Terme de Reference :

Recrutement d’un Cabinet externe d’audit pour le projet AFO 17-120 :

Projet d’appui d’une école communautaire de base dans le village Soualo (Touba-Mali).

INDEX

 

I- Contexte de la mission …………………………………………………………………………3

II- Objectif de l’Audit ………………………………………………………………………………3

III- Portée de l’Audit…………………………………………………………………………………3

IV- Rapport d’audit……………………………………………………………………………………5

V- Lettre de contrôle…………………………………………………………………………………6

VI- Profil du Consultant……………………………………………………………………………7

VII- Instructions aux candidats…………………………………………………………………7

 

I- Contexte de la mission

ADAFO, Antenne de Développement de l’Afrique Francophone de l’Ouest est un bureau de développement et de Planification. Il œuvre pour la Province salésienne Notre Dame de la Paix de l’Afrique Occidentale.  Cette province couvre 8 Pays que sont le Benin, le Burkina Faso, la Cote d’Ivoire, la Gambie, la Guinée, le Mali, le Togo et le Sénégal.

Aussi le bureau ADAFO est amené à travailler sur toute l’étendue de la province au travers de projet de développement qu’il met en œuvre avec l’aide de bailleurs locaux ou internationaux dans les différentes communautés qui composent la province.

C’est donc dans cette optique que le bureau ADAFO a implémenté un projet dans la région de Touba au Mali. Ce projet d’appui à une école communautaire de base se déroule dans le village de Soualo, dans la région de Touba, dans le cercle de Tominian. Il permettra donc de mettre la construction d’un bloc de 3 classes, d’un bloc de 2 toilettes ainsi que d’un puit.

Après 16 mois qu’a duré l’exécution du projet, il nous parait essentiel de procéder à un audit externe comptables et financiers du projet de développement financé par l’organisme allemand Don Bosco Mission.

 

II- Objectif de l’Audit

L’objectif de l’audit est de permettre aux auditeurs d’exprimer une opinion professionnelle indépendante sur la position financière du projet à la fin de l’exécution de celui-ci c’est-à-dire au mois d’Octobre 2019; et de vérifier que les fonds accordés au projet ont bien été utilisés pour atteindre les objectifs initialement fixés.

 

III- Portée de l’Audit

Les Auditeurs ont comme responsabilité de formuler une opinion sur le projet à partir de leur Audit mené conformément aux normes ISA (normes internationales d’audits) établies par l’IFAC (Fédération internationale des Comptables) ou aux normes ISSAI (Normes internationales des Institutions supérieures de contrôle des finances publiques) établies par l’INTOSAI (Organisation Internationale des Institutions supérieures de Contrôle des Finances Publiques). Les normes d’audits nationales conformes aux normes ISA ou ISSAI dans tous les aspects matériels seront également acceptées.

L’audit sera mené conformément aux normes spécifiées ci-dessus et il inclura tous les tests et les procédures de vérifications que les Auditeurs considèreront nécessaires compte tenu des circonstances.

L’audit aura comme base le Contrat du projet (inclues les annexes) signé entre Don Bosco Mission et l’organisme chargé de l’exécution du Projet ainsi que les états financiers préparés par la gestion de projet, qui incluront : L’état des recettes et des dépenses et les états du compte bancaire du projet. Il est recommandé que les Auditeurs se familiarisent avec la Proposition de Projet.

Les Auditeurs doivent aussi avoir accès à tous les documents juridiques, toute correspondance et à tout type d’autres informations relatives au projet et qu’ils estiment nécessaires.

Lorsqu’ils procèderont à l’audit, on leur demandera de prêter une attention toute particulière aux éléments suivants :

  1. Les dépenses et revenus réels doivent être comparés avec les dépenses et revenus prévisionnels conformément au Plan financier /Budget du projet validé, par année et sur une base accumulée.
  2. Les sommes doivent être exprimées dans la monnaie / les monnaies dans laquelle / lesquelles les dépenses ont été faites.
  3. L’audit du comptable agréé ne doit pas se restreindre à une simple comptabilité financière mais doit inclure la confirmation que :
  4. Tous les fonds ont été utilisés de façon appropriée et conformément aux stipulations du Contrat du Projet.
  5. Les états financiers ont été préparés par la gestion de projet conformément avec la comptabilité applicable et donnent un aperçu véridique et juste de la position financière du Projet et de ses recettes et dépenses pendant la période sur laquelle porte le rapport.
  6. Les constructions et/ou acquisitions d’un seul équipement dont la valeur dépasse 5.000 € ont fait l’objet d’une procédure d’appels d’offre, avec au moins 3 offres écrites et ces offres et le processus de prise de décision ont été documentés par le partenaire chargé de l’exécution du projet (cf. formulaire ci-joint). Si une procédure d’appel d’offres n’était pas envisageable, les raisons devraient être expliquées de façon détaillée.
  7. Dans le cas de projets d’infrastructures, les mesures réelles (la construction) sont conformes aux mesures prévisionnelles, validées par une visite sur le terrain.
  8. Dans le cas des mesures de construction effectuées directement par l’organisme chargé de l’exécution du projet (et non pas par un entrepreneur), le partenaire du projet doit garder une preuve qu’un tel entrepreneur n’aurait pas fait la même construction à un moindre coût, soit en présentant une offre d’un autre constructeur ou en présentant le témoignage d’un architecte. Le comptable agréé doit certifier ce sujet dans sa déclaration.
  9. Tous les employés payés par le budget concédé au projet ont un contrat de travail et les salaires étaient conformes aux salaires moyens locaux et non pas en dessous des salaires minimums officiels nationaux/fédéraux.
  10. Si des programmes de microcrédit ont été inclus dans le Projet, le Comptable agréé doit établir une autre déclaration sur la concession de crédits, les remboursements et les dépenses des bénéficiaires de ce crédit.
  11. Les dépenses qui excèdent des lignes budgétaires de plus de 10 % devront être expliquées séparément, si l’approbation de Don Bosco Bonn n’a pas été préalablement obtenue.

 

IV- Rapport d’audit

  1. Les certificats peuvent être présentés en allemand, anglais, français, espagnol, portugais ou en italien. S’ils sont présentés dans une autre langue, une traduction devra être jointe.
  2. Le comptable agréé devra structurer son certificat de Commissaire aux comptes conformément à la quantité de preuves documentaires de la déclaration de l’utilisation des fonds. Il doit enregistrer les commissions et les documents qui constituent le Cahier des charges mis à sa disposition et à partir duquel il a mené son audit.
  3. Le certificat final du Commissaire aux comptes doit inclure au moins les déclarations suivantes :

« Nous soussignés, certifions avoir procédé à un audit du bilan des comptes de (nom de l’organisme chargé de l’exécution du Projet dans le pays en voie de développement) pour ce qui est du financement du Projet (titre, Numéro de projet à Don Bosco Bonn) sur la base du Cahier des charges suivant mis à notre disposition (liste des commissions et des documents).  À cette fin, nous avons inspecté les registres et les récépissés, et nous signalons que :

  1. Les preuves des recettes et des dépenses ont été correctement fournies sous la forme de récépissés.
  2. Les dépenses, pour lesquelles des preuves ont été fournies, sont conformes à l’objectif fixé comme indiqué dans la Proposition de Projet approuvée et dans le Plan financier. Toutes les divergences par rapport au Plan financier sont décrites et expliquées séparément.
  3. La somme et l’origine du revenu documenté qui est comptabilisé comme étant des contributions versées par l’organisme chargé de l’exécution du projet, le groupe cible et/ou les autres organismes du pays où a lieu le Projet, ont été spécifiés.
  4. Les modalités énoncées dans le Contrat du Projet qui ont été établis par le donateur ont été suivis/n’ont pas été suivis dans les points suivants : (Voir liste de la section III (Portée de l’audit), paragraphe 3.) ».

V- Lettre de contrôle

En plus du rapport de l’audit, les Auditeurs prépareront une « lettre de gestion » ou lettre de contrôle dans laquelle ils :

  1. Feront des commentaires et des remarques sur les registres comptables, les procédures, les systèmes et les contrôles qui ont fait l’objet d’un examen pendant l’audit ;
  2. Identifieront les manquements spécifiques et les points faibles des systèmes et des contrôles et ils feront des recommandations en vue de leur amélioration.
  3. Signaleront le taux de conformité de chacune des clauses du contrat du projet et feront des commentaires, le cas échéant, sur les problèmes internes et externes entravant cette conformité ;
  4. Signaleront l’état de mise en œuvre des recommandations faites dans d’autres rapports d’audits menés préalablement ;
  5. Communiqueront des problèmes qu’ils ont remarqués au cours de l’audit qui pourraient avoir un impact considérable sur la mise en œuvre et la durabilité du projet ; et attirer l’attention de l’organisme chargé de l’exécution du projet sur d’autres problèmes considérés importants par les Auditeurs.

 

N.B : Le rapport de l’audit inclura les états financiers, la lettre de gestion inclura les réponses de l’organisme chargé de l’exécution du projet qui devraient être reçues par ce dernier dans les six (6) semaines suivant la fin de la période couverte par le rapport de l’audit.

 

VI- Profil du Consultant

Le cabinet d’audit doit : 

- Être un Cabinet d’Audit et d’Expertise Comptable indépendant, ayant pour profession habituelle la révision des comptes, régulièrement inscrit au Tableau d’un Ordre des Experts Comptables reconnu dans le pays. Un certificat de reconnaissance de l’ambassade d’Allemagne ou d’une autre institution reconnue doit nous être présenté.

          - devra avoir une solide expérience en comptabilité et en audits des projets de développement, et tout particulièrement dans les opérations financées par des donateurs.

-  Avoir réalisé au moins trois (03) missions en audit financier.

VII- Instructions aux candidats  

Les postulants devront soumettre les offres techniques et financières en deux (02) exemplaires (un original et une copie) rédigées en français au plus tard le :   15 Mars 2020

Lieu de dépôt : Bamako

ADAFO s/c du Centre Père Michel – Niarela

BP 298 Bamako (Mali)

Tel : 00 223 20 21 35 37

Les soumissions peuvent aussi se faire par mail aux adresses suivantes :