérisation, la conservation, la confidentialité, le classement…)

 

  1. Expérience professionnelle spécifique

 

  • Expérience démontrée dans l’élaboration et le suivi de procédures d’archivage dans le cadre de la gestion de financements du Fonds Mondial, serait un plus.

 

  • Expert 2 - Gestion et rapportage des données

 

  1. Qualifications et compétences
  • Titulaire d’un diplôme universitaire de 2ème cycle en bio-statistiques
  • Excellentes qualités /capacités :
  • de communication (écrite et orale)
  • de travail en équipe et relationnel
  • de transmission des savoirs
  • de synthèse et de rédaction
  • d’analyse et résolution des problèmes
  • de prise de décision et d’initiative
  • Excellente maîtrise du français (écrit / oral)

 

  1. Expérience professionnelle générale
  • Excellente connaissance des logiciels et systèmes de base de données usuels en santé.
  • Expérience professionnelle d’au moins 5 ans dans l’application de l’analyse statistique dans le domaine de la santé.

 

  1. Expérience professionnelle spécifique
  • Expérience professionnelle de gestion du logiciel DHIS2
  • Expérience professionnelle de gestion de la confidentialité des données concernant les patients de structures de santé.

 

  • Expert 3 - Ressources humaines

 

  1. Qualifications et compétences :

 

  • Titulaire d’un diplôme universitaire (2nd cycle) en Ressources Humaines.
  • Excellentes qualités /capacités :
    • de communication
    • de travail en équipe et relationnel
    • de transmission des savoirs
    • de supervision
    • d’analyse et résolution des problèmes
    • de prise de décision et d’initiative
  • Excellente maitrise du français (écrit / oral)

 

  1. Expérience professionnelle générale

 

  • Expérience professionnelle d’au moins 10 ans dans en gestion des ressources humaines en Afrique de l’Ouest et du Centre.

 

  1. Expérience professionnelle spécifique
  • Connaissance des systèmes de gestion des RH par compétences
  • Expérience antérieure dans la conduite de benchmark salariaux
  • Bonne connaissance des mécanismes de financement du Fonds Mondial
  • Des expériences professionnelles dans le pays sont fortement appréciées.

VI. Compte-rendu de missions

 

Un compte rendu (maximum 10 pages et suivant le modèle fourni) devra être remis par mail à la fin de chaque mission dans un délai de 10 jours après le dernier jour travaillé par le.s expert.s.

Ce compte-rendu, rédigé en français, devra pouvoir être diffusable auprès de l’ensemble des partenaires concernés par la mission.

VI.            Informations pratiques

 

Un bureau sera mis à disposition des consultants avec connexion Wifi et accès à l’imprimante et la photocopieuse

Un véhicule sera mis à leur disposition pour les rendez-vous pris avec les partenaires dans le cadre de la mission.

 

La personne référente au sein du bénéficiaire pour la réalisation de la mission est Mme Bintou Dembélé, Directrice.

 

L’expert sera responsable des aspects logistiques de sa mission pendant la prestation, sauf indication contraire d’Expertise France.

Les éventuels frais de mission pourront être remboursés dans la limite définie par Expertise France dans le contrat de prestation de service.

 

Date limite de dépôt des dossiers est le Mercredi 29 Avril 2020

 

Les dossiers seront recevable à l’adresse mail arcadsida@arcadsida.org ou à la Direction d’ ARCAD- Santé Plus,  immeuble Tapa N’Diaye face INFSS à N’Tomikorobougou, non loin de la Direction Nationale de la Santé et de l’OMS.