AGRO ACTION ALLEMANDE
Responsabilité :
Toutes les activités afférentes au secrétariat du projet sont exécutées de manière autonome.
Le service de Fax/ Scanner est assuré.
Les missions et voyages sont organisés, les formalités sont effectuées.
L'approvisionnement en fournitures de bureau est assuré selon les règles.
La secrétaire informe les responsables sur toutes anomalies et évènements importants
Appuie à la comptabilité
Appuie aux dossiers de personnel
Appuie pour la gestion du bâtiment/ bureau
Description des tâches
Secrétariat
Rédaction de la correspondance et de documents en français,
Mise en forme de documents sur Word, Excel
Actualisation des en-têtes des formulaires de correspondance du projet
Présentation au supérieur de tout courrier officiel entrant et enregistré : lettres, mails, et télécopie
Photocopie et distribution du courrier et des documents selon les directives du Chef d'Equipe
Prise de rendez-vous selon directives de Chef d'équipe
Classements de tous les documents et courrier
Accueil visiteurs et réunion
Organisation de l'accueil des visiteurs du Bureau
Organisation du bon déroulement des réunions
Gérance et classement de tous e-mails entrant et sortant
Tenir l'antivirus à jour
Fax Scanner Téléphone e-mail
Envoi, réception et classement des fax et documents scanné
Réception des appels téléphoniques et notation des appels et messages en absence du supérieur
Missions / Voyages
Réservation de chambre pour le personnel d'Welthungerhilfe et HKI et les visiteurs officiels
Rédaction des ordres de mission, bons de commande respectifs.
Transmission de la copie des bons de commande à la comptabilité
Mise à jour du planning de voyage de l'équipe
Appui à l'Administration
Tenue de caisse et écriture dans cashbook caisse et banque
Préparation des justificatifs avec toutes les informations nécessaires
Comptabilité
Envoie des tous documents nécessaires pour la comptabilité à Bamako les 15 du mois et à la fin du mois
Décompte des frais de mission
Etablir les chèques et suivie des chèques
Contrôle des carnets de bord et le calcules des frais en moyenne
Suivre l'état du bâtiment et intervention en cas de non-fonctionnement
Gérance des classeurs du personnel et des fiches du personnel (heures supplémentaires, planning du congé, absences)
La personne doit être dynamique, avoir le sens d'organisation et un esprit d'équipe, elle participe à la planification hebdomadaire des activités.
Nous exigeons une bonne capacité d'expression verbale et écrite et une maîtrise de la langue française. La personne doit être capable de rédiger des lettres formelles.
La personne doit avoir une expérience professionnelle confirmée d'au moins deux (2) ans dans une organisation similaire
Durée du contrat : Le contrat à une durée de deux (2) ans, renouvelable
Composition des dossiers de candidature
Une demande manuscrite timbrée à deux cents francs CFA adressée au Monsieur le Directeur Régionale de
Une lettre de motivation d'un maximum de deux pages
Un CV détaillé et signé par le titulaire ;
Les copies certifiées de diplômes ;
Les copies des attestations de travail ;
Un extrait d'acte de naissance ;
Les adresses de deux personnes de références ;
Les adresses téléphoniques de deux personnes de contact.
Date limite et lieu de dépôt des dossiers: Les dossiers de candidature doivent parvenir au plus tard le 12 mars 2008 à 16 heures 00 aux lieux ci-après :
Siège de Welthungerhilfe - Agro Action Allemande - à Bamako, quartier Hamdallaye ACI 2000, Tél. : 229 57 07 ou 229 35 42 ;
Siège de Helen Keller International Mali BP. E 1557 Quinzambougou Bamako,
Au Bureau de
Au bureau ADG de Nioro du Sahel, téléphone 254 09 45, 605 25 75
