Titre : Secrétaire/Adjoint(e) administratif(e)

Supérieur Hiérarchique : Le conseiller technique principal

Responsabilités :

  • secrétariat du projet ;
  • gestion du courrier ;
  • gestion des fournitures ;
  • gestion du fichier fournisseurs ;
  • suivi des documents relatifs aux appels d’offres

Fonctions : Tâches

Secrétariat :

  • accueil des visiteurs ;
  • téléphone ;
  • reproduction de documents, photocopies, reliures ;
  • correspondance ;
  • redaction de correspondances ;
  • mise en forme de documents ;
  • travaux de saisie diverses sous Excel ;
  • gestion de bases de données de correspondants ;
  • classement divers ;
  • suivi/contrôle des accusés réception ;
  • tenue de l’agenda du CTP ;
  • organisation des rendez-vous ;
  • organisation des missions ;
  • soutien du gestionnaire-comptable dans la réalisation de ses tâches ;
  • maintien des aires de travail en ordre ;
  • toute autre tâche que le CTP lui confiera, dans le cadre de ses fonctions.

Gestion du courrier : Tâches

  • encoder, scanner et classer le courrier entrant le assurer sa distribution (poste, courrier express, fax, courrier électronique) ;
  • vérifier et contrôler l’application des procédures relatives aux courriers sortants (visa, signature.) ;
  • expédier les courriers (fax, lettre, courrier express, courriers recommandés, courriers électroniques) ;
  • assurer la gestion de l’encodage dans la base du courrier expédié

Gestion des stocks : Tâches

  • gestion des stocks ;
  • prise régulière des inventaires ;
  • préparation des réquisitions ;
  • vérification et contrôle des bons de livraison

Gestion des appels d’offres : Tâches

  • assurer l’encodage des soumissions dès réception,
  • préparer le document nécessaire à l’ouverture des offres

Réunion : Entrevue journalière avec le CTP

Résultats attendus :

  • un accueil chaleureux, une réception efficace et efficiente
  • un système de classement des différents documents et dossiers performant.

Qualifications : Académiques

  • baccalauréat+ (DUTS)
  • formation en secrétariat de direction

Linguistiques :

  • excellente maîtrise du bambara et du français à l’oral et à l’écrit
  • excellente maîtrise du bambara et l’oral et à l’écrit 

Informatiques :

  • bonne connaissance de l’outil informatique en général ;
  • excellente maîtrise des applications Word, Excel et PowerPoint
  • une bonne connaissance de bases de données (Acess) et des programmes statistiques, ainsi que des SIG sera considérée comme un atout majeur.

Expérience de travail :

  • minimum de 5 années d’expérience dans le domaine.

Durée du contrat : entrée en fonction de plus rapidement possible

  • fin du contrat le 31 septembre 2007 (avec possibilité de prolongation)

les candidats intéressés sont priés de faire parvenir leur offre de service, accompagnée d’une lettre de motivation et de leurs attentes salariales, avant le vendredi 19 janvier 2007, 17 heures au :

Cabinet GERSEL, Badala, Séma, BP : E 4112, Tél. : 222 10 64 ou 223 44 46, Portable : 644 80 60 ou 644 63 92, Courriel : cabinetgersel@yahoo.fr Fax : 222 10 65.

SOURCE : L’Essor n°15867 du mardi 9 janvier 2007

Répondre à cet article

| Avant | Après